档案室微机管理制度汇编

PAGE档案室微机管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室微机的管理，确保档案信息的安全、准确、完整，提高档案管理工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室所有微机设备及其相关软件系统的使用、维护、管理等活动。（三）基本原则1.安全保密原则严格保护档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，确保档案信息仅供授权人员使用。2.规范操作原则明确微机设备的操作流程和规范，确保操作人员按照规定进行操作，避免因操作不当导致的系统故障或数据损坏。3.维护更新原则定期对微机设备及软件系统进行维护和更新，保证设备性能良好，软件功能正常，以适应档案管理工作的不断发展。4.责任追究原则对于违反本管理制度的行为，将追究相关人员的责任，严肃处理。二、微机设备管理（一）设备采购1.根据档案管理工作的实际需求，由档案室提出微机设备采购申请，经公司/组织相关领导审批后，按照规定的采购流程进行采购。2.采购的微机设备应符合国家相关标准和行业要求，具备良好的性能和稳定性，能够满足档案管理工作的长期使用。3.在采购合同中明确设备的规格、型号、配置、售后服务等条款，确保设备质量和售后服务得到保障。（二）设备登记1.微机设备到货后，由档案室负责组织验收，检查设备的数量、规格、型号、配置等是否与采购合同一致，设备外观是否完好，随机附件及资料是否齐全。2.验收合格后，填写《微机设备登记表》，详细记录设备的名称、型号、规格、配置、序列号、购置日期、使用部门等信息，并将设备纳入档案室固定资产管理。3.为每台微机设备分配唯一的标识代码，便于设备的管理和识别。（三）设备使用1.微机设备应指定专人负责使用和管理，使用人员应经过相关培训，熟悉设备的性能和操作方法。2.使用人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备的配置和参数，不得在设备上安装未经授权的软件和硬件。3.微机设备应专用于档案管理工作，不得挪作他用。如需临时借用，须经档案室负责人批准，并办理相关借用手续。4.使用人员应保持设备的清洁和卫生，定期对设备进行擦拭和保养，避免设备因灰尘、污垢等影响正常运行。（四）设备维护1.建立微机设备维护档案，记录设备的维护情况，包括维护时间、维护内容、维护人员等信息。2.定期对微机设备进行硬件维护，检查设备的硬件状态，如硬盘、内存、CPU等，及时清理设备内部灰尘，更换老化的部件。3.按照软件供应商的要求，定期对微机设备上安装的档案管理软件系统进行升级和维护，确保软件系统的功能正常，数据安全。4.对于微机设备出现的故障，使用人员应及时报告档案室负责人，由专人负责联系维修人员进行维修。维修过程中应详细记录故障现象、维修过程和维修结果，并将维修记录归档保存。（五）设备报废1.微机设备因使用年限已久、技术落后、损坏严重等原因无法继续使用时，由使用部门提出报废申请，填写《微机设备报废申请表》，详细说明设备报废的原因、使用情况等。2.档案室组织相关人员对报废申请进行审核，审核通过后报公司/组织相关领导审批。3.经批准报废的微机设备，由档案室负责组织处理，处理方式可采用变卖、捐赠、报废拆解等，处理过程中应确保设备上的档案信息得到妥善处理，防止信息泄露。4.设备报废后，及时在《微机设备登记表》中注销设备信息，并调整档案室固定资产账目。三、软件系统管理（一）软件采购1.根据档案管理工作的实际需求，由档案室提出档案管理软件采购申请，经公司/组织相关领导审批后，按照规定的采购流程进行采购。2.采购的档案管理软件应具备合法的版权，符合国家相关标准和行业要求，功能应满足档案管理工作的各项业务需求，如档案的录入、存储、检索、借阅、统计等。3.在采购合同中明确软件的功能、授权范围、售后服务等条款，确保软件质量和售后服务得到保障。（二）软件安装1.软件采购到货后，由软件供应商或专业技术人员按照规定的安装步骤进行安装，安装过程中应注意选择合适的安装路径和配置参数，确保软件安装成功。2.安装完成后，对软件进行初始化设置，包括系统参数设置、用户权限设置、数据备份设置等，确保软件系统能够正常运行。3.在软件安装过程中，应做好相关记录，包括安装时间、安装人员、安装步骤、安装过程中出现的问题及解决方法等，并将记录归档保存。（三）软件使用1.档案管理软件系统应指定专人负责使用和管理，使用人员应经过相关培训，熟悉软件的功能和操作方法。2.使用人员应严格按照软件操作规程进行操作，不得擅自更改软件的配置和参数，不得在软件系统上进行非法操作。3.软件系统应设置不同的用户角色和权限，根据工作需要为不同人员分配相应的权限，确保档案信息的安全和保密。4.使用人员应及时录入、更新和维护档案信息，保证档案信息的准确性和完整性。在录入档案信息时，应严格按照档案分类标准和著录规则进行操作，确保档案信息的规范性。（四）软件维护1.建立软件系统维护档案，记录软件系统的维护情况，包括维护时间、维护内容、维护人员等信息。2.定期对软件系统进行维护，检查软件系统的运行状态，如系统性能、数据备份情况、用户权限设置等，及时发现并解决软件系统中存在的问题。3.按照软件供应商的要求，定期对软件系统进行升级，以提升软件系统的功能和性能，适应档案管理工作的不断发展。4.对于软件系统出现的故障，使用人员应及时报告档案室负责人，由专人负责联系软件供应商或专业技术人员进行维修。维修过程中应详细记录故障现象、维修过程和维修结果，并将维修记录归档保存。（五）软件数据管理1.软件系统应定期进行数据备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等，备份频率应根据档案数据的重要程度和变化情况确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。如发现备份数据存在问题，应及时采取措施进行修复或重新备份。4.软件系统中的档案数据应严格按照档案管理的相关规定进行分类、整理、存储和保管，确保数据的安全性和保密性。在数据存储过程中，应采用加密技术对重要数据进行加密处理，防止数据被非法窃取和篡改。四、信息安全管理（一）安全策略制定1.根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织档案室的实际情况，制定信息安全策略，明确信息安全管理的目标、原则、措施等。2.信息安全策略应涵盖网络安全、数据安全、用户安全、物理安全等方面，确保档案信息在各个环节得到有效保护。3.定期对信息安全策略进行评估和修订，根据档案管理工作的发展和信息安全形势的变化，及时调整和完善安全策略，确保其有效性和适应性。（二）网络安全管理1.档案室微机设备应通过防火墙与公司/组织内部网络连接，防火墙应具备访问控制、入侵检测、病毒防护等功能，防止外部非法网络访问和攻击。2.对微机设备的网络连接进行严格管理，限制不必要的网络连接，禁止私自接入外部网络设备。3.定期对网络设备进行维护和检查，确保网络设备的正常运行，及时发现并处理网络故障和安全隐患。4.安装正版的网络杀毒软件，并定期进行病毒查杀和更新病毒库，防止病毒通过网络传播感染微机设备。（三）数据安全管理1.对档案信息进行分类分级管理，根据信息的敏感程度和重要性，确定不同的安全保护级别，并采取相应的安全措施。2.对档案数据进行加密存储和传输，采用加密算法对重要数据进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的安全性。3.严格控制档案数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应级别的档案数据。在用户访问数据时，应进行身份认证和授权，确保用户身份的真实性和合法性。4.定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上，异地存放。同时，建立数据恢复机制，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。（四）用户安全管理1.对使用档案室微机设备和软件系统的人员进行严格的身份认证和授权管理，为每个用户分配唯一的用户名和密码，并要求用户定期更换密码。2.用户应妥善保管自己的用户名和密码，不得将其泄露给他人。如发现密码泄露或账号异常，应及时报告档案室负责人，并采取相应的措施进行处理。3.对用户的操作行为进行审计和记录，包括登录时间、操作内容、操作结果等信息。通过审计可以及时发现异常操作行为，并采取相应的措施进行处理。4.加强对用户的安全培训，提高用户的安全意识和操作技能，使其了解信息安全的重要性和相关安全规定，掌握基本的安全防范措施。（五）物理安全管理1.档案室微机设备应放置在安全可靠的场所，配备必要的安全设施，如门禁系统、防盗报警系统、消防设施等，确保设备的物理安全。2.对微机设备的存放环境进行定期检查，保持环境的清洁、干燥、通风良好，避免设备因环境因素影响正常运行。3.严格限制无关人员进入档案室，确需进入的人员应经过批准，并进行登记。在进入档案室时，应遵守相关安全规定，不得随意操作微机设备。4.对微机设备的硬件设施进行定期检查和维护，确保设备的正常运行。如发现设备硬件存在安全隐患，应及时进行维修或更换。五、人员管理（一）人员培训1.定期组织档案室微机设备使用人员和软件系统管理人员进行培训，培训内容包括微机设备的操作技能、软件系统的使用方法、信息安全知识等。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，以提高培训效果。培训结束后，应对培训人员进行考核，确保其掌握相关知识和技能。3.根据档案管理工作的发展和微机设备及软件系统的更新情况，及时调整培训计划和内容，使人员能够及时掌握新的知识和技能，适应工作需要。（二）人员考核1.建立人员考核制度，对档案室微机设备使用人员和软件系统管理人员的工作表现进行定期考核，考核内容包括工作态度、工作能力、工作业绩等方面。2.考核方式可采用自评、互评、上级评价等多种形式，确保考核结果的客观公正。考核结果将作为人员晋升、奖励、处罚等的依据。3.对于考核不合格的人员，应及时进行培训和辅导，帮助其提高工作能力。如经培训后仍不能胜任工作，应调整其工作岗位或进行其他处理。（三）人员监督1.加强对档案室微机设备使用人员和软件系统管理人员的日常监督，确保其按照规定的操作规程和管理制度进行操作和管理。2.监督人员应定期检查微机设备的使用情况、软件系统的运行情况、档案信息的安全情况等，及时发现并纠正违规