房地产档案库房管理制度

PAGE房地产档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强房地产档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司房地产档案库房的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：房地产档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，为档案利用提供便利，提高档案的利用效率。二、档案收集与整理（一）收集范围1.房地产开发项目前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、土地出让合同等。2.工程建设过程中的各类文件，包括规划设计文件、施工图纸、招投标文件、工程合同等。3.房屋销售与产权管理文件，如购房合同、产权证书、抵押登记文件等。4.物业管理相关文件，如物业服务合同、维修记录、业主投诉处理文件等。5.其他与房地产经营管理有关的文件，如财务报表、审计报告、法律文书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集到档案库房。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质档案相对应。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理，确保档案分类科学、便于查找。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，建立档案检索体系。3.对档案进行装订、装盒，确保档案整齐、美观，便于保管和查阅。三、档案保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案存放环境安全。2.库房内应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案架、柜应坚固耐用，符合档案存放要求，便于档案的分类存放和查找。（二）档案存放1.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，确保档案存放有序。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.档案存放应遵循便于查找、便于利用的原则，避免频繁移动档案。（三）库房管理1.档案库房应实行专人管理，管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.库房管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案数量准确、质量完好。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫、消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.严格控制库房温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。四、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，方可到档案库房查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经公司分管领导审批，并在档案管理人员的陪同下查阅。3.外部单位查阅档案应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司档案管理部门负责人审批后，方可查阅。查阅重要档案或涉及公司重大利益的档案，应经公司主要领导审批。（二）查阅程序1.查阅人凭审批后的《档案查阅申请表》到档案库房办理查阅手续，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅人应在规定的时间内查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并在复印件或摘抄件上加盖档案管理部门印章。3.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案数量和质量，确保档案完整无损。（三）利用管理1.鼓励公司内部人员充分利用档案资源，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。2.档案管理人员应积极配合利用部门，及时提供所需档案，并做好利用记录。3.对于利用档案过程中发现的问题或不足之处，档案管理人员应及时反馈给相关部门，并提出改进建议。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行综合分析，判断其保存价值。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理人员的监督下进行。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。3.销毁完毕后，应填写《档案销毁登记表》，注明销毁日期、销毁档案名称、数量等，并由销毁人员和监督人员签字确认。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.通过信息化手段，实现房地产档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索、查询和利用。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、软件系统等，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露和非法访问。4.定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。（三）信息化利用1.利用档案信息化系统，为公司内部人员提供便捷的档案查阅和利用服务。2.通过档案信息化系统，实现档案信息的共享和交流，提高公司的协同工作效率。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善房地产档案库房管理制度，确保制度的有效执行。2.组织档案管理人员开展档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作的顺利开展。4.负责与公司内部各部门及外部单位的沟通协调，为档案管理工作提供支持。（二）档案管理人员职责1.负责房地产档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等具体工作。2.严格遵守档案库房管理制度，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案信息化管理工作，