湖北乡镇档案管理制度

PAGE湖北乡镇档案管理制度一、总则（一）目的为加强湖北乡镇档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合湖北乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖北各乡镇人民政府及其所属部门、事业单位、村（社区）等机构形成的各类档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。乡镇档案工作实行乡镇党委、政府统一领导，各部门、各单位分级负责的管理体制。2.集中管理原则。乡镇档案由乡镇综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.规范标准原则。严格按照国家和地方有关档案管理的法律法规、标准规范进行档案管理工作。4.服务利用原则。充分开发利用档案资源，为乡镇各项工作提供有效服务。二、档案管理机构与人员（一）管理机构乡镇应设立综合档案室，作为乡镇档案管理的专门机构，负责集中统一管理本乡镇各类档案。综合档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）人员配备乡镇应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过档案管理专业培训，并定期参加继续教育。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇党委、政府及各部门在履行职能活动中形成的具有保存价值的文件、材料、图表、声像等各种载体的档案。2.乡镇所属事业单位、村（社区）在工作中形成的重要档案。3.乡镇在重大活动、重点项目建设等工作中形成的档案。4.乡镇与上级机关、其他乡镇及社会组织之间往来的文件、材料等档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门、本单位形成的档案移交至乡镇综合档案室。2.档案收集应确保齐全、完整，对重要文件、材料应进行备份。3.对收集的档案应进行初步审核，确保档案内容真实、准确，载体完整、有效。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和地方有关档案整理的标准规范。（四）整理方法1.文书档案整理按照《归档文件整理规则》进行，采用年度机构（问题）保管期限分类法，以件为单位进行装订、分类、编号、编目等整理工作。2.科技档案整理按照相关行业标准进行，建立项目档案，对项目文件进行分类、编号、编目等整理工作。3.会计档案整理按照《会计档案管理办法》进行，定期将会计凭证、账簿、报表等档案进行整理、装订、归档。4.声像档案整理应按照载体形式进行分类，对照片、录音、录像等档案进行编号、编目，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。5.实物档案整理应将实物进行登记，注明名称、来源、时间等信息，并妥善保管。四、档案的保管（一）保管设施1.乡镇综合档案室应具备专用的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等要求。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐。3.安装监控设备、消防设备等安全设施，确保档案库房安全。（二）保管要求1.对整理好的档案应及时进行上架保管，按照分类方案进行存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.乡镇机关工作人员因工作需要查阅档案。2.乡镇所属部门、事业单位、村（社区）因工作需要查阅相关档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅涉及本人或本组织的档案。（二）利用方式1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。4.对涉及机密、敏感的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用。（三）利用反馈1.利用档案后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并反馈利用效果。2.档案管理人员应对利用情况进行记录和统计，分析档案利用需求，为档案管理工作提供参考。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立湖北乡镇档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.按照档案整理要求，对数字化档案进行分类、编号、著录等工作，建立档案数据库。（三）系统应用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、审批等功能，方便档案利用。2.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统安全稳定运行。（四）数据安全1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份，确保数据安全。2.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由乡镇分管领导担任组长各部门负责人为成员，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和乡镇实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。3.《档案销毁清册》经乡镇分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等安全可靠的方式进行，确保档案信息彻底消除。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。八、监督与检查（一）监督检查主体乡镇党委、政府负责对本乡镇档案管理工作进行监督检查，同时接受上级档案行政管理部门的监督指导。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工作情况。（三）检查方式1.定期检查与不定期抽查相结合。2.实地检查与查阅档案资料相结合。（四）问