档案馆报送制度范本

PAGE档案馆报送制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范档案报送工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、整理、报送过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案报送应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.及时准确原则各部门及员工应按照规定的时间和要求，及时、准确地将档案报送至档案管理机构，避免延误和错误。4.安全保密原则档案管理机构应采取有效措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案报送职责分工（一）档案管理机构职责1.负责制定和完善公司/组织档案报送制度及相关流程，并组织实施。2.指导各部门开展档案整理和报送工作，对报送的档案进行审核、接收、整理、保管和利用。3.定期对档案报送工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案报送工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和报送工作。2.明确本部门档案管理人员，负责具体实施档案整理和报送工作，确保档案的质量和按时报送。3.对本部门形成的各类文件材料进行及时收集、分类、整理，按照档案管理机构的要求进行装订、编目等工作，保证档案的完整性和规范性。4.配合档案管理机构做好档案的审核、交接等工作，对档案管理机构提出的问题及时进行整改。（三）员工职责1.员工应将工作中形成的各类文件材料及时交至本部门档案管理人员，不得私自留存。2.积极配合本部门档案管理人员做好档案整理工作，提供必要的信息和资料，确保档案内容的真实准确。3.遵守档案管理规定，不得擅自查阅、复制、传播公司/组织档案信息。三、档案报送范围（一）文书档案1.公司/组织发布的各类文件、通知、决定、决议、报告、请示、批复等。2.各部门向上级主管部门及其他相关部门报送的文件材料。3.公司/组织召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司/组织的工作计划、总结、统计报表等。（二）科技档案1.公司/组织科研项目立项、研究、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定书等。2.产品研发过程中形成的设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告等。3.设备采购、安装、调试、运行、维护等过程中形成的文件材料，包括设备说明书、操作规程、维修记录等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告，财务审计报告等。3.税务申报资料、发票存根等。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动等人事变动手续材料。2.员工的履历表、学历学位证书、职称证书、培训记录等。3.员工的考核、奖惩、晋升等材料。（五）业务档案1.市场营销部门的市场调研、客户资料、销售合同等。2.生产部门的生产计划、生产记录、产品产量统计等。3.质量控制部门的质量检验报告、质量事故处理记录等。4.其他业务部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料。四、档案报送要求（一）文件材料收集要求1.各部门及员工应及时收集工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对纸质文件材料，应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂抹、损坏。3.对电子文件材料，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。（二）档案整理要求1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集的文件材料进行分类整理，确保分类准确、合理。2.对纸质档案，应进行装订、编页、编目等工作，编制档案目录，便于查找和利用。3.对电子档案，应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（三）档案报送时间要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案报送至档案管理机构。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时报送。3.档案管理机构应在收到档案后的[规定时间]内完成审核、接收等工作。（四）档案报送形式要求1.纸质档案应按照档案管理机构的要求进行装订、编目，一式[具体份数]报送，同时提交档案目录清单。2.电子档案应通过移动存储设备或网络传输等方式报送至档案管理机构，确保电子档案的完整性和准确性。3.对于重要档案，可同时报送纸质档案和电子档案，以保证档案的安全和长期保存。五、档案报送流程（一）部门整理各部门档案管理人员按照档案整理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理、编目等工作，形成初步的档案卷宗。（二）部门审核各部门负责人对本部门整理好的档案进行审核，确保档案内容真实完整、分类准确、整理规范。审核通过后，在档案目录清单上签字确认。（三）报送申请各部门档案管理人员填写《档案报送申请表》，详细注明档案名称、数量、形成时间、报送原因等信息，经部门负责人签字后，提交至档案管理机构。（四）档案管理机构审核档案管理机构收到《档案报送申请表》后，对报送的档案进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，及时与报送部门沟通，要求其进行整改。（五）档案交接经审核通过的档案，由报送部门与档案管理机构办理交接手续。双方在《档案交接清单》上签字确认，明确档案的名称、数量、交接时间等信息。（六）档案入库档案管理机构将接收的档案按照规定的保管期限和分类方案进行整理、上架，妥善保管。六、档案保管与利用（一）档案保管1.档案管理机构应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防潮柜、防火设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。2.对档案库房应定期进行检查和维护，保持库房的清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行定期鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（二）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理机构。2.档案管理机构对《档案查阅申请表》进行审核，批准后安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印、摘录的档案材料应注明出处，并加盖档案管理机构印章。4.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅、利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，防止档案信息泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理机构应定期对各部门档案报送工作进行监督检查，检查内容包括档案整理质量、报送时间、档案保管情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时向相关部门发出整改通知，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将档案报送工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门及员工的档案报送工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案报送的及时性、准确性、完整性，档案整理的规范性，档案利用的服务质量等。