幼儿园档案管理制度规定

PAGE幼儿园档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在教育教学、行政管理、后勤保障等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案资料的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集幼儿园在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，并做好记录。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案资料的收集、整理、分类和临时保管工作。2.按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、会议记录、决议、规章制度、人事档案、财务档案、固定资产档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、教研活动记录、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理类：包含校园建设规划、维修记录、物资采购档案、食堂管理档案、安全保卫档案等。4.学生活动类：如学生运动会、文艺演出、社会实践活动等相关档案。5.声像档案类：包括幼儿园重大活动、会议、教学实践等形成的照片、录音、录像等资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度以公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别用大写字母表示，如“XZ”代表行政管理类，“JY”代表教育教学类等。4.流水号为三位数，从“001”开始依次编号。5.例如，2023年行政管理类第5份档案编号为“2023XZ005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作中产生的各类档案资料。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集保存。（二）整理要求1.综合档案室和各部门档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应按其形成时间顺序排列，同一事由的文件应集中在一起。3.去除档案中的金属物，破损的档案应进行修补或复制。4.按照档案装订要求，将档案材料左侧对齐，采用三孔一线的方法装订牢固，保持整齐美观。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.教育教学类档案应在学期末归档。3.后勤管理类档案应在相关工作结束后及时归档。4.学生活动类档案应在活动结束后一周内归档。5.声像档案应在活动结束后及时整理归档，最迟不超过一个月。（二）移交程序1.各部门档案管理员在档案整理完毕后，填写《档案移交清单》，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息。2.将整理好的档案连同《档案移交清单》一并移交综合档案室。3.综合档案室档案管理人员对移交的档案进行核对验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。4.核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。六、档案的保管与保护（一）保管环境1.综合档案室应具备良好的档案保管条件，保持室内清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。（二）档案存放1.按照档案分类和编号顺序，将档案装入档案盒或档案柜中存放，档案盒应标明档案类别、年度、起止日期等信息。2.档案柜应排列整齐，便于查找和管理，不同类别的档案应分开存放。（三）定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案有损坏、霉变、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告并处理。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便利用、服务教育教学和管理工作的原则。2.严格遵守档案查阅利用制度，确保档案的安全与保密。（二）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到综合档案室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅幼儿园档案的，须持有单位介绍信，经幼儿园领导批准后，方可查阅。（三）借阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室内进行，如需借出档案，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过一周。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、传播档案内容，归还档案时，应保证档案完好无损。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据国家有关档案保管期限的规定，结合幼儿园实际情况，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理员代表等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限。对具有重要历史价值、反映幼儿园发展历程、涉及重大事件等的档案，应永久保存。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定为长期保存，期限一般为1X50年。对在较短时间内有参考价值的档案，可定为短期保存，期限一般为11X年。2.对已失去保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁审批表》经幼儿园领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧或粉碎等方式进行彻底销毁。3.销毁过程中应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应详细记录销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，与《档案销毁审批表》一并存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立幼儿园档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并按照档案分类和编号进行命名和存储。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能：能够录入档案的基本信息、目录信息等，建立档案数据库。2.检索查询功能：支持多种检索方式，如按档案编号、关键词、日期等进行快速检索，方便用户查找档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等流程管理。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。5.数据备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，能在需要时进行数据恢复。（四