某客运公司档案管理制度

PAGE某客运公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本客运公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本客运公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指公司在经营、管理、生产、科研等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定、修订和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并接受综合管理部门的业务指导。2.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案整理归档，确保档案的完整、准确。3.严格遵守档案借阅、保密等制度，确保本部门档案的安全。4.积极配合综合管理部门做好档案管理的各项工作，如档案清查、统计等。三、档案的分类与编号（一）分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.经营管理类：包括市场调研报告，营销策划方案，客户资料，合同协议，招投标文件，财务档案等。3.安全生产类：包括安全管理制度，安全检查记录，应急预案，事故处理档案等。4.运输业务类：包括客运线路规划，车辆调度记录，旅客运输合同，票务档案，车辆技术档案等。5.机务管理类：包括车辆维修保养记录，零部件更换记录，车辆技术档案，驾驶员培训档案等。6.服务质量类：包括服务投诉处理记录，服务质量考核档案，乘客满意度调查档案等。7.党群工作类：包括党组织建设文件，党员档案，工会活动记录，共青团工作档案等。（二）编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：根据档案分类，用两位字母表示档案类别，如“XG”表示行政管理类，“JY”表示经营管理类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示流水号，如“0001”。5.例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。3.涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门予以协助。4.员工离职时，应将个人保管的属于公司的档案全部移交所在部门兼职档案员。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、排序、编目、装订等工作。3.纸质档案应去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。（二）保管要求1.按照档案分类编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。4.做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司综合管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或公司分管领导按照权限进行审批。3.综合管理部门档案管理人员根据审批意见，提供档案供查阅人查阅，并做好查阅记录。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，需经档案管理人员同意，并办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得擅自公布、传播档案内容。2.因工作需要利用档案的，应在规定的时间内归还档案。如需延长使用时间，需办理续借手续。3.档案管理人员应对档案的查阅利用情况进行登记，定期统计分析，为公司决策提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策等具有长远保存价值的档案；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为15年以下。3.鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的价值进行全面评估，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，公司分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等内容。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案管理台账中。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，降低档案管理成本。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.数字化扫描应按照国家有关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、可读。3.扫描后的电子档案应进行分类、命名、存储，建立与纸质档案相对应的索引关系。（三）信息系统管理1.档案管理信息系统应具备档案录入、查