档案局效能建设八项制度

PAGE档案局效能建设八项制度一、总则（一）目的为进一步加强档案局效能建设，提高工作效率和服务质量，确保档案工作更好地服务于经济社会发展，依据相关法律法规和行业标准，特制定本八项制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员及档案局各项工作的开展。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及档案局的各项规章制度，确保各项工作合法合规进行。2.高效便民原则以提高工作效率、方便群众办事为出发点和落脚点，优化工作流程，减少办事环节，提升服务水平。3.公开透明原则各项工作程序、标准、结果等应向社会公开，接受群众监督，增强工作透明度。4.责任追究原则对违反本制度的行为，依法依规追究相关人员责任，确保制度的严肃性和权威性。二、岗位责任制（一）岗位设置与职责划分根据档案局工作职能和业务需求，合理设置各类岗位，明确各岗位的职责范围。具体岗位包括档案收集整理岗、档案保管利用岗、档案数字化岗、档案编研岗、综合管理岗等。1.档案收集整理岗负责接收、征集各类档案资料，对收集到的档案进行分类、整理、编目等工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.档案保管利用岗承担档案的安全保管任务，建立健全档案保管制度，做好档案库房的日常管理；负责档案的查阅、借阅、复制等利用服务工作，为社会各界提供优质高效的档案利用服务。3.档案数字化岗制定档案数字化工作计划，组织实施档案数字化工作，包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储备份等，提高档案信息资源的开发利用效率。4.档案编研岗开展档案编研工作，深入挖掘档案信息资源，编写档案参考资料、大事记、专题汇编等，为社会提供有价值的编研成果。5.综合管理岗负责档案局的行政管理、后勤保障、人事劳资、财务核算等综合事务管理工作，确保档案局各项工作的正常运转。（二）岗位职责要求1.政治素质过硬热爱档案事业，具有较强的政治意识、大局意识、责任意识，坚决贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策。2.业务能力精湛熟悉档案管理业务知识和技能，具备相应的计算机操作、信息处理、编研写作等能力，能够熟练完成本职工作任务。3.工作作风严谨对待工作认真负责，严谨细致，严格遵守工作纪律和保密制度，确保档案工作的质量和安全。4.服务意识良好树立以人民为中心的服务理念，热情接待档案利用者，耐心解答问题，积极主动为群众提供优质服务。（三）责任追究1.工作人员因故意或重大过失，未履行岗位职责，导致档案工作出现失误或造成不良影响的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.因工作失职造成档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，依法依规追究相关人员的法律责任。三、首问负责制（一）定义首问负责制是指群众到档案局办事或咨询时，首位接待的工作人员应负责解答、办理或引导、协调相关事项，直至问题得到解决的制度。（二）首问责任人职责1.热情接待首问责任人要主动热情接待办事群众，耐心倾听群众诉求，不得推诿、敷衍、拖延。2.认真解答对群众提出的问题，首问责任人应认真给予解答，能够当场答复的，要当场予以答复；不能当场答复的，要明确告知群众答复时间，并在承诺时间内予以回复。3.积极办理属于首问责任人职责范围内的事项，要及时办理；不属于职责范围的，要主动引导群众到相关科室或岗位，并做好交接工作。4.跟踪协调对群众反映的复杂问题或涉及多个科室的事项，首问责任人要负责跟踪协调，确保问题得到妥善解决。（三）工作流程1.群众来访群众到档案局办事或咨询，首问责任人应主动询问群众需求，并做好记录。2.问题解答首问责任人根据群众问题，能当场解答的，直接给予答复；不能当场解答的，填写《首问负责制登记表》，注明问题内容、承诺答复时间等，交科室负责人处理。3.办理事项属于首问责任人职责范围内的事项，按照规定程序及时办理；不属于职责范围的，引导群众到相关科室，并向接收科室介绍情况。4.跟踪反馈首问责任人对交办事项进行跟踪，督促相关科室及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给群众。（四）责任追究1.首问责任人违反首问负责制，对群众态度冷漠、推诿扯皮、故意刁难的，给予批评教育；情节严重的，给予相应的纪律处分。2.因首问责任人未履行职责，导致群众投诉或造成不良影响的，视情节轻重追究首问责任人及相关人员的责任。四、限时办结制（一）适用范围限时办结制适用于档案局各类行政审批、公共服务、业务办理等事项。（二）办理时限规定1.档案查阅借阅对手续齐全、符合规定的档案查阅借阅申请，一般应在[X]个工作日内办结；特殊情况需要延长的，应向申请人说明原因，并在[X]个工作日内办结。2.档案接收征集接收征集档案资料时，对符合要求的，应在[X]个工作日内完成接收征集手续；需要补充材料的，应一次性告知申请人，待材料补齐后在[X]个工作日内办结。3.档案整理编目档案整理编目工作应按照相关标准和规范，在规定时间内完成。一般档案整理编目任务应在[X]个工作日内完成，大型档案整理编目项目根据实际情况确定合理的办结时限。4.档案数字化项目档案数字化项目应根据项目规模和要求，制定详细的工作计划和时间表。一般数字化项目应在[X]个工作日内完成扫描、图像处理等主要环节，数据挂接、存储备份等工作应在[X]个工作日内完成。5.行政审批事项档案局涉及的行政审批事项，应严格按照法定时限和承诺时限办理。对受理的行政审批申请，能当场作出决定的，当场作出决定；不能当场作出决定的，应在[X]个工作日内作出审批决定；特殊情况需要延长的，经批准后可延长[X]个工作日，并向申请人说明原因。（三）工作流程1.受理申请工作人员收到办事群众的申请材料后，应及时进行受理登记，对申请材料进行初审，不符合要求的，一次性告知申请人需要补充的材料。2.审核办理承办科室按照职责分工对申请事项进行审核办理，涉及多个科室的，由牵头科室负责协调。在办理过程中，应及时与申请人沟通，了解办理进展情况。3.限时办结承办科室应在规定时限内完成办理任务，并将办理结果及时反馈给申请人。对需要送达书面决定的，应在规定时间内送达。4.跟踪监督办公室负责对限时办结制执行情况进行跟踪监督，定期对各科室办理事项的时限执行情况进行检查，对未按时办结的事项进行督促整改。（四）责任追究1.因工作人员故意拖延、推诿等原因，未在规定时限内办结事项的，给予批评教育；情节严重的，给予相应的纪律处分。2.因未按时办结事项，给群众造成损失的，应依法依规承担赔偿责任。五、服务承诺制（一）服务承诺内容1.热情服务工作人员对待办事群众要热情主动，态度和蔼，使用文明规范的语言，耐心解答问题，不得生硬冷漠、敷衍塞责。2.高效服务优化工作流程，提高工作效率，确保各类事项在规定时限内办结，为群众提供便捷高效的服务。3.优质服务不断提升服务质量，以优质的服务态度、专业的业务水平，满足群众对档案工作的需求，为群众提供满意的服务。4.依法服务严格遵守国家法律法规和档案局的各项规章制度，依法依规办理各项业务，做到公正、公平、公开。5.廉洁服务工作人员要廉洁自律，严禁利用职务之便谋取私利，不得接受办事群众的礼品、宴请等，自觉维护档案局的良好形象。（二）服务承诺公开1.通过档案局官方网站、政务公开栏等渠道，向社会公开服务承诺内容，包括服务事项、办理流程、办理时限、监督电话等，方便群众查询和监督。2.在档案局办事大厅显著位置设置服务承诺公示牌，将服务承诺内容向办事群众公开，接受群众监督。（三）监督与考核1.设立监督电话和意见箱，接受群众的投诉和建议。对群众反映的问题，要及时进行调查处理，并将处理结果反馈给群众。2.定期对服务承诺制执行情况进行考核评估，将考核结果与工作人员的绩效挂钩，对违反服务承诺的行为进行严肃处理。（四）责任追究1.工作人员违反服务承诺制，受到群众投诉并经查实的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.因违反服务承诺制，给档案局造成不良影响的，要追究相关人员的责任，并采取有效措施进行整改，挽回影响。六、政务公开制（一）公开内容1.档案局工作职责、内设机构、人员分工等基本信息。2.档案管理法律法规、政策文件、业务标准和规范。3.档案接收征集范围、程序和要求。4.档案查阅借阅、利用服务的办理流程、所需材料、收费标准等。5.档案数字化项目建设情况、进展和成果。6.档案局年度工作计划、工作总结、工作动态等。7.其他应向社会公开的档案工作信息。（二）公开方式1.档案局官方网站设立政务公开专栏，及时发布各类公开信息，方便群众查询。2.《档案信息》刊物定期编印《档案信息》刊物，向社会各界发放，宣传档案工作政策法规、工作动态等信息。3.政务公开栏在档案局办公场所设置政务公开栏，张贴重要公开信息，便于群众了解。4.新闻媒体通过报纸、电视台、电台等新闻媒体，及时宣传报道档案局的重要工作和活动，扩大档案工作的社会影响力。（三）公开程序1.信息收集整理各科室负责收集本科室应公开的信息，进行整理后报办公室。2.审核把关办公室对收集到的公开信息进行审核，确保信息内容真实、准确、完整，符合公开要求。3.发布公开经审核后的公开信息，按照规定的公开方式及时发布公开。（四）监督与保障1.设立政务公开监督电话，接受群众对政务公开工作的监督和投诉。对群众反映的问题，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给群众。2.定期对政务公开工作进行检查评估，不断完善政务公开制度和工作机制，提高政务公开工作水平。七、效能投诉处理制（一）投诉受理范围1.对档案局工作人员在工作中存在的态度冷漠、推诿扯皮、故意刁难等行为的投诉。2.对档案局办事效率低下，未在规定时限内办结事项的投诉。3.对档案局服务质量不高，未达到服务承诺要求的投诉。4.对档案局政务公开不及时、不全面、不准确的投诉。5.其他涉及档案局效能建设方面的投诉。（二）投诉处理流程1.投诉受理设立专门的效能投诉电话和邮箱，安排专人负责受理群众投诉。对群众的投诉，要认真做好记录，详细了解投诉内容和诉求。2.调查核实接到投诉后，及时对投诉事项进行调查核实。通过查阅资料、走访当事人、实地查看等方式，全面了解情况，收集相关证据。3.提出处理意见根据调查核实情况，提出具体的处理意见。对事实清楚、证据确凿的投诉事项，依法依规作出处理决定；对情况复杂的投诉事项，组织相关人员进行研究讨论，提出处理建议。4.反馈处理结果将处理结果及时反馈给投诉人，并做好解释说明工作。投诉人对处理结果不满意的，要认