规范科室档案管理制度

PAGE规范科室档案管理制度一、总则（一）目的为加强科室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为科室各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科室内部各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：科室档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映科室工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理科室工作中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责科室档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程，确保档案管理工作有序进行。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记和记录。5.积极开展档案信息化建设，利用现代信息技术对档案进行管理，提高档案管理效率和服务水平。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁。7.加强与其他科室及部门的沟通协调，做好档案的移交、接收工作。8.定期向上级主管部门汇报档案管理工作情况，接受监督和指导。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，定期将整理好的档案移交至科室档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的查阅、借阅登记工作，确保档案的安全和完整。3.对本部门形成的档案进行日常保管，防止档案丢失、损坏。4.积极配合档案管理人员开展档案管理工作，提供有关档案管理的信息和资料。（三）科室负责人职责1.领导和监督科室档案管理工作，将档案管理工作纳入科室工作计划，确保档案管理工作所需的人员、经费和设备等得到保障。2.对重要档案的形成、积累和归档工作进行指导和监督，保证档案的质量。3.审批档案查阅、借阅申请及档案鉴定、销毁意见，确保档案管理工作符合规定要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.科室工作计划、总结、报告、统计报表等。3.科室召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.科室开展业务工作形成的各类文件、资料、合同、协议、病历、检查报告、科研成果等。5.科室工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。6.科室获得的荣誉证书、奖励文件等。7.其他与科室工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其纸质版本及相应的电子数据，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、设备管理类、科研管理类等类别。每个类别下可根据实际情况进一步细分二级、三级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管场所1.科室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒或档案柜进行保管，按照分类顺序排列上架。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照电子档案管理系统的要求进行分类存储。同时，应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理、编目和保管。照片应冲印成纸质照片并配以文字说明，录音、录像应转录成电子文件并存储在相应的介质上。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映科室主要职能活动和基本历史面貌的，对科室工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年。保管期限为30年的档案，主要是反映科室一般工作活动，在一定时期内对科室工作有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案，主要是反映科室短期工作活动，在较短时间内对科室工作有参考价值的档案。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清查登记表，记录清查情况。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息，经科室负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.查阅档案时，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、页数等信息。复印或摘录的档案材料应加盖档案查阅专用章。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息，经科室负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的权利和义务。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人员应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可延期。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真检查档案的归还情况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用需求等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由科室负责人担任组长，档案管理人员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对科室档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案进行综合分析，判断其是否具有继续保存的必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对已失去保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清单》经科室负责人审核批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。3.销毁完毕后，档案管理人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁记录归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的科室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率和服务水平，为科室各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.档案管理人员应按照档案信息化管理系统的要求，及时将纸质档案进行数字化扫描，确保数字化档案的质量和准确性。2.对数字化档案应进行分类存储，建立相应的索引目录，便于快速检索和查询。