借用档案部公章制度

PAGE借用档案部公章制度一、总则（一）目的为加强公司档案部公章的管理，规范公章借用行为，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工借用档案部公章的相关事宜。（三）基本原则1.依法依规原则：公章借用必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.审批规范原则：建立严格的借用审批流程，确保公章借用用途合法、合理、必要。3.安全保密原则：借用人员应妥善保管公章，确保公章安全，防止公章被盗用、冒用或滥用，对涉及的公司机密信息严格保密。4.限时归还原则：借用公章应在规定时间内归还，不得拖延。二、公章概述（一）公章定义档案部公章是公司在档案管理等相关业务活动中具有法律效力的印章，代表公司档案部的意志和权力。（二）公章样式[详细描述公章的样式，包括形状、尺寸、材质、图案、文字等具体特征]（三）公章用途1.用于档案管理工作中涉及的文件签署、证明开具等相关业务，如档案借阅证明、档案移交证明等。2.经公司批准的其他与档案管理相关的合法用途。三、借用流程（一）申请1.借用部门或个人需填写《档案部公章借用申请表》（以下简称“申请表”），详细说明借用公章的用途、使用期限、使用范围等信息。2.申请表应经借用部门负责人签字确认，并加盖部门公章（如适用）。（二）审批1.将申请表提交至档案部负责人。档案部负责人对借用申请进行初步审核，重点审查借用用途的合法性、合理性以及是否符合公司相关规定。对于常规的档案管理业务借用申请，档案部负责人应在[X]个工作日内完成审核。对于涉及重要事项或特殊情况的借用申请，档案部负责人应及时与相关部门沟通协调，并在[X]个工作日内给出审核意见。2.若申请通过档案部负责人审核，申请表将提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体情况和业务需求，对借用申请进行最终审批。公司分管领导应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批。如遇特殊情况无法及时审批，应向借用部门或个人说明原因。（三）领取1.借用申请经公司分管领导批准后通知借用部门或个人。借用人员凭批准后的申请表到档案部领取公章。2.档案部工作人员与借用人员共同核对公章的完好情况，并在《档案部公章借用登记薄》（以下简称“登记薄”）上进行详细登记，包括借用时间、归还时间、借用人员姓名、借用用途等信息。双方在登记薄上签字确认。（四）使用1.借用人员必须严格按照申请表中注明的用途、使用期限和使用范围使用公章。不得擅自更改公章用途，不得将公章转借他人。2.使用公章时，应确保盖章文件内容真实、合法、有效。借用人员应对盖章后的文件负责，如因盖章文件引发的法律纠纷或其他问题，借用人员应承担相应责任。3.在盖章过程中，借用人员应注意公章的正确使用方法，避免损坏公章。如发现公章有损坏情况，应及时向档案部报告。（五）归还1.借用人员应在规定的归还时间内将公章归还至档案部。归还时，档案部工作人员应与借用人员再次共同核对公章的完好情况，并在登记薄上记录归还时间。2.如借用人员未能按时归还公章，应提前向档案部说明原因并申请延期。未经批准逾期未归还的，档案部将视情节轻重给予相应处理。四、使用规范（一）盖章文件要求1.借用公章所盖文件必须是经过正常审批流程且符合公司业务规定的正式文件。2.文件内容应清晰、准确、完整，不得有涂改、模糊等情况。对于重要文件，应在盖章前进行再次审核。（二）盖章位置要求1.公章应盖在文件规定的盖章位置，确保印章清晰、端正，与文件内容协调一致。2.原则上，公章不得盖在空白纸张或未填写完整的文件上。如特殊情况需要先盖章的，必须经档案部负责人批准，并对盖章后的文件进行严格监管。（三）盖章数量要求1.根据文件实际需要确定盖章数量，不得多盖或重复盖章。2.如需在多页文件上盖章，应确保每页文件都加盖清晰、完整的公章，或采取骑缝盖章等有效方式，防止文件被替换或篡改。五、保管与监督（一）保管责任1.档案部负责公章的日常保管工作，应指定专人负责保管公章，并确保保管环境安全、可靠。2.公章保管人员应严格遵守公章保管制度，不得擅自将公章带出档案部办公区域。如因工作需要带出的，必须经档案部负责人批准，并办理相关手续。（二）监督检查1.档案部应定期对公章的保管和使用情况进行检查，确保公章保管安全，使用规范。检查内容包括登记薄记录、公章完好情况、盖章文件合规性等。2.公司内部审计部门或其他相关监督部门有权对档案部公章的管理情况进行不定期抽查，如发现问题，应及时责令整改。六、风险防范与责任追究（一）风险防范1.加强对借用人员的培训和教育，提高其法律意识和责任意识，使其充分了解公章使用的风险和相关规定。2.建立公章使用风险预警机制，对可能存在风险的借用申请或使用行为进行提前识别和评估，并采取相应的防范措施。3.完善公章保管设施，配备必要的安全设备，如保险柜、监控系统等，确保公章存放安全。（二）责任追究1.若借用人员违反本制度规定，擅自使用公章或因保管不善导致公章被盗用、冒用、丢失等情况，给公司造成损失的，借用人员应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。2.对于因审核把关不严导致公章被违规借用的相关审批人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；如造成严重后果的，将依法依规追究其法律责任。3.档案部公章保管人员如因工作失误或违反保管制度，导致公章出现问题的，将按照公司相关规定进行严肃处理；如构成犯罪的，将移交司法机关依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本制度由公司档案部负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需要进一步明确的事项，由档案部根据公司实际情况和相关法律法规进行解释和处理。（二）修订与补充1.本制度将根据国家法律法规、公司业务发展以及实际执行情况适时进行修订和补充。修订和补充后的制度将及时通知公司各部门和全体员工。一般情况下，每年对制度进行一次全面审查，根据审查结果进行必要的修订。如遇国家法律法规调整、公司重大业务变革或其他特殊情况，将及时启动制度修订工作。