建立档案管理制度文案

PAGE建立档案管理制度文案一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的合法权益。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定公司/组织各类档案，确保档案的完整和安全。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织档案的查阅、借阅和利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。其职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理和归档。2.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅和利用工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案保管场所的安全和保密工作，确保档案的完整和安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务档案等。3.业务经营类：包括市场营销、客户管理、项目合同、采购与销售、生产管理、质量管理等方面的文件材料。4.技术研发类：包括研发项目立项、研究报告、技术方案、专利申请、技术标准等文件。5.基本建设类：包括基本建设项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。6.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号+流水号的方式，具体如下：1.行政管理类：XG+流水号2.财务审计类：CW+流水号3.业务经营类：JY+流水号4.技术研发类：JS+流水号5.基本建设类：JS+流水号6.党群工作类：DQ+流水号流水号按照档案形成的时间顺序依次编排，位数根据档案数量确定。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门形成的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、合同协议、统计报表等文件材料。3.本部门开展业务活动过程中产生的各类业务文件，如市场调研资料、客户信息、项目文档、技术资料等。4.本部门人员参加各类培训、会议、考察等活动形成的文件材料。5.本部门获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等。6.其他与本部门工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门档案管理人员应定期对本部门文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交档案管理部门。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法如下：1.分类：按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序，编好页码。3.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面，注明案卷编号、题名、保管期限、密级等信息。4.装订：对纸质文件材料进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行登记，确保档案的安全。4.根据档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定和销毁，销毁档案应严格按照规定程序进行，确保档案信息不泄露。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员持《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表内容提供相应档案。2.查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对和检查，确保档案完整无损。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的借阅，需经公司/组织主管领导批准。（四）借阅程序1.借阅人员持《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表内容提供相应档案，并填写《档案借阅登记薄》，记录借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅人等信息。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案的统计与鉴定（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等情况进行统计分析。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。档案管理人员应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导汇报档案管理工作情况。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织主管领导批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行详细记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，保存期限不少于5年。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进公司/组织档案信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化管理和智能化利用，提高档案管理效率和服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司/组织现有档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。数字化档案应保证图像清晰、内容完整、格式规范，便于存储、检索和利用。2.档案管理系统建设：建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、统计、鉴定等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备用户权限管理、数据安全保密、信息查询统计、数据分析利用等功能。3.档案信息资源共享：通过档案管理信息系统，实现公司/组织内部档案信息资源的共享，为各部门提供便捷的档案查阅和利用服务。同时，根据公司/组织发展需要，逐步推进档案信息与外部信息资源的共享与交换。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化处理、档案管理系统操作、档案信息安全保密等工作流程，确保档案信息化管理工作的规范、有序进行。3.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化