消防管理记录及档案制度

PAGE消防管理记录及档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的消防安全管理，规范消防管理记录及档案工作，确保消防工作有据可查，有效预防和减少火灾事故的发生，保障公司/组织及员工的生命财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、场所及人员涉及消防管理记录及档案的建立、使用、保管和销毁等活动。（三）基本原则1.真实性原则：消防管理记录及档案应如实反映消防工作的实际情况，确保记录和档案信息的真实性、准确性。2.完整性原则：涵盖消防工作的各个方面，包括消防设施设备管理、消防安全检查、火灾隐患排查与整改、消防培训与演练等，保证记录和档案内容完整无缺。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和要求进行记录和档案管理，确保记录和档案的规范性、一致性，便于查阅和使用。4.及时性原则：各项消防管理活动应及时记录，档案应及时整理归档，保证记录和档案信息的时效性。二、消防管理记录的内容与要求（一）消防设施设备记录1.消防设施设备台账详细记录公司/组织内各类消防设施设备的名称、型号、规格、数量、购置时间、安装位置、维护保养情况等信息。台账应定期更新，确保信息准确反映设施设备的实际状态。2.消防设施设备检查记录每次对消防设施设备进行检查时，应填写检查记录。记录内容包括检查日期、检查人员、设施设备名称及位置、检查项目、检查结果（正常、异常及具体问题描述）、处理情况等。对于发现的问题，应明确整改责任人、整改期限及整改结果跟踪情况。3.消防设施设备维护保养记录记录消防设施设备的维护保养计划、实施情况及维护保养人员等信息。维护保养记录应包括维护保养日期、维护保养内容、更换的零部件名称及数量、维护保养人员签名等。对于委托专业机构进行维护保养的，还应记录委托合同编号及维护保养报告等相关资料。（二）消防安全检查记录1.日常消防安全检查记录各部门、场所应每日进行消防安全检查，并填写检查记录。记录内容包括检查日期、检查人员、检查区域、检查项目、检查结果（合格、不合格及具体问题描述）、整改情况等。对于发现的火灾隐患，应立即采取措施整改，并记录整改过程及结果。2.定期消防安全检查记录公司/组织应定期组织全面的消防安全检查，检查周期根据实际情况确定。定期检查记录应详细记录检查时间、检查人员、检查范围、检查内容、发现的问题及整改情况等。检查结束后，应形成检查报告，提出整改意见和建议，并明确整改责任人和整改期限。3.专项消防安全检查记录针对特定时期、特定场所或特定消防问题开展的专项消防安全检查，应做好专项检查记录。记录内容包括专项检查的主题、目的、时间、人员、检查范围及内容、发现的问题及整改情况等。专项检查结束后，应撰写专项检查总结报告，评估检查效果，总结经验教训。（三）火灾隐患排查与整改记录1.火灾隐患排查记录定期组织火灾隐患排查工作，记录排查时间、排查人员、排查范围、排查方法及发现的火灾隐患情况。对于排查出的火灾隐患，应详细记录隐患的具体位置、存在问题、危险程度等信息。2.火灾隐患整改记录针对排查出的火灾隐患，制定整改方案，明确整改措施、整改责任人、整改期限及整改资金预算等。整改过程中，应记录整改工作的进展情况、遇到的问题及解决措施等。整改完成后，应进行整改效果验收，并记录验收结果。（四）消防培训与演练记录1.消防培训记录每次开展消防培训活动，应填写培训记录。记录内容包括培训日期、培训地点、培训主题、培训内容（如消防法律法规、火灾预防知识、消防设施设备操作技能等）、培训人员名单、培训方式（授课、实操演示等）、培训效果评估等。培训效果评估可通过考试、问卷调查、实际操作考核等方式进行，记录评估结果及学员反馈意见。2.消防演练记录组织消防演练时，应做好演练记录。记录内容包括演练日期、演练地点、演练类型（灭火演练、疏散演练等）、演练目的、演练参与人员、演练过程描述（包括火灾发生情况、各部门响应措施、人员疏散路线及时间、灭火行动等）、演练效果评估（如火灾扑灭时间、人员疏散完成时间、演练过程中存在的问题及改进措施）等。演练结束后，应根据演练情况撰写演练总结报告，总结经验教训，提出改进建议。三、消防管理档案的分类与归档（一）消防管理档案分类1.消防设施设备档案包括消防设施设备台账、采购合同、安装调试报告、维护保养合同、维护保养记录、检测报告、故障维修记录等相关资料。2.消防安全管理制度档案涵盖公司/组织制定的各项消防安全管理制度、操作规程、应急预案等文件。3.消防安全检查档案包含日常消防安全检查记录、定期消防安全检查记录、专项消防安全检查记录及检查报告等资料。4.火灾隐患排查与整改档案包括火灾隐患排查记录、整改方案、整改过程记录、整改验收报告等相关文件。5.消防培训与演练档案涉及消防培训记录、培训教材及课件、消防演练记录、演练总结报告等资料。6.其他消防管理档案如消防工作会议纪要、消防工作相关的文件、通知、函件等资料。（二）档案归档要求1.归档时间各项消防管理文件资料应在活动结束后及时整理归档，确保档案资料的及时性和完整性。一般情况下，月度消防管理记录应在次月上旬归档，季度检查报告、年度总结报告等应在规定时间内归档。2.归档方式档案应按照分类进行整理，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案应装订成册，编制页码，填写档案封面及目录，确保档案整齐、规范。电子档案应按照分类目录进行存储，文件命名应规范统一，便于查找和使用。3.档案标识对归档的档案应进行清晰标识，注明档案类别、年度、月份、保管期限等信息。档案标识应采用耐久性好的材料制作，确保标识清晰、不易褪色。四、消防管理记录及档案的保管与查阅（一）保管期限1.短期保管消防设施设备检查记录、日常消防安全检查记录等一般保管期限为1年。2.中期保管消防培训记录、消防演练记录、火灾隐患排查记录等保管期限为3年。3.长期保管消防设施设备档案、消防安全管理制度档案、消防安全检查档案、火灾隐患排查与整改档案等重要档案应长期保管，直至不再具有保存价值。（二）保管地点设立专门的消防管理记录及档案保管场所，确保保管场所具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案保管场所应配备必要的消防设施设备，保证档案安全。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）查阅规定1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅消防管理记录及档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案保管场所查阅。查阅过程中，应遵守档案保管场所的管理制度，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。查阅结束后，应及时归还档案，并在查阅登记表上签字确认。2.外部查阅因特殊原因需要向外部单位或个人提供消防管理记录及档案查阅服务的，应经公司/组织主管领导批准，并按照相关法律法规和规定办理查阅手续。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案资料的安全和保密。查阅结束后，应对查阅情况进行记录，并要求查阅方签字确认。五、消防管理记录及档案的销毁（一）销毁条件消防管理记录及档案在保管期限届满或因其他原因不再具有保存价值时，应进行销毁处理。销毁的记录及档案应经过严格审核，确保其确实不再需要保存。（二）销毁程序1.提出申请由档案管理部门或相关业务部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的类别、名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审核批准申请部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司/组织主管领导审批。主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施档案销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。销毁过程中，应安排专人监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、档案名称及数量、监督人员签名等。4.销毁备案档案