施工人员档案管理制度

PAGE施工人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司施工人员档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保施工人员档案的完整性、准确性和安全性，为公司施工管理、人力资源管理等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有参与施工项目的人员档案管理，包括正式员工、临时工、劳务分包人员等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映施工人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集施工人员各类相关资料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护施工人员档案信息安全，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据施工人员的工作变动、业绩变化等及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证明：身份证复印件、户口本复印件等。2.学历证明：学历证书复印件、学位证书复印件等。3.职业资格证书：与施工相关的职业资格证书复印件，如建造师证书、造价师证书、安全员证书等。4.入职信息：入职申请表、劳动合同、入职体检报告等。（二）工作经历1.以往工作单位证明：离职证明、工作经历证明等。2.施工项目经验：参与过的施工项目名称、项目起止时间、担任职务、项目业绩等详细信息。（三）培训记录1.公司内部培训：培训课程名称、培训时间、培训考核成绩等。2.外部培训：培训证书、培训机构名称、培训内容等。（四）考核评价1.月度考核：月度工作任务完成情况、工作质量评价、工作态度评价等考核记录。2.年度考核：年度综合考核结果、评优评先情况等。（五）奖惩情况1.奖励记录：公司颁发的各类奖励证书、奖励文件等，如优秀员工奖、项目突出贡献奖等。2.处罚记录：违规违纪处罚决定、处罚原因等。（六）健康状况1.定期体检报告：每年定期进行的身体健康检查报告。2.职业病检查报告：从事特定施工岗位人员的职业病检查报告。（七）其他资料1.个人荣誉证书：获得的其他社会荣誉证书复印件。2.个人技术成果：发表的专业技术论文、取得的技术专利等相关资料。三、档案收集（一）新员工档案收集1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工档案资料清单》，明确所需提交的档案资料内容。2.新员工应在规定时间内将个人基本信息、学历证明、职业资格证书等资料提交至人力资源部门。3.人力资源部门对新员工提交的资料进行初步审核，确保资料齐全、真实有效。审核通过后，将资料整理归档。（二）在职员工档案补充1.人力资源部门定期梳理员工档案，对于缺失或需要更新的资料，及时通知员工补充。2.员工在工作过程中取得新的学历证书、职业资格证书、培训证书、奖励证书等，应在获得证书后一个月内提交至人力资源部门，更新个人档案。3.员工工作经历发生变动时，应及时向人力资源部门提供离职证明、新工作单位证明等相关资料，确保档案中的工作经历信息准确。（三）离职员工档案整理1.员工离职时，人力资源部门负责对其档案进行整理。2.核对档案中的各项资料是否齐全，如有缺失，要求员工补齐或说明原因。3.将离职员工档案单独整理存放，标注“离职员工档案”字样，以备后续查阅。四、档案整理（一）分类原则施工人员档案按照个人基本信息、工作经历及业绩、培训记录、考核评价、奖惩情况、健康状况、其他资料等类别进行分类整理。（二）编号规则为便于档案管理和查询，为每份档案编制唯一的编号。编号采用“年份+部门代码+员工序号”的格式，例如：202301001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“001”表示员工序号。（三）装订要求1.各类档案资料应按照类别顺序排列，采用A4纸张规格。2.对于纸张较大或较多的资料，如施工项目业绩报告、培训证书等，应进行折叠或裁剪，使其与A4纸张大小相符，并整齐装订。3.装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。装订线应在左侧，采用三孔一线装订法。（四）目录编制1.为每份档案编制详细的目录，注明档案资料的类别、名称、页码等信息。2.目录应置于档案首页，便于查阅。五、档案保管（一）保管部门公司人力资源部门负责施工人员档案的集中保管。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。（三）保管期限1.施工人员档案的保管期限为自员工离职或退休后[X]年。2.对于重要岗位人员或有特殊贡献的人员，档案保管期限可适当延长。（四）档案清查1.人力资源部门每年定期对施工人员档案进行清查，核对档案数量、编号、内容等是否准确无误。2.清查过程中发现的问题，应及时进行整改，确保档案管理工作的规范有序。六、档案利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅施工人员档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.涉及公司机密或个人隐私的档案资料，未经授权不得查阅。确因工作需要查阅的，须经公司主管领导批准。（二）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅施工人员档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，收取借阅押金（根据档案重要程度和借阅期限确定）。借阅人应在规定期限内归还档案，逾期未还的，扣除借阅押金。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向人力资源部门报告，并承担相应责任。（三）复印权限1.公司内部人员因工作需要复印施工人员档案资料的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、复印用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对复印申请进行审核，审核通过后，安排专人负责复印，并做好复印记录。复印记录应包括复印时间、复印人、复印内容等信息。3.复印的档案资料应加盖人力资源部门公章，注明“复印件与原件一致”字样，方可有效。七、档案保密（一）保密措施1.人力资源部门应与接触施工人员档案的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅、复印等管理制度，不得擅自泄露档案信息。3.档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案柜应配备锁具，确保档案安全。（二）违规处理1.对于违反档案保密制度，擅自泄露档案信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。2.因泄露档案信息给公司或施工人员造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。八、档案信息化管理（一）信息化系统建设1.根据公司实际情况，建立施工人员档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、查询、统计等功能。2.信息化管理系统应具备完善的权限管理功能，不同人员根据其工作需要设置相应的查阅、修改权限。（二）数据录入与维护1.人力资源部门安排专人负责施工人员档案数据的录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，及时更新施工人员的基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等内容。（三）数据安全管理1.做好档案信息化管理系统的数据备份工作，定期将数据备份至外部存储设备，并异地存放。