加强档案外包管理制度

PAGE加强档案外包管理制度一、总则（一）目的为规范公司档案外包业务管理，确保档案信息的安全、完整和有效利用，防范档案外包过程中的风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案外包业务的部门和项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储保管等外包服务。（三）基本原则1.合法性原则：档案外包活动必须遵守国家法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.质量可控原则：对外包服务的质量进行有效监控，确保档案整理、数字化等工作符合标准要求。4.保密原则：严格遵守保密规定，保护公司档案信息的保密性。二、档案外包业务流程（一）需求评估1.各部门根据工作需要，提出档案外包需求，明确外包服务的内容、范围、期限等要求。2.由档案管理部门牵头，会同相关部门对需求进行评估，分析外包的必要性和可行性。3.评估内容包括档案数量、复杂程度、保密要求、成本效益等因素，形成评估报告。（二）供应商选择1.根据评估报告，制定供应商选择标准，包括供应商资质、信誉、服务能力、技术水平、保密措施等方面。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，从符合条件的供应商中选择合适的合作伙伴。3.对供应商进行实地考察，了解其实际运营情况和管理水平，必要时要求供应商提供相关案例和证明材料。4.与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、保密条款、违约责任等事项。（三）项目实施1.供应商按照合作协议和公司要求，制定详细的项目实施方案，报公司审核通过后组织实施。档案整理：按照档案分类标准和编号规则，对档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作。数字化加工：采用合适的技术手段，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等数字化处理，确保数字化档案的质量。存储保管：根据档案存储要求，提供安全可靠的存储环境，对档案进行妥善保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.公司档案管理部门负责对项目实施过程进行监督检查，定期召开项目进度会议，及时协调解决项目中出现的问题。3.供应商应建立项目管理台账，记录项目进展情况、人员配备、设备使用等信息，定期向公司汇报。（四）验收交付1.项目完成后，供应商应提交验收申请，并提供项目成果报告、质量检测报告、数据备份等相关资料。2.公司档案管理部门组织相关人员对项目进行验收，验收内容包括档案整理质量、数字化成果质量、存储保管情况等。3.验收合格后，双方办理项目交付手续，供应商将档案整理成果、数字化档案数据等移交给公司，并提供相应的技术支持和售后服务。三、档案外包服务质量控制（一）质量标准制定1.依据国家档案行业标准和公司实际需求，制定档案外包服务质量标准，明确档案整理、数字化加工、存储保管等环节的具体要求。档案整理质量标准：档案分类准确、编号规范、装订牢固、编目清晰等。数字化加工质量标准：扫描分辨率符合要求、图像处理清晰、数据挂接准确、存储格式规范等。存储保管质量标准：存储环境符合条件、档案存放有序、检索方便、安全防护措施到位等。2.质量标准应具有可操作性和可衡量性，便于对服务质量进行监督和评估。（二）过程监控1.公司档案管理部门安排专人负责对档案外包项目实施过程进行全程监控，定期检查供应商的工作进度、质量情况等。2.监控方式包括现场检查、抽样检测、数据对比等，及时发现问题并要求供应商整改。（三）验收管理1.严格按照验收标准进行验收，验收人员应具备专业知识和技能，确保验收工作的公正性和准确性。2.验收过程可邀请第三方专业机构参与，提高验收结果的可信度。3.对验收不合格的项目要明确整改要求和期限，供应商整改完成后重新进行验收，直至合格为止。四、档案信息安全管理（一）保密协议签订1.在与供应商签订合作协议的同时，签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.保密协议应涵盖档案信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，确保档案信息不被泄露。（二）人员管理1.要求供应商对参与档案外包项目的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和保密意识。2.对供应商人员进行保密培训，明确保密要求和违规后果，签订保密承诺书。3.公司档案管理部门对供应商人员在公司内部的活动进行监督，限制其接触档案信息的范围。（三）技术措施1.要求供应商采取必要的技术措施，保障档案信息的安全，如数据加密、访问控制、防火墙等。2.对数字化加工过程中的数据传输、存储等环节进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。3.定期对供应商的技术措施进行检查和评估，确保其有效性。（四）应急处置1.制定档案信息安全应急预案，明确在发生信息安全事件时的应急处置流程和责任分工。2.要求供应商建立应急响应机制，配合公司及时处理信息安全事件，减少损失。3.定期对应急预案进行演练，提高应对信息安全事件的能力。五、档案外包项目成本管理（一）预算编制1.在档案外包项目启动前，由公司财务部门会同档案管理部门等相关部门，根据项目需求和市场价格，编制项目预算。2.预算内容包括档案整理费用、数字化加工费用、存储保管费用、设备采购费用、人员费用、管理费用等各项支出。3.预算编制应充分考虑项目的复杂性、工作量、质量要求等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）成本控制1.项目实施过程中，严格按照预算控制成本支出，对费用报销进行审核把关。2.定期对项目成本进行核算和分析，及时发现成本偏差并采取措施进行调整。3.加强与供应商的沟通协调，在保证服务质量的前提下，争取合理的价格优惠，降低项目成本。（三）结算管理1.项目完成并验收合格后，按照合作协议约定进行结算。2.结算时要求供应商提供详细的费用清单和发票，经公司审核无误后支付款项。3.对项目成本进行审计，确保结算金额的真实性和合理性。

六、监督与考核（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案外包业务进行日常监督，定期检查项目进展情况、服务质量、信息安全等方面的工作。2.建立监督检查记录档案，对发现的问题及时记录并跟踪整改情况。（二）供应商考核1.制定供应商考核办法，从服务质量、工作进度、信息安全、成本控制、客户满意度等方面对供应商进行年度考核。2.考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，对考核优秀的供应商给予表彰和奖励，对考核不合格的供应商进行警告、限期整改或终止合作等处理。（三）责任追究1.对于在档案外包业务中违反法律法规、公司制度或合作协议的行为，依法依规追究相关责任人的责任。2.因供应商原