教学档案库使用管理制度

PAGE教学档案库使用管理制度一、总则（一）目的为了加强教学档案库的建设与管理，规范教学档案的收集、整理、存储、使用和维护，确保教学档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究和人才培养等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及教学相关工作的部门、教师、学生以及其他使用教学档案库资源的人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则教学档案库由专门的管理部门或人员进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则教学档案应如实反映教学活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.保密性原则对于涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的教学档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便捷高效原则在保证档案安全和质量的前提下，应提供便捷的档案使用服务，提高工作效率。二、教学档案库的建设与管理职责（一）管理部门职责1.负责制定和完善教学档案库的管理制度、工作流程和标准规范。2.统筹规划教学档案库的建设，包括档案存储空间的规划、设备设施的配备等。3.组织开展教学档案的收集、整理、鉴定、编目、上架等工作。4.负责教学档案库的日常管理，包括档案的存储、保管、借阅、归还等工作。5.定期对教学档案库进行检查和评估，确保档案的安全和完整。6.负责教学档案信息化建设，推动档案管理系统的应用和维护。7.组织开展教学档案的开发利用工作，为教学管理、教学研究和人才培养提供支持。（二）档案形成部门职责1.负责本部门教学档案的收集、整理和初步审核工作。2.按照规定的时间和要求，将整理好的教学档案移交至教学档案库管理部门。3.配合教学档案库管理部门做好档案的鉴定、编目、上架等工作。4.根据工作需要，及时向教学档案库管理部门提出档案查阅、借阅等申请。（三）档案使用人员职责1.遵守教学档案库的各项管理制度，爱护档案资料。2.在使用档案时，应按照规定的程序进行申请、借阅和归还。3.不得擅自涂改、转借、复印、传播教学档案内容。4.使用完毕后，应及时将档案归还至教学档案库，并确保档案的完整性和整洁性。三、教学档案的分类与归档（一）分类标准教学档案按照教学活动的不同阶段和内容进行分类，主要包括以下几类：1.综合管理类包括学校教学工作的规划、总结、规章制度、会议记录、统计报表等。2.教师业务类包括教师的教学计划、教案、讲稿、教学课件、教学反思、教学成果、考核评价等。3.学生学籍类包括学生的入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。4.教学研究与改革类包括教学研究项目申报书、研究报告、教学改革方案、实践教学成果等。5.课程建设类包括课程教学大纲、课程标准、教材选用、课程考核方案、课程评估资料等。6.实践教学类包括实习实训计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、开题报告、指导记录、答辩记录等。7.教学资源类包括教学视频、音频、图片、电子课件、在线课程等。（二）归档要求1.教学档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.每份档案应编制目录，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.档案应使用统一规格的档案袋或文件夹进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.归档的教学档案应确保内容完整、字迹清晰、图像清晰，不得有破损、涂改、缺页等现象。四、教学档案库的存储与保管（一）存储环境1.教学档案库应具备适宜的温度、湿度和通风条件，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。2.档案库应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全存储。3.档案库应设置专门的存储区域，按照档案的类别和编号进行分区存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.教学档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编目和上架，电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。2.对于重要的教学档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失或损坏。3.定期对教学档案进行清查和盘点，核对档案的数量、内容和存储位置，确保档案的账实相符。（三）档案保护1.严格遵守档案借阅制度，限制无关人员进入档案库，防止档案受到损坏或丢失。2.对于纸质档案，应避免直接接触水、火、油污等，防止档案纸张老化、褪色、霉变等。3.对于电子档案，应定期进行杀毒、维护和更新，防止数据丢失或被篡改。4.对档案库的设施设备进行定期检查和维护，确保其正常运行，为档案存储提供良好的环境条件。五、教学档案的使用与借阅（一）使用范围教学档案主要供公司/组织内的教学管理人员、教师、学生以及其他相关人员在教学管理、教学研究、课程学习等方面使用。（二）借阅流程1.申请使用人员如需借阅教学档案，应填写《教学档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.审批教学档案库管理部门收到借阅申请表后，应进行审批。对于一般性的档案借阅申请，由管理部门负责人审批；对于涉及重要或机密档案的借阅申请，应报公司/组织主管领导审批。3.借阅经审批同意后，借阅人员凭有效证件到教学档案库办理借阅手续。档案库管理人员应按照申请表的要求，为借阅人员提供相应的档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.归还借阅人员应在规定的借阅时间内归还档案。归还时，档案库管理人员应认真检查档案的完整性和整洁性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。（三）使用要求1.借阅人员应妥善保管所借阅的教学档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。2.在使用档案过程中，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.使用完毕后，应及时将档案归还至教学档案库，不得逾期不还。六、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则教学档案的鉴定应遵循以下原则：1.真实性原则鉴定工作应基于档案的原始记录，确保鉴定结果的真实性。2.完整性原则应全面评估档案的内容和价值，确保重要档案不被遗漏。3.时效性原则根据教学活动的发展和变化，及时对档案进行鉴定，剔除不再具有保存价值的档案。（二）鉴定组织成立教学档案鉴定小组，由教学管理部门、档案管理部门、相关学科专家等人员组成。鉴定小组负责制定鉴定标准和方法，组织开展教学档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应直接审查档案的内容，根据档案的价值和保存期限进行判断。2.综合评估法综合考虑档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案的价值进行综合评估。3.定期鉴定法定期对教学档案进行全面鉴定，一般每[X]年进行一次。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的教学档案，由教学档案鉴定小组提出销毁意见，并填写《教学档案销毁申请表》。申请表应注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。申请表经教学档案库管理部门负责人审核签字后，报公司/组织主管领导审批。2.经批准销毁的教学档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应与《教学档案销毁申请表》一同归档保存。七、教学档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的教学档案信息化管理系统，实现教学档案的数字化存储、检索、借阅、统计等功能，提高教学档案管理的效率和水平。（二）系统功能要求1.档案录入与管理能够实现教学档案的电子化录入、分类管理、编目、上架等功能，确保档案信息的准确和完整。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案名称、编号、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅工作的效率和透明度。4.统计分析能够对教学档案的数量、类别、使用情况等进行统计分析，为教学管理决策提供数据支持。5.安全管理具备完善的安全防护机制，确保档案信息的安全存储和使用，防止数据泄露、篡改等问题。（三）数据维护与更新1.定期对教学档案信息化管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保档案内容与实际情况相符。3.对系统进行定期维护和升级，优化系统性能，提高系统的稳定性和可靠性。八、监督与检查（一）监督机制建立健全教学档案库使用管理制度的监督机制，由公司/组织内部的审计部门、纪检部门等负责对教学档案库的管理和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.教学档案的收集、整理、归档情况是否符合规定要求。2.教学档案库的存储环境、保管方式是否符合安全标准。3.教学档案的使用与借阅流程是否规范，是否存在违规操作现象。4.教学档案信息化管理系统的运行情况是否正常，数据是否准确、完整。5.教学档案的鉴定与销毁工作是否按照规定程序进行。（三）问题处理对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通