登记资料档案管理制度汇编

PAGE登记资料档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司登记资料档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类登记资料档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善登记资料档案管理制度。2.集中统一管理公司各类登记资料档案，包括收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和时效性。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中登记资料档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销登记过程中形成的各类文件、证照、表格等资料。2.公司各类合同、协议、章程等文件。3.公司内部管理文件、会议纪要、工作计划、总结等。4.公司业务活动中涉及的各类审批文件、报表、报告等。5.其他与公司业务相关的登记资料。（二）收集要求1.各部门应在业务活动结束后及时收集相关资料，并进行初步整理。2.收集的资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、类别等进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编制目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.去除档案资料中的金属物、破损页等，对纸张较大的资料进行折叠或裁剪，使其规格统一。4.对于电子文件，应按照分类要求进行命名和存储，建立电子档案索引。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案资料，应定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案资料的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，将档案资料按照分类要求进行归档，存入专门的档案库房或电子存储设备。（二）保管期限1.公司设立、变更、注销登记档案，长期保管。2.合同、协议等重要业务档案，根据其性质和重要程度确定保管期限，一般为10年至30年不等。3.内部管理文件、会议纪要等档案，保管期限为5年至10年。4.其他档案根据实际情况确定保管期限。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，并设置明显的标识，便于查找和管理。3.对纸质档案应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理相关手续。五、档案的查询与利用（一）查询流程1.公司内部人员因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、内容等信息。2.《档案查询申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对查询申请进行审核，审核通过后，为查询人员提供档案资料。4.查询人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应按照规定办理相关手续。（二）利用规定1.档案利用应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，不得泄露档案中的机密信息。2.档案利用仅限于公司内部工作需要，未经档案管理部门同意，不得将档案提供给外部单位或个人。3.利用档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和公司领导组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行综合评估。2.参考档案的利用情况，判断其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报公司领导批准。2.档案管理部门负责组织实施销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录应保存一定期限，以备查考。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务流程。2.工作认真负责，具有较强的保密意识和责任心。3.经过档案管理业务培训，取得相应的资格证书。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查询和利用等。2.对档案资料进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。3.及时更新档案管理系统，保证档案信息的准确性和时效性。4.参与档案的鉴定和销毁工作，提供专业意