档案信息管理制度及职责

PAGE档案信息管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，充分发挥档案信息在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案信息管理方面的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案信息实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，确保档案信息的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案信息应如实反映公司各项工作的实际情况，保证信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保档案信息的安全，防止信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案信息管理体系，便于档案信息的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案信息管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案信息管理的法律法规和公司相关制度，制定和完善公司档案信息管理制度。2.负责公司各类档案信息的收集、整理、归档、保管和统计工作，建立健全档案信息管理台账。3.指导和监督各部门的档案信息管理工作，定期组织档案信息管理培训和检查。4.负责档案信息的数字化建设，推进档案信息资源的共享和利用。5.按照规定做好档案信息销毁工作，确保档案信息的安全。6.负责公司对外提供档案信息服务的审核和协调工作。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案信息的收集、整理和初步归档工作，确保档案信息的真实、完整。2.按照公司档案信息管理规定，定期将本部门的档案信息移交至综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案信息的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助。4.负责本部门档案信息管理工作的日常监督和检查，发现问题及时整改。5.对本部门产生的电子档案信息进行规范管理，确保电子档案信息的安全和有效存储。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案信息管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案信息的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作，确保档案信息的质量。3.妥善保管档案信息，做好档案库房的安全管理工作，防止档案信息损坏、丢失和泄露。4.按照规定办理档案信息的查询、借阅、归还等手续，做好登记和统计工作。5.积极参与档案信息的数字化建设，协助做好档案信息的录入、扫描等工作。三、档案信息的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议文件材料，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司业务活动文件材料，包括合同协议、项目计划、报告、报表等。4.公司人事档案材料，如员工入职、离职、晋升、奖惩等相关文件。5.公司财务档案材料,包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司行政事务文件材料，如办公用品采购、固定资产管理、车辆管理等相关文件。7.公司技术研发档案材料，如技术方案、实验报告、专利证书等。8.公司对外宣传档案材料，如宣传册、海报、新闻报道等。9.其他与公司相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案信息的收集工作，确保档案信息及时、准确、完整。2.收集的档案信息应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.对于电子档案信息，应按照规定的格式和命名规则进行收集和存储，确保电子档案信息的可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案信息应按照分类标准进行整理，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制档案目录。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案清单。4.人事档案应按照员工类别、档案内容等进行分类整理，建立员工档案索引。5.财务档案应按照会计年度、档案类别等进行分类整理，确保财务档案的规范管理。6.业务档案应按照业务类型、时间顺序等进行分类整理，便于业务查询和统计分析。四、档案信息的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.人事档案应在员工离职后一个月内完成归档工作。4.财务档案应按照国家有关规定的保管期限进行归档，年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门。5.业务档案应根据业务特点和实际情况，及时进行归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案信息管理规定，将整理好的档案信息移交至综合管理部门进行统一归档。2.移交的档案信息应编制移交清单，双方签字确认，确保档案信息的交接准确无误。3.综合管理部门应按照档案信息的分类和编号规则，对归档的档案信息进行编号和上架存放，便于查找和管理。（三）保管期限1.档案信息的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案信息保管期限的原则：对公司具有长远利用价值的档案信息应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的数据应列为定期保管。3.具体档案信息保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，详见附件《档案信息保管期限表》。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等安全设施，确保档案信息的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.加强对电子档案信息的存储管理，定期进行备份，确保电子档案信息的安全和可恢复性。五、档案信息的利用与借阅（一）利用原则1.在确保档案信息安全保密的前提下，积极为公司各项工作提供档案信息服务，提高档案信息的利用效率。2.档案信息利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可查阅档案信息，查阅时应填写《档案信息查阅申请表》，经部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案信息的，应填写《档案信息借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人审核、综合管理部门负责人批准后，方可借阅。3.复制：根据利用需求，可对档案信息进行复制，但应经综合管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案信息时，应在指定地点进行，不得擅自将档案信息带出公司或转借他人。2.查阅、借阅人员应爱护档案信息，不得在档案信息上涂改乱画、抽取、撤换、损坏档案信息。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案信息，如需延期借阅，应办理续借手续。4.档案信息复制件应与原件核对无误，并加盖综合管理部门印章后方可使用。六、档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门应定期对保管期满的档案信息进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案信息的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案信息进行全面审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确无保存价值的档案信息，应填写《档案信息销毁申请表》，报公司领导批准后进行销毁。（二）销毁程序1.档案信息销毁前，应编制销毁清单，注明档案信息的名称、数量、保管期限等内容。2.销毁档案信息时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档备查。七！档案信息的统计与保密（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案信息统计制度，定期对档案信息的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案信息统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等，并按照规定向上级主管部门报送相关统计报表。3.通过档案信息统计分析，及时发现档案信息管理工作中存在的问题，采取有效措施加以改进，提高档案信息管理水平。（二）保密工作1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，加强档案信息保密管理，防止档案信息泄露。