行政复议档案室制度规定

PAGE行政复议档案室制度规定一、总则（一）目的为加强行政复议档案室的管理，规范行政复议档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保行政复议档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政复议法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本公司/组织行政复议案件办理过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则行政复议档案室对行政复议档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映行政复议案件的办理过程和结果，确保档案信息的准确性。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为行政复议工作及相关部门提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度规定。2.负责行政复议档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程和业务规范，确保档案管理工作的标准化和规范化。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员档案意识。（二）案件承办部门职责1.负责本部门行政复议案件档案材料的收集、整理和初步立卷工作，并在规定时间内移交档案室。2.按照档案管理要求，规范制作和整理案件材料，确保档案材料的质量。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供相关档案资料。4.对本部门形成的档案材料的真实性、完整性和准确性负责。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和操作规程。2.负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案管理工作的有序开展。3.做好档案的查阅、借阅登记和归还工作，对档案利用情况进行跟踪和统计。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.协助开展档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.行政复议申请书及相关材料，包括申请人提交的申请书、证据材料、身份证明等。2.被申请人提交的答复书及相关证据材料。3.行政复议案件受理通知书、答复通知书、延期通知书等法律文书。4.行政复议听证、调查、调解过程中形成的各类材料，如听证笔录、调查笔录、调解协议等。5.行政复议决定书及送达回证。6.与行政复议案件有关的其他文件、资料，如上级批示、会议纪要等。（二）收集要求1.案件承办部门应在行政复议案件办结后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交档案室。2.移交的档案材料应齐全完整、真实准确，签字盖章手续完备。3.档案材料应按照形成的时间顺序排列，保持材料之间的有机联系。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的真实性和可读性。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照行政复议案件的类别、年度等进行分类。例如，可分为行政处罚类复议案件、行政许可类复议案件等，每类再按年度细分。2.组卷将同一案件的相关材料按照一定顺序组合成卷。卷内材料应按照批复、请示、正文、附件、结论性材料等顺序排列。3.编目编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。同时，编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。（三）装订要求1.拆除卷内文件上的金属物，如订书钉、大头针等。2.破损的文件应进行修补，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。3.采用三孔一线的方法进行装订，确保文件整齐牢固，便于翻阅。五、档案保管（一）库房建设1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火设备和温湿度调节设备。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案上架1.档案应按照类别、年度、保管期限顺序上架存放，便于查找和管理。2.上架的档案应排列整齐，标识清晰，注明案卷号、题名、年度、保管期限等信息。（三）保管期限行政复议档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括：行政复议决定书及重要的法律文书、涉及重大案件的档案材料等。2.长期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般行政复议案件的档案材料等。3.短期保管的档案保管期限为[X]年，包括一些临时性、阶段性的行政复议档案材料等。（四）定期清查1.档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅。六、档案利用（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员查阅行政复议档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅行政复议档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案室指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅行政复议档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制、摘录、拍照档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应责任。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、期限等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干及相关部门负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际价值，按照国家有关规定和本公司/组织的档案鉴定标准进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的名称、案卷号、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经公司/组织主管领导批准后，由档案室会同相关部门指定专人负责销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复，并在销毁现场进行监销，监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.逐步推进行政复议档案的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储和管理。2.数字化档案应按照相关标准和规范进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。（二）系统建设建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。系统应具备权限管理、数