保安部档案管理制度

PAGE保安部档案管理制度一、总则（一）目的为加强保安部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保安部所有档案的管理，包括但不限于人员档案、工作记录、培训资料、应急预案、设备档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：保安部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：根据档案的性质和用途，进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全和保密，防止档案泄露、丢失和损坏。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，提高档案利用效率，为保安部工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理员职责1.负责保安部档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范有序。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案查询和使用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.做好档案的安全保密工作，防止档案泄露、丢失和损坏。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。（二）各岗位人员职责1.各岗位人员负责本岗位工作相关档案的收集、整理和移交工作。2.严格按照档案管理制度和工作流程，及时将档案移交档案管理员。3.对档案的真实性、完整性负责，确保档案内容准确无误。三、档案收集与整理（一）收集范围1.人员档案：包括员工入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、培训记录、考核记录、奖惩记录等。2.工作记录：包括巡逻记录、值班记录、门禁记录、监控记录、突发事件处理记录等。3.培训资料：包括培训计划、培训教材、培训课件、培训考核试卷等。4.应急预案：包括各类突发事件应急预案、应急演练记录等。5.设备档案：包括设备采购合同、设备说明书、设备维护记录、设备维修记录等。6.其他档案：与保安部工作相关的其他文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.收集的档案资料应符合档案管理的要求，字迹清晰、纸张完好、格式规范。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和用途，将档案分为人员档案、工作记录、培训资料、应急预案、设备档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、档案日期、档案来源等信息，方便档案的查找和使用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.在档案整理完成后，应及时进行归档，确保档案的及时保存。2.归档的档案应按照分类和编号顺序排列，便于查找和使用。3.档案管理员应定期对归档的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案应存储在专门的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。3.档案存放地点应设置明显的标识，便于档案的查找和使用。（三）保管期限1.人员档案：长期保存。2.工作记录：根据工作需要确定保管期限，一般不少于一年。3.培训资料：根据培训内容和重要性确定保管期限，一般不少于一年。4.应急预案：长期保存。5.设备档案：设备报废后，档案保存期限不少于一年。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.保安部内部人员因工作需要查阅档案。2.公司其他部门因工作需要查阅保安部相关档案。3.外部单位因工作需要查阅保安部相关档案，应按照规定办理查阅手续。（二）借阅手续1.保安部内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人批准后，到档案管理员处借阅。2.公司其他部门人员借阅保安部相关档案，应填写《档案借阅申请表》，经保安部负责人批准后，到档案管理员处借阅。3.外部单位人员借阅保安部相关档案，应填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信和查阅人身份证明，经公司领导批准后，到档案管理员处查阅。查阅人不得擅自复制、拍照、记录档案内容。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。2.重要档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应经档案管理部门负责人批准。（四）归还要求1.借阅人应在规定的期限内归还档案，如不能按时归还，应办理延期手续。2.借阅人归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。3.档案管理员应认真核对归还的档案，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管价值。2.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保管价值。3.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定档案的保管价值。2.综合分析法：综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保管价值进行评估。（三）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经保安部负责人批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全和彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并将申请表归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立保安部档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。2.提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查询和使用。3.加强档案的安全保密管理，防止档案信息泄露。（二）信息化管理措施1.档案管理员应及时将纸质档案录入档案信息管理系统，确保档案信息的完整性和准确性。2.对档案信息管理系统进行定期维护和更新，确保系统的正常运行。3.设置不同的用户权限，对档案信息进行分级管理，确保档案信息的安全保密。4.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督检查职责1.保安部负责人负责对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合制度要求。2.档案管理员应定期对档案管理工作进行自查，及时发现问题并进行整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化管理情况。4.档案安全保密情况。（三）