档案局档案管理制度上墙

PAGE档案局档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强本档案局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本局档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则：档案应如实反映本局各项工作活动的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集本局在工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）档案局档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责本局各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作。3.指导本局各部门的档案工作，对各部门档案管理工作进行监督、检查和考核。4.组织开展档案业务培训，提高本局档案管理人员的业务素质和工作能力。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。6.做好档案的统计工作，及时向上级主管部门报送档案统计报表。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照本局档案管理制度的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，便于档案的管理和查阅。3.严格遵守档案借阅、利用制度，未经批准不得擅自将档案带出本部门或转借他人。4.积极配合档案管理部门的工作，按时完成档案的移交、归档等任务。5.对本部门档案管理工作中存在的问题及时向档案管理部门反馈，并采取有效措施加以解决。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.本局在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.主要包括：行政管理文件、业务工作文件、会议文件、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案、科研档案、声像档案等。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序或类别进行整理，对零散的文件资料进行分类、排序、编目，确保档案的系统性。3.对于重要的文件资料，应及时进行备份，防止档案丢失或损坏。4.档案收集过程中，应注意对档案原件的保护，避免涂改、损坏、丢失等情况发生。（三）档案整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，对纸质档案进行分类、编号、装订、编目等工作。3.电子档案应按照相关标准进行分类、命名、存储，确保电子档案的可读性和可利用性。4.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，并配以文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。四、档案的保管（一）档案保管场所1.本局应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，保证档案库房的环境符合要求。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别、年度、保管期限等进行排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对于破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温度、湿度，定期记录库房环境参数，确保档案库房环境稳定。5.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.本局应根据国家有关规定和档案的实际价值，确定各类档案的保管期限。3.档案保管期限的划分应准确合理，确保档案在保管期限内能够满足工作需要，期满后能够按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.本局应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行逐卷（件）鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应充分听取各方面的意见，确保鉴定结果的客观、公正。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报本局领导审批后，按照规定进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）档案利用范围1.本局工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本局档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照有关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）档案利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批情况，确定是否提供档案查阅、借阅服务，并告知利用人员查阅、借阅的时间、地点、方式等注意事项。3.利用人员查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点或转借他人。4.外单位查阅本局档案的，应持单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等内容，经本局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括：利用人员姓名、单位、查阅（借阅）时间、档案名称、数量、查阅（借阅）目的等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立本局档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为本局各项工作提供有力的信息支持。（二）档案数字化1.对本局重要的纸质档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，便于存储、查阅和利用。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量和准确性。3.数字化档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。（三）档案管理信息系统建设1.本局应建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、权限控制等功能，方便档案管理人员和利用人员操作。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息的泄露和非法访问。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对本局各部门的档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括：档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。3.对监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.本局应建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行年度考核评价。2.