市医院会计档案制度汇编

PAGE市医院会计档案制度汇编一、总则（一）目的为了加强市医院会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规，结合市医院实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于市医院各科室及所属部门的会计档案管理工作。（三）定义本制度汇编所称会计档案，是指市医院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映医院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的日常整理、装订、保管等工作，确保会计档案的完整性和准确性。按照规定的期限和要求，编制会计档案保管清册、移交清册和销毁清册。组织开展会计档案的利用工作，为医院的财务管理和决策提供支持。2.档案管理部门职责负责指导财务部门做好会计档案的整理、分类、编号等工作，确保会计档案符合档案管理要求。接收财务部门移交的会计档案，进行统一保管，并建立会计档案查阅、借阅登记制度。对到期需要销毁的会计档案进行鉴定，并按照规定程序组织销毁。3.其他部门职责各科室及所属部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，及时将涉及会计核算的资料移交财务部门，确保会计档案的及时收集和完整。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记医院全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.其他辅助性账簿，如备查账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对医院一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映医院银行账户资金收支情况的书面证明。3.会计档案保管清册、移交清册和销毁清册，记录会计档案的保管、移交和销毁情况。4.会计电算化数据备份，包括年度账套备份、月度数据备份等，确保电子会计档案的安全性和可恢复性。5.其他应当保存的会计核算专业资料，如纳税申报表、税务审计报告等。三、会计档案的整理（一）整理原则会计档案应按照形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，遵循真实性、完整性、系统性和便于利用的原则。（二）整理要求1.会计凭证整理原始凭证应按照经济业务发生的时间顺序排列，同类原始凭证应粘贴在同一张记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。记账凭证应按照编号顺序排列，检查编号是否连续，有无缺号、重号现象。整理后的会计凭证应折叠整齐，并在左上角装订成册，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.会计账簿整理总账、明细账应按照账页顺序排列，检查账页是否齐全，有无空白页、跳行现象。日记账应按照日期顺序排列，如有更换账页，应将旧账页与新账页一并整理。整理后的会计账簿应加装封面、封底，并在封面上注明账簿名称、年度、册数等信息。3.财务会计报告整理月度、季度、年度财务报表应按照时间顺序排列，检查报表是否齐全，有无漏编、漏报现象。会计报表附注和财务情况说明书应与相应的财务报表一并整理。整理后的财务会计报告应加装封面、封底，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。4.其他会计资料整理银行存款余额调节表、银行对账单等应按照时间顺序排列，并与相关会计凭证、账簿进行核对。会计档案保管清册、移交清册和销毁清册应单独整理成册，并注明编制日期、编制人员等信息。会计电算化数据备份应按照备份时间顺序排列，并注明备份内容、备份介质等信息。（三）编号与标识1.会计档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。2.编号方法可采用年度+类别+顺序号的方式，如“2023年会计凭证001号”“2023年总账001册”等。3.对于电子会计档案，应在存储介质上标注档案名称、编号、存储日期等信息，并建立电子会计档案目录，注明档案的存储位置、内容摘要等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿的保管期限为30年。2.财务会计报告中，月度、季度财务报表的保管期限为10年，年度财务会计报告及其他应当永久保存的会计资料的保管期限为永久。3.银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计资料保管期限为10年。（二）保管要求1.纸质会计档案保管应配备专用的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。会计档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和调阅。定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制。2.电子会计档案保管应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质或光盘等存储介质存储电子会计档案，并定期进行备份，备份应异地存放。对电子会计档案应建立严格的访问控制制度，设置不同的用户权限，防止电子会计档案被篡改或泄露。定期对电子会计档案进行检测和维护，确保存储介质的安全性和可靠性。如发现电子会计档案有损坏、丢失等情况，应及时进行修复或恢复。（三）保管地点变更会计档案保管地点如需变更，应经医院领导批准，并办理档案移交手续。档案移交时，应编制档案移交清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，交接双方应签字确认。五、会计档案的利用（一）查阅与借阅1.内部查阅医院内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照申请表的内容提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。2.外部查阅外单位因工作需要查阅医院会计档案时，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经医院财务部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.借阅医院内部人员因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和财务部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理部门应按照申请表的内容提供相应会计档案，并在借阅人归还档案时进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（二）复制与摘录因工作需要复制或摘录会计档案时，应填写《会计档案复制（摘录）申请表》，注明复制或摘录的内容、用途、份数等信息，经所在部门负责人和财务部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制或摘录手续。档案管理部门应按照申请表的内容进行复制或摘录，并在复制件或摘录件上加盖档案管理专用章。（三）利用登记档案管理部门应对会计档案的查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用内容、利用方式等信息。登记应及时、准确、完整，以便于对会计档案的利用情况进行统计和分析。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.医院应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，成立由财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成的会计档案鉴定小组，负责会计档案的鉴定工作。2.鉴定小组应按照国家有关法律法规和本制度汇编的规定，对会计档案的保管期限、内容完整性、价值等进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的会计档案，可以继续保管；对确无保存价值的会计档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.编制销毁清册对拟销毁的会计档案，档案管理部门应编制《会计档案销毁清册》，注明会计档案的名称、编号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。销毁清册应经鉴定小组审核，并由医院负责人签署意见。2.销毁实施经医院负责人批准后，档案管理部门应会同财务部门共同组织会计档案的销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签名或盖章，并注明销毁日期。3.销毁记录销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁清册、销毁记录等资料整理归档，永久保存。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销