物料供应商遴选制度

文件名称物料供应商遴选制度文件编号GZBAR-SMP-18版/次X/X生效日期20XX-XX-XX页数X编制审核批准目的:规定物料供应商的遴选程序、准入标准和淘汰机制，对物料供应商进行评审和考核，实现规范化、动态化管理。从而优化和保障物料供应，确保物料质量和安全。范围：适用于原料和包材供应商的遴选、评审、考核和日常管理。职责权限：法定代表人/总经理：负责新供应商的准入批准。采购部：负责新供应商和新物料的开发和信息的收集；负责组织相关部门对供应商进行评审；负责供应商的考核和动态管理；负责《合格供应商一览表》的更新。质量安全负责人：负责新供应商和新物料的准入评审管理。质量部：负责供应商提供样品的检测和评估，负责供应商的评审和现场审核。定义：关键原料：指对产品安全和功效发挥起主要作用的成分，如防腐剂、防晒剂、着色剂、染发剂、祛斑美白成分、复配原料、动植物提取物、微生物提取物等。内包材：指直接接触化妆品内容物的包装材料，如瓶子、内盖、内塞、内垫片、吸管、泵头、膜布、膜袋等。制度内容：供应商的开发：采购部从专业杂志、展会、采购网站、现用供应商或客户介绍等渠道收集所需的供应商信息，经初步筛选确定意向供应商。采购部向意向供应商发出《物料供应商信息调查表》，以获取供应商公司性质、规模、注册金额，产能、价格、合法资质证明、质量管理体系认证等信息。采购部依据收集的供应商信息和资料，初步确定符合要求的供应商进行评审。供应商评审方式：A类供应商：提供关键原料的供应商，需进行样品评估、书面评审或现场审核。注：关键原料供应商如能提供本企业或所供应原料生产企业质量管理体系证明资料的，可不进行现场审核，如无法提供上述质量管理体系证明资料的需进行现场审核。B类供应商：提供普通原料和包材的供应商，需进行样品评估、书面评审。C类供应商：仪器设备、办公耗材等与产品无直接关联的物料或服务的提供商，无需评审，可直接采购。供应商书面评审：供应商资质评审：供应商营业执照、印刷许可证、质量管理体系认证证明、如属特种行业的必须具备国家认可的资质等。产品技术资料评审：拟采购物料的技术标准、检验方法、化学品安全技术说明书（MaterialSafetyDateSheet简称MSDS），质量安全相关信息文件（附件14）、第三方检验报告等资料。供应商样品评估：样品由质量部按双方约定认可的标准、检验方法进行检验，质量部无法自行检验的项目可委托受托生产企业进行检验；原料样品由受托生产企业打样测试，以评估样品是否满足配方设计需求；内包材样品需由质量部根据样品材质和形态评估是否适合灌装对应料体；样品检验及评估结果记录在《物料供应商评估记录表》。供应商现场审核：需进行现场审核的供应商由采购部和质量部分别对供应商产能、交期和质量管理体系进行现场审核，并进行评分；分数和不符合项记录在《供应商现场审核评分表》；评分在75分（含）以上者视为合格；评分高于60份或低于75分的需对供应商整改报告进行评审，评审通过后视为合格，评审不通过的视为不合格；评分低于60分的视为不合格，不予采用。供应商对审核发现的不符合项进行整改并提交整改报告，质量部对整改报告进行审核，必要时可进行现场验证。审核合格的供应商经质量安全负责人评审合格、法定代表人/总经理批准后纳入《合格供应商一览表》。采购部需对《合格供应商一览表》进行动态更新，新增或删减供应商及物料供应的，需及时更新《合格供应商一览表》并发布。供应商档案：采购部建立供应商档案，对供应商资质证明、书面评估资料、现场审核记录等资料进行归档保存。采购部定期对供应商档案信息进行维护和更新，确保供应商档案处于最新状态。索证索票：采购部需索取MSDS、出厂检验报告（COA）、送货单据和发票，对进口原料应索取报关单、检验检疫证明。供应商考核（阶段评审）：采购部建立供应商供货台账,如实记录购销信息,掌握其每批供货的质量、价格、交货期、服务等情况。同时主动了解供应商生产经营情况，关注是否存在可能影响原料质量安全的重大变化，并要求供应商在发生上述重大变化时主动告知。采购部每年至少进行一次供应商绩效考核，通过价格、产品质量、交货及时率、服务状况等方面对供应商进行考核评分，考核结果记录则《供应商绩效考核表》。按照考核评分结果对供应商进行分级，并根据分级对采购策略进行调整，对供应商进行动态管理。A级：考核评分≥90分，增加采购比例，新品支持；B级：考核评分75～89分，维持现有采购策略，正常供货；C级：考核评分60～74分，暂停新品采购，限期整改；D级：考核评分≤59分，淘汰或重新评审，寻找替代供应商。采购部结合化妆品行业法规，定期组织质量部门进行物料合规性评价，特别是国家禁用原料一律停止采购，评价结果记录在《原料合规性评价表》。供应商变更：新增物料或变更供应商，如拟新增或变更的供应商已在《合格供应商一览表》的，需按4.4进行样品评估；如拟新增或变更供应商不在《合格供应商一览表》的，需按4.1-4.5规定进行新供应商评审；供应商两年内无采购的，下次采购前需按4.1-4.5规定进行新供应商评审。如获知供应商生产条件发生重大变化时需对按4.1-4.5规定重新进行供应商评审，如评审不再符合要求的需终止合作，并对已购原料和涉及的产品进行风险评估，如证明存在质量安全风险的需立即采取隔离和召回措施。现场审核评分表评核项目评核内容设定分数明细(1)生产计划及交期控制1.生产流程组织制度5有制度并按制度执行5分有制度未执行3分无制度0分2.紧急订单的安排能力5一周内出货5分两周内出货3分三周内出货0分3.自动化设备使用状况5自动化生产5分半自动化生产3分纯手工生产0分(2)品质1.员工培训、经验及工作技能5员工经过培训有记录5分员工经过培训无记录3分员工未经过培训0分2.检验设备仪器、人员5有相关设备、人员5分无相关设备、人员0分3.原材料来源质量5原材料经过检验合格后使用5分原材料未检验0分4.物料管理及仓储管理5设置专区存放物料且管理有序5分无专区存放物料但管理有序3分无专区存放物料且管理无序0分5.制程控制5有专业质控5分无专业质控0分6.生产环境5环境整洁，符合行业要求5分生产环境不符合行业要求0分7.分包、委外加工管理5无委外5分有委外，但核心工序本厂完成3分全委外0分8.客户投诉处理5积极回复，三天内完成5分超过三天或不处理0分9.纠正/预防措施5有制度且有实操案例记录5分有制度无实操记录3分无制度0分10.质量管理体系整体评价20有质量管理体系且有效执行20分有制度未有效执行10分无制度0分(3)价格新厂商价格与现有厂商比较(现有购买单价/新厂买单价)*30=分数，如过往无同类型厂商可供比价，则按统一按30分计20超过三十20分等于三十10分未超三十0分定期考核评分表评核项目设定分数明细质量40产生退货一次扣5分产生挑选一次扣3分价格15明显高于市场平均价格扣10分小于等于市场平均价格不扣分交货及时30交货延迟一次扣3分造成停工待料一次扣5分服务15回复不及时，态度冷淡一次扣1分客户抱怨超过三天不处理一次扣5分相关文件：《物料审查制度》相关记录：《供应商信息调查表》《包材供应商评估记录表》《原料供应商评估记录表》《供应商现场审核评价表》《供应商绩效考核表》《合格供应商一览表》修订记录日期版本号修改内容编制人20XX-0X-XXA/0物料供应商信息调查表GZBAR-SMP-18-01A/0供应商类型□原料供应商□包材供应商□其他：基本概况企业名称企业地址电子邮箱企业网址联系人联系电话职工总数企业性质注册资金成立日期开户行银行帐户产品情况主导产品占总销售额比例其它产品占总销售额比例年能产量企业特长或优势是否有厂区、厂区面积：生产车间是否为洁净厂房是否有清洁、消毒管理规定是否有人员健康卫生管理规定质量体系是否有ISO900等质量管理体系认证证书是否能提供产品的材质说明、工艺简述和技术指标是否能提供相关产品的MSDS和COA技术能力是否可以按照甲方要求及时提供样品是否可以按照甲方要求提供的材料及时提供报价必要时是否能根据甲方产品要求提供相应的工艺建议仓储生产过程中的不合格品是否分开存放物料是否有明确的标示牌仓贮区内是否有防潮防虫措施销售情况主要客户市场定位高档（）中档（）低档（）其它（）备注请提供营业执照，质量管理体系证书或生产许可证（如有），并请在调查表上加盖公章回传。初审结论（注：以下内容由我司人员填写）评审意见初审评价或意见结论相关人员签字□合格□不合格采购部负责人：□合格□不合格质量安全负责人：□合格□不合格法定代表人/总经理：包材供应商评估记录表GZBAR-SMP-18-02A/0包材名称包材类型外包材□内包材供应商主要产品企业性质注册资金联系人联系电话生产地址部门项目评估内容评估结果备注采

购

初

评1经营资质（如营业执照、印刷许可证等）2可提供包材（如类型、材质、规格等）3结款条件（如现付、月结等）4供货周期（天、周、月）5样品及技术资料提供周期（天、周、月）6产品相对性价比（低、中、高）7内包材材质说明、工艺简述、技术指标8内包材符合国家强制标准的证明资料（如有）样品评估质量部评估结果：

评估人：完成日期：样品检测质量部检测结果：□合格□不合格

详见附页检验报告。

检验员：完成日期：采购部结论采购部负责人质量部结论质量安全负责人管理者结论法定代表人/总经理原料供应商评估记录表GZBAR-SMP-18-03A/0商品名标准中文

名称生产商生产地供应商联系地址联系人联系电话部门项目初评内容结果合

规

性

评

价项目评价内容结果采

购

初

评1经营资质（营业执照、质量管理体系证明）1是否在“已使用化妆品原料名称目录”2021版中□是□否2供货周期（天、周、月）2是否为禁用原料□是□否3行业口碑（优、中、差）3是否为限用物质（最大使用量）□是□否4质量检验报告（COA)4是否符合化妆品安全技术规范限用要求□是□否5安全技术说明书（MSDS）5是否含有风险物质，是否有风险物质符合性证明□是□否6原料质量安全相关信息文件（附件14）6是否为已注册或备案的的化妆品新原料□是□否7供应商或生产企业的质量管理体系证明文件（仅限关键原料）7是否提供原料的成分、技术指标、质量安全相关信息文件（附件14）□是□否样品评估质量部评估结论：

评估人：完成日期：样品检测样品检测结果：□合格□不合格

详见附页检验报告

评估人：完成日期：现场审核□非关键原料供应商，不需现场审核。

□属于关键原料供应商，已提供质量管理体系证明资料，无需现场审核。□属于关键原料供应商，且无法提供本企业或生产企业的质量管理体系证明资料，需进行现场审核。

现场审核结论：分，详见附页《供应商现场审核评分表》。采购结论采购部负责人质量评语质量安全负责人最终审批法定代表人/总经理供应商现场审核评分表GZBAR-SMP-18-04A/0供应商名称供应商地址联系人联系电话审核项目审核内容设定分数实际得分备注此栏为实地考察时填(1)生产1.生产流程组织制度52.紧急订单的安排能力53.设备支持和产能情况5(2)品质1.员工培训、经验及工作技能52.检验设备仪器、人员53.原材料来源及质量管理54.物料管理及仓储管理55.生产过程控制56.生产环境和人员卫生管理57.分包、委外加工管理58.客户投诉处理59.纠正/预防措施510.质量管理体系整体评价20(3)价格新厂商价格与现有厂商比较20不符合项描述结论综合评分：分审核员：供应商确认：采购部：质量部：法定代表人/总经理：供应商绩效考核表GZBAR-SMP-18-0