档案及资料管理制度

PAGE档案及资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案及资料的管理，确保档案及资料的完整性、准确性和安全性，提高档案及资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案及资料管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案及资料进行集中统一管理，确保档案及资料的系统性和完整性。2.分类管理原则根据档案及资料的来源、内容、形式等因素，进行科学分类，便于查找、利用和管理。3.安全保密原则采取有效措施，确保档案及资料的安全，防止档案及资料的泄露、损毁和丢失。对涉及公司/组织机密的档案及资料，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则在确保档案及资料安全保密的前提下，充分考虑利用的方便性，提高档案及资料的利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案及资料管理机构与职责（一）档案管理部门1.部门设置公司/组织设立档案管理部，负责全面统筹和管理公司/组织的档案及资料工作。2.职责贯彻执行国家有关档案及资料管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案及资料管理制度。负责公司/组织各类档案及资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。建立健全档案及资料管理信息系统，实现档案及资料的信息化管理，提高管理效率和利用水平。定期对档案及资料进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持。组织开展档案及资料管理业务培训，提高员工的档案及资料管理意识和业务能力。负责与外部档案管理机构的沟通与协调，确保公司/组织档案及资料管理工作符合相关要求。（二）各部门档案及资料管理职责1.部门负责人职责为本部门档案及资料管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案及资料的收集、整理、归档等工作，并确保其完整性和准确性。督促本部门员工及时将办理完毕的文件、资料移交档案管理部门，并对移交情况进行检查。配合档案管理部门做好本部门档案及资料的查阅、借阅等工作，确保档案及资料的安全使用。2.兼职档案员职责在档案管理部门的指导下，负责本部门日常档案及资料的收集、整理、分类、装订等基础工作。定期将整理好的档案及资料移交档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门做好本部门档案及资料的查阅、借阅登记等工作。三、档案及资料的分类与编号（一）分类标准1.行政类包括公司/组织的行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、合同协议（行政类）等。2.业务类根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等类别，每个类别下再细分具体的档案及资料类型。3.财务类涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.技术类包括产品设计图纸、工艺文件、技术标准、研发项目资料、专利证书等。5.客户类涉及客户档案、销售合同、售后服务记录、客户反馈等。（二）编号规则1.编号结构采用“年份+类别代码+流水号”的结构。例如，2023XZ001，表示2023年行政类的第1份档案。2.类别代码行政类（XZ）、业务类（YW）、财务类（CW）、技术类（JS）、客户类（KH）等，每个类别代码由两位大写字母表示。3.流水号流水号为三位数字，按照档案及资料形成的先后顺序依次编号。四、档案及资料的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司/组织员工个人在工作中产生的重要业务资料、研究成果等。4.公司/组织收到的上级文件、通知、函件等。5.其他与公司/组织业务相关的有保存价值的档案及资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案及资料的收集工作，确保各类档案及资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案及资料应真实、准确、完整，不得擅自修改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照分类标准对收集到的档案及资料进行分类。2.对每份档案及资料进行编号，并编制目录清单。3.去除档案及资料中的金属物、订书钉等，对破损文件进行修补。4.根据档案及资料的内容和形式，进行装订或装盒，确保整齐、美观。五、档案及资料的归档与保管（一）归档程序1.兼职档案员将整理好的档案及资料定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案及资料进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.将归档的档案及资料按照编号顺序上架存放，并在档案管理信息系统中录入相关信息。（二）保管期限1.永久保管涉及公司/组织核心机密、重大历史事件、重要资产权益等档案及资料，实行永久保管。2.定期保管根据档案及资料的重要程度和使用价值，确定不同的定期保管期限，一般分为30年、10年等。（三）保管要求1.档案库房档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案及资料的安全保管。库房内设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照分类编号顺序存放档案及资料。库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。采取加密、访问控制等技术措施，确保电子档案的安全保密。定期对电子档案存储系统进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。3.档案保管人员职责负责档案库房的日常管理，定期对档案及资料进行检查、清点，确保档案及资料的安全完整。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。严格遵守档案及资料的借阅、查阅制度，做好相关记录。发现档案及资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案及资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案及资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，提供相应的档案及资料，并安排专人进行查阅指导。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案及资料带出查阅地点。查阅过程中应爱护档案及资料，不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案及资料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案及资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案及资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅内容等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案及资料，不得转借他人或用于非工作目的。如发生档案及资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅人员归还档案及资料时，档案管理部门应进行认真检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司/组织机密的档案及资料，查阅和借阅应严格按照公司/组织的保密规定执行，经公司/组织高层领导审批后方可进行。2.外部单位因工作需要查阅或借阅公司/组织档案及资料时，应提前与公司/组织联系，提交查阅或借阅申请，经公司/组织相关部门审核同意，并签订保密协议后，方可按照规定查阅或借阅。七、档案及资料的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案及资料进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括相关业务部门人员和档案管理人员。2.鉴定小组根据档案及资料的保存价值、历史意义、现实利用情况等因素，对档案及资料进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案及资料，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案及资料，应填写《档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。2.档案管理部门负责组织实施档案及资料的销毁工作，销毁过程应指定专人监销，确保销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保管。八、档案及资料管理的监督与检查（一）监督机制1.公司/组织建立档案及资料管理监督机制，定期对各部门档案及资料管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对各部门档案及资料管理工作进行日常监督，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.制度执行情况检查各部门是否严格执行公司/组织的档案及资料管理制度，包括档案及资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案及资料质量检查档案及资料的完整性、准确性、规范性，是否存在缺页、漏项、涂改、伪造等问题。3.档案管理设施检查档案库房的环境条件、存储设备等是否符合要求，电子档案存储系统是否安全可靠。4.人员职责履行情况检查档案管理部门及各部门兼职档案员的职责履行情况，是否存在工作不到位、失职等问题。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，责令责任部门限期整改。