国土资源局档案查询制度

PAGE国土资源局档案查询制度一、总则（一）目的为了规范国土资源局档案查询工作，保障档案信息的合理利用，维护档案的真实性、完整性和安全性，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土资源局内部工作人员、因工作需要查询国土资源档案的外部单位及个人。（三）基本原则1.依法依规原则档案查询工作必须严格遵守国家法律法规，确保查询行为合法合规。2.安全保密原则在档案查询过程中，要采取有效措施保障档案信息安全，防止信息泄露。3.合理利用原则在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为国土资源管理工作及社会公众提供合理的档案利用服务。二、档案查询机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善档案查询制度及流程。2.负责档案查询的日常管理工作，包括受理查询申请、审核查询资格、提供查询服务等。3.负责档案查询系统的维护和管理，确保查询系统的正常运行。4.负责对档案查询情况进行统计和分析，定期向上级部门报告。（二）业务部门1.协助档案管理部门做好档案查询工作，提供相关业务指导。2.根据工作需要提出档案查询申请，并配合档案管理部门完成查询工作。3.对查询到的档案信息进行合理利用，确保档案信息服务于业务工作。（三）监督部门1.负责对档案查询工作进行监督检查，确保查询工作符合法律法规及制度要求。2.对违反档案查询制度的行为进行调查处理，追究相关人员责任。三、档案查询范围（一）国土资源局形成的各类档案1.土地管理档案包括土地登记档案、土地出让档案、土地征收档案、土地利用规划档案等。2.矿产资源管理档案包括矿产资源勘查档案、采矿权登记档案、矿产资源储量档案等。3.地质环境保护档案包括地质灾害防治档案、矿山地质环境恢复治理档案等。4.国土资源执法监察档案包括违法案件查处档案、动态巡查档案等。（二）涉及国土资源管理的相关文件、资料1.国家及地方出台的有关国土资源管理的法律法规、政策文件。2.国土资源局制定的规范性文件、工作方案、会议纪要等。四、档案查询申请与受理（一）查询申请主体1.国土资源局内部工作人员因工作需要查询档案的，由所在部门提出申请，经部门负责人审核后提交档案管理部门。2.外部单位因工作需要查询国土资源档案的，应向国土资源局提交查询申请函，注明查询目的、查询内容等，并加盖单位公章。3.个人因涉及自身权益等原因需要查询国土资源档案的，应提交本人有效身份证件及查询申请，说明查询事项及理由。（二）申请材料要求1.填写完整的《国土资源局档案查询申请表》，包括申请单位或个人基本信息、查询目的、查询内容、联系人及联系方式等。2.提供相关证明材料内部工作人员查询需提供所在部门负责人签字的申请单。外部单位查询需提供单位介绍信、查询申请函及经办人有效身份证件。个人查询需提供本人有效身份证件及相关证明材料（如涉及土地权益的提供土地权属证明等）。（三）受理流程1.档案管理部门收到查询申请后，应在[X]个工作日内对申请材料进行审核。2.审核内容包括申请主体资格、申请材料完整性、查询目的合理性等。3.如申请材料齐全、符合要求，予以受理；如申请材料不齐全或不符合要求，应一次性告知申请人补充或更正材料。五、档案查询审核（一）审核内容1.查询目的合法性审核查询申请是否符合法律法规及国土资源管理工作需要，是否存在以不正当目的查询档案的情况。2.申请主体资格核实申请单位或个人是否具备查询资格，内部工作人员是否经所在部门授权，外部单位是否与国土资源管理工作相关且具有合法查询需求，个人查询是否与自身权益相关且提供了有效证明。3.查询内容相关性审查查询内容是否与申请目的相关，是否属于可查询范围。（二）审核方式1.书面审核对申请材料进行详细审查，对照档案查询制度及相关规定判断申请是否合规。2.实地核实对于涉及重大事项或存在疑问的查询申请，可进行实地核实，走访申请单位或个人，了解真实情况。3.征求意见对于涉及多部门或复杂业务的查询申请，征求相关业务部门意见，确保查询审核的准确性。（三）审核期限审核工作应在受理申请后的[X]个工作日内完成。特殊情况需要延长审核期限的，应告知申请人并说明理由，延长时间不得超过[X]个工作日。六、档案查询办理（一）查询方式1.现场查询申请人可到国土资源局档案管理部门指定的场所，在档案管理人员的监督下进行现场查询。2.复制查询对于申请人需要复制的档案资料，档案管理部门应按照规定提供复制服务，并加盖档案查询专用章。复制方式可采用纸质复印、电子扫描等。3.远程查询利用信息化手段，建立档案查询系统，实现部分档案信息的远程查询。申请人经授权后可通过网络查询相关档案信息，但需遵守系统操作规定和安全要求。（二）查询限制1.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案信息，严格按照国家保密法律法规进行管理，未经法定程序批准，不得查询。2.对于正在办理的国土资源行政案件涉及的档案，在案件办结前，根据案件办理需要限制查询范围，防止影响案件办理。（三）查询记录1.档案管理部门应对每一次档案查询进行详细记录，包括查询时间、查询申请人、查询内容、查询方式、查询结果等。2.查询记录应妥善保存，保存期限按照档案管理相关规定执行，以便日后查阅和监督。七、档案利用与归还（一）档案利用1.申请人应在规定的查询场所或按照指定方式利用档案，不得擅自将档案带离指定区域。2.利用档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.如需对档案进行摘录、引用，应经档案管理部门同意，并注明出处。（二）档案归还1.查询结束后，申请人应及时将所查询的档案资料归还档案管理部门。2.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究申请人责任。八、档案查询收费（一）收费标准1.对于国土资源局内部工作人员因工作需要查询档案的，不收取查询费用。2.外部单位查询档案的，按照国家及地方有关规定收取查询费用。收费标准应在档案管理部门显著位置公示。3.个人查询涉及自身权益的档案，如土地登记信息查询等，按照相关规定收取一定费用，收费标准应向社会公开。（二）收费方式1.申请人在提交查询申请时，应按照收费标准缴纳查询费用。2.档案管理部门收取查询费用后，应出具合法有效的收费票据。九、档案查询监督与责任追究（一）监督检查1.监督部门定期对档案查询工作进行检查，检查内容包括查询制度执行情况、查询申请受理与审核情况、查询办理情况、档案利用与归还情况等。2.不定期开展专项检查，针对档案查询工作中的重点环节和突出问题进行深入检查。（二）投诉举报处理1.设立档案查询投诉举报渠道，接受社会公众对档案查询工作的投诉举报。投诉举报渠道包括电话、邮箱等，并向社会公布。2.对收到的投诉举报，应及时进行调查核实，对于经查实的违规行为，依法依规进行处理，并将处理结果反馈投诉举报人。（三）责任追究1.对于违反档案查询制度的内部工作人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过等处分；造成严重后果的，依法依规追究法律责任。2.对