检察院档案管理交接制度

PAGE检察院档案管理交接制度一、总则（一）目的为了加强检察院档案管理交接工作的规范化、制度化，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《人民检察院档案管理规定》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门之间档案管理交接工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理交接工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性、完整性，不得篡改、伪造档案信息。3.及时准确原则：档案交接工作应及时、准确进行，避免延误和差错。4.安全保密原则：加强档案安全保密管理，防止档案信息泄露。二、档案交接的组织与职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理交接制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案管理交接工作，对交接工作进行检查和评估。3.负责接收、整理、保管全院档案，建立档案数据库，提供档案利用服务。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）移交部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、装订等工作，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）接收部门职责1.负责接收移交部门移交的档案，并对档案的数量、质量、完整性等进行核对。2.对接收的档案进行登记、编号、上架等处理，及时将档案纳入档案管理系统。3.按照档案利用规定，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。三、档案交接的流程（一）档案整理1.移交部门在档案形成后，应及时进行整理。整理工作应按照档案分类方案和编号规则进行，确保档案的系统性和规范性。2.档案整理应包括文件材料的收集、分类、排列、编号、编目、装订等环节。整理后的档案应符合档案管理的要求，便于保管和利用。（二）档案移交1.移交部门应在规定的时间内，将整理好的档案移交档案管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.《档案移交清单》一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份。双方应在清单上签字确认，注明移交日期。（三）档案接收1.档案管理部门在收到移交部门移交的档案后，应及时进行核对。核对内容包括档案的数量、质量、完整性、整理情况等。2.如发现档案存在问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求移交部门进行整改。整改合格后，再办理接收手续。（四）档案登记1.档案管理部门接收档案后，应及时进行登记。登记内容包括档案的名称、数量、年度、保管期限、移交部门、移交日期等信息。2.档案登记应建立专门的登记簿，采用手工登记或电子登记方式进行。登记簿应妥善保管，以备查阅。（五）档案上架1.档案管理部门应按照档案分类方案和编号规则，将接收的档案上架存放。上架后的档案应排列整齐，便于查找和利用。2.档案上架应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架号、层号、格号等信息。索引应与档案登记簿相对应，便于查询。四、档案交接的时间要求（一）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交档案管理部门。2.在特殊情况下，如机构调整、人员变动等，移交部门应在规定的时间内，将相关档案移交档案管理部门。（二）即时移交1.当档案形成部门的工作任务完成后，应即时将档案移交档案管理部门。2.对于重要紧急的档案，应在档案形成后[具体时间]内移交档案管理部门。五、档案交接的质量要求（一）档案资料齐全完整1.移交的档案应包括该部门在工作中形成的各种文件材料，如文件、报表、会议记录、合同协议、案件材料等。2.档案资料应齐全完整，不得遗漏重要文件和信息。（二）档案整理规范1.档案整理应符合档案管理的相关标准和规范，分类准确、编号清晰、编目详细、装订整齐。2.档案的纸张应符合质量要求，字迹清晰，图表完整。（三）档案内容真实准确1.档案内容应真实反映该部门的工作情况和历史事实，不得篡改、伪造档案信息。2.对于重要文件和数据，应进行核实和校对，确保其准确性。六、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各部门档案管理交接工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.各部门应建立档案管理交接工作台账，记录档案交接的时间、内容、人员等信息，便于内部监督和管理。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，按照要求及时报送档案管理交接工作情况。2.主动接受审计、纪检监察等部门的监督，对发现的问题及时整改，确保档案管理交接工作合法合规。七、档案交接中的责任追究（一）责任界定1.在档案交接过程中，因移交部门原因导致档案资料不全、整理不规范、内容虚假等问题的，由移交部门承担责任。2.因档案管理部门原因导致档案接收不及时、登记错误、保管不善等问题的，由档案管理部门承担责任。（二）责任追究方式1.对于违反档案管理交接制度的部门和个人，视情节轻重，给予批评教育、责令整改、通报批评等处理。2.对于因档案交接问题造成严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。八、档案交接中的保密管理（一）保密制度1.建立健全档案交接保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.在档案交接过程中，交接双方应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。对接触档案的人员进行保密教育，提高保密意识。3.对档案交接场所进行保密管理，防止无关人员进入。对档案交接过程中的文件、资料等进行妥善保管，防止丢失和泄露。九、档案交接中的信息化管理（一）档案管理系统1.建立完善的档案管理系统，实现档案的电子化管理。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能。2.各部门应将档案信息及时录入档案管理系统，确保档案信息的准确性和完整性。（二）电子档案交接1.在档案交接过程中，对于电子档案，应采用移动存储设备或网络传输等方式进行交接。2.交接双方应在电子档案交接清单上签字确认，注明电子档案的名称、数量、格式、存储位置等信息。（三）数据安全1.加强档案管理系统的数