各单位艺术档案管理制度

PAGE各单位艺术档案管理制度一、总则（一）目的为加强各单位艺术档案的科学管理，有效保护和利用艺术档案资源，充分发挥艺术档案在单位文化建设、艺术创作、艺术研究及对外交流等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门在艺术活动中形成的各类艺术档案的管理。艺术档案包括但不限于音乐、舞蹈、戏剧、美术、书法、摄影等艺术门类的作品、创作过程记录、演出资料、展览档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则本单位艺术档案实行集中统一管理，由单位档案管理部门负责统筹协调，确保艺术档案的完整、准确、系统和安全。2.分级分类管理原则根据艺术档案的来源、内容和形式等因素，进行分级分类管理，便于档案的收集、整理、保管和利用。3.真实性与完整性原则艺术档案应如实反映艺术活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。4.有效利用原则充分开发和利用艺术档案资源，为单位的艺术创作、艺术教育、文化传承及对外宣传等工作提供有力支持，提高档案的利用价值。二、艺术档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位艺术档案管理制度并组织实施。2.负责组织、指导和监督各部门艺术档案的形成、积累和整理工作，确保档案的质量。3.集中统一管理本单位艺术档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.定期对艺术档案的管理情况进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。5.开展艺术档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.负责与上级档案管理部门及相关单位的业务联系，及时报送艺术档案统计报表和有关资料。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门艺术档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.在艺术活动开展过程中，各部门应按照档案管理要求，做好文件材料的形成、积累和归档工作，明确归档范围和保管期限。3.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导和监督，按时完成档案整理、移交等任务。4.负责本部门艺术档案的日常保管和利用工作，按照规定程序查阅和借阅档案，并做好记录。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，熟悉艺术档案管理工作流程。2.负责艺术档案的具体收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的安全和完整。3.按照档案利用规定，为利用者提供优质服务，做好档案查阅、借阅登记和归还工作，及时催还逾期借阅的档案。4.定期对艺术档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案编研工作，开发档案信息资源，为单位艺术活动和文化建设提供参考依据。6.保守档案机密，维护档案的安全和信息安全，不得擅自泄露档案内容。三、艺术档案的收集（一）收集范围1.本单位组织或参与的各类艺术演出、展览、比赛、创作等活动形成的文件材料，包括活动策划方案、节目单、演出剧照、展览作品清单、获奖证书等。2.本单位艺术人员的个人艺术作品、创作手稿、艺术成果记录等，如音乐作品乐谱、舞蹈编排记录、美术作品原作及创作过程草图等。3.与艺术活动相关的合同、协议、来往信函、宣传资料、新闻报道等，如演出合同、合作协议、媒体报道剪报等。4.艺术活动中形成的音像资料，如录音带、录像带（光盘）、照片等，包括排练、演出、展览现场等场景记录。5.艺术研究成果、学术论文、调研报告等与艺术相关的资料。6.其他具有保存价值的艺术档案资料。（二）收集要求1.各部门应在艺术活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，整理规范，确保档案内容的完整性和准确性。2.收集的档案资料应真实可靠，具有原始性，不得收集虚假或伪造的材料。3.对于重要的艺术档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的多介质保存。4.收集的音像资料应保证图像清晰、声音完整，注明拍摄时间、地点、内容等信息。照片应具有代表性，能反映艺术活动的主要场景和内容，同时附上文字说明。（三）收集程序1.各部门艺术档案收集责任人在艺术活动完成后，对活动中形成的各类档案资料进行初步整理，填写档案收集清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.将整理好的档案资料及收集清单一并移交本部门负责人审核，审核无误后，由部门负责人签字确认。3.各部门按照规定时间将审核后的档案资料及收集清单移交至单位档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行验收，如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。四、艺术档案的整理（一）整理原则艺术档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照艺术门类进行分类，如音乐档案、舞蹈档案、戏剧档案、美术档案、书法档案、摄影档案等。2.在每个艺术门类下，再根据档案的内容和形式进行二级分类，如音乐档案可分为声乐作品、器乐作品、音乐创作手稿等；舞蹈档案可分为舞蹈剧目、舞蹈编排记录、舞蹈演员资料等。3.对于音像资料和照片档案，可按照艺术活动项目或时间顺序进行分类整理，并建立相应的索引目录。（三）整理步骤1.区分全宗明确本单位艺术档案的全宗范围，将属于本单位形成的艺术档案与其他单位移交或交换的档案区分开来。2.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。装订应整齐牢固，便于翻阅和保管。3.编页号对于装订成册的档案，应在每一页的右上角或左上角编写页号，以便于查找和统计。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、页数等信息；卷内目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明全宗号、目录号、案卷号、保管期限等信息。6.上架排列按照分类方案，将档案盒上架排列，保持档案存放的系统性和有序性，便于查找和利用。五、艺术档案的鉴定（一）鉴定原则艺术档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从艺术活动的实际出发，准确判定档案的价值，确保鉴定结果的科学性和客观性。（二）鉴定组织成立艺术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关艺术专业人员及档案管理人员组成。鉴定小组负责对艺术档案的价值进行评估和鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案与本单位艺术活动的相关性和重要性。3.档案的历史价值、艺术价值和现实利用价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案内容，根据鉴定原则和标准，判断档案的价值。2.分析比较法将档案与同类艺术档案或相关资料进行分析比较，评估其独特性和重要性。3.专家咨询法对于专业性较强的艺术档案，可咨询相关艺术领域的专家，听取专家意见，确定档案的价值。（五）鉴定结果处理1.经过鉴定，对具有保存价值且仍需继续保存的艺术档案，应重新确定保管期限，并进行妥善保管。2.对于已失去保存价值的艺术档案，可以按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写销毁清册，经单位领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销，并在销毁清册上签字确认。3.鉴定工作结束后，应形成鉴定报告，对鉴定情况进行总结，记录鉴定过程和结果，作为档案管理工作的重要参考依据。六、艺术档案的保管（一）保管场所1.设立专门的艺术档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管要求1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于区分和管理。3.对于珍贵的艺术档案原件，如名人字画、珍稀乐谱等，应采取特殊的保护措施，并建立专门的保管记录。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。5.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时调整库房环境，确保档案保管环境符合要求。一般情况下，库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（三）电子档案保管1.建立艺术档案电子数据库，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照纸质档案的分类方法进行分类存储，并建立相应的索引目录。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。备份周期可根据档案的重要程度和变化情况确定，一般每月或每季度备份一次。3.对电子档案的存储设备进行定期检查和维护，确保设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。4.严格控制电子档案的访问权限，设置不同的用户级别和密码，防止电子档案被非法篡改或泄露。七、艺术档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则艺术档案的利用应遵守国家法律法规和本单位的相关规定，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务为本原则以服务单位艺术创作、艺术研究、文化交流及内部管理等工作为宗旨，充分发挥档案的利用价值。3.安全保密原则在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位艺术人员查阅本人艺术档案，用于艺术创作、研究、教学及个人艺术成果展示等。2.本单位各部门因工作需要查阅与本部门业务相关的艺术档案，如活动策划参考、艺术资料收集等。3.外单位因工作需要查阅本单位艺术档案，需经本单位档案管理部门同意，并按照规定办理查阅手续。4.因文化交流、学术研究等活动需要，经单位领导批准，可向有关单位或个人提供艺术档案的复制件或相关资料。（三）利用手续1.本单位人员查阅艺术档案，需填写《艺术档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅本单位艺术档案，需提前向本单位档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等内容，经单位领导批准后，方可办理查阅手续。查阅申请函应加盖申请单位公章。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的，为查阅者提供档案查阅服务，并按照规定收取查阅费用（如有）。查阅者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅者查阅档案时，应遵守档案利用规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（四）利用效果跟踪1.档案管理部门应建