研发资料档案管理制度

PAGE研发资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司研发资料档案的管理，确保研发资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥研发资料在公司科技创新、产品研发、技术交流等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与研发活动相关的资料档案管理，包括但不限于研发项目立项报告、技术方案、实验数据、测试报告、知识产权文件等。（三）基本原则1.集中管理原则：研发资料档案实行集中统一管理，由公司指定的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.分类管理原则：根据研发资料的性质、来源、时间等因素进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保研发资料的安全和保密。4.有效利用原则：充分挖掘研发资料的价值，促进其在公司内部的共享和有效利用，为公司的发展提供支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善研发资料档案管理制度，并组织实施。2.负责研发资料的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.建立研发资料档案数据库，实现档案的信息化管理，提高查询和利用效率。4.定期对研发资料档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.按照规定的保管期限和销毁程序，对过期或无用的研发资料档案进行鉴定和销毁。6.负责向公司内部各部门提供研发资料档案的查询、借阅等服务，并做好记录。7.配合公司内部审计、外部检查等工作，提供相关研发资料档案。（二）研发部门职责1.负责本部门研发资料的形成、积累和整理，并及时移交档案管理部门。2.指导和督促本部门员工按照档案管理要求，规范填写和保存研发资料。3.协助档案管理部门做好研发资料档案的清查、核对等工作。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅研发资料档案的申请，并在规定范围内使用。（三）其他部门职责1.在开展与研发相关的工作时，应妥善保管涉及的研发资料，并按照规定及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好研发资料档案的管理工作，不得擅自销毁、涂改、转让研发资料档案。三、研发资料的收集与整理（一）收集范围1.研发项目立项阶段：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目预算等。2.研发过程中：技术方案、实验设计、实验记录、测试数据、样品分析报告、会议纪要、往来信函等。3.研发成果阶段：专利申请文件、软件著作权登记文件、技术总结报告、产品标准文件、用户手册、操作指南等。4.其他与研发活动相关的资料，如技术引进合同、合作研发协议、专家咨询意见等。（二）收集要求1.及时性：各部门和员工应及时将产生的研发资料移交档案管理部门，确保资料的完整性和时效性。2.完整性：收集的研发资料应齐全、完整，包括纸质文档、电子文档、图表、数据等各种形式。3.准确性：资料内容应真实、准确，数据可靠，不得随意涂改或伪造。（三）整理方法1.分类：按照研发资料的性质、来源、时间等因素进行分类，如分为项目类、技术类、知识产权类等。2.编号：对每一份研发资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制研发资料档案目录，包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质研发资料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存。四、研发资料的保管（一）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案库房进行保管，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，设置专门的档案架、档案柜等存储设备。2.电子档案：采用电子存储设备进行保管，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、索引和检索，确保电子档案的安全和有效利用。（二）保管期限1.研发项目立项报告、可行性研究报告等重要文件，保管期限为长期，一般不少于[X]年。2.技术方案、实验记录、测试数据等与研发过程相关的资料，保管期限为[X]年。3.专利申请文件、软件著作权登记文件等知识产权文件，保管期限为自授权或登记之日起[X]年。4.产品标准文件、用户手册、操作指南等与产品相关的资料，保管期限为产品停止生产或使用后[X]年。（三）保管要求1.定期对研发资料档案进行清查、核对，发现问题及时处理。2.对纸质档案进行定期检查，如发现霉变、虫蛀、破损等情况，应及时采取措施进行修复或复制。3.对电子档案进行定期维护，检查存储设备的运行状况，确保数据的完整性和可读性。4.严格遵守档案库房的管理制度，限制无关人员进入库房，确保档案的安全。五、研发资料的利用（一）查询1.公司内部员工因工作需要查询研发资料档案的，应填写《研发资料档案查询申请表》，注明查询目的、资料名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查询申请后，应在[X]个工作日内给予答复，并提供相应的研发资料档案。如因特殊原因无法及时提供的，应向申请人说明情况。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点查阅研发资料档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅研发资料档案的，应填写《研发资料档案借阅申请表》，注明借阅目的、资料名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、重要程度等因素，确定是否批准借阅以及借阅期限。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的研发资料档案，不得擅自复印、传播、转让或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）共享1.对于公司内部需要共享的研发资料档案，由档案管理部门根据相关规定进行授权和管理。共享范围和方式应明确，确保资料的合理使用。2.共享研发资料档案时，应遵循安全保密原则，采取必要的技术措施，防止资料的泄露。3.共享资料的使用部门和人员应按照规定的用途使用资料，并做好记录。如发现共享资料有异常使用情况，应及时报告档案管理部门。六、研发资料的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司核心技术、商业秘密等重要研发资料，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施，确保资料的安全保密。2.与外部单位或个人合作开展研发活动时，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，防止研发资料的泄露。3.对接触研发资料档案的人员进行保密培训，提高其保密意识和技能，使其熟悉保密规定和操作流程。4.在研发资料档案的查阅、借阅、共享等过程中，严格履行审批手续，对涉及保密的资料进行特殊标记和管理。（二）安全管理1.建立健全研发资料档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备、管理系统等的安全防护，防止火灾、水灾、盗窃、病毒感染等事故的发生。2.定期对档案管理部门的工作人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。3.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处理，减少损失。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对研发资料档案管理工作进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、资料收集整理情况、保管利用情况、保密安全情况等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现问题并加以整改。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立研发资料档案管理工作考核评价机制，对各部门和相关人员的档案管理工作进行考核评价。考核评价指标包括资料完整性、准确性、及时性、保密