档案馆机关内部工作制度

PAGE档案馆机关内部工作制度一、总则（一）目的为加强档案馆机关内部管理，规范工作流程，提高工作效率，确保档案管理工作的科学性、系统性、规范性，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆机关全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案安全保密工作，采取有效措施防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.高效服务原则：以服务为宗旨，优化工作流程，提高工作效率，为档案利用者提供优质、高效的服务。4.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理水平。二、档案收集制度（一）收集范围1.本馆形成的各类文件、资料、记录、图表、声像等档案材料。2.上级机关下发的与本馆工作相关的文件、指示、通知等。3.下级单位报送的重要文件、报表、总结等。4.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整、准确地收集到馆。2.收集的档案材料应符合档案整理的基本要求，字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）收集程序1.各部门在工作过程中形成的档案材料，应定期整理后移交至馆综合档案室。2.上级机关下发的文件，由办公室负责收集，并及时移交至综合档案室。3.下级单位报送的档案材料，由相关业务部门负责审核后移交至综合档案室。4.综合档案室对接收的档案材料进行核对、登记，确保档案材料的完整性和准确性。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（二）分类标准1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.机构：按照本馆内部机构设置进行分类。4.保管期限：根据档案的保存价值，分为永久、长期、短期三种。（三）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等工作。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，确保档案信息的准确和完整。3.对电子档案进行元数据采集和整理，建立电子档案数据库。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防盗防、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备。3.档案库房应与办公区域分开，实行专人管理。（二）档案存放1.根据档案的分类和编号，按照顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。（三）库房管理1.严格控制库房温度和湿度，温度保持在14℃24℃之间，湿度保持在45%60%之间。2.定期对库房进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.做好库房清洁卫生工作，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。4.严禁在库房内吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。五、档案利用制度（一）利用范围1.本馆工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本馆负责人批准。3.公民因个人需要查阅与其自身相关的档案，须持有效身份证件，经本馆审核同意后查阅。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等。2.本馆工作人员查阅档案，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。3.外单位查阅档案，须持单位介绍信，经本馆负责人批准后，由综合档案室工作人员陪同查阅。4.公民查阅档案，须经本馆审核同意后，在指定地点查阅。5.查阅档案应在规定的时间内归还，如需复印或摘录档案内容，须经本馆负责人批准。（三）利用登记1.综合档案室工作人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定制度（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由馆领导、业务骨干等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本馆实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，形成鉴定意见。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。3.经馆领导审批后，对拟销毁的档案进行销毁，并做好销毁记录。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的数量、年度新增档案数量等。2.档案利用情况统计，包括查阅人次、查阅档案数量、利用效果等。3.档案整理情况统计，包括整理档案数量、整理时间等。4.档案保管情况统计，包括库房温湿度、设施设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案信息进行自动化统计分析。3.定期对统计数据进行审核和分析，确保统计数据的准确性和可靠性。（三）统计报表1.每月、每季度、每年编制档案统计报表，向上级主管部门和本馆领导报送。2.统计报表应内容完整、数据准确、分析合理，为档案管理决策提供依据。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.按照规划要求，逐步推进档案管理信息化系统的建设和升级。（二）数据管理1.建立档案数据库，对档案信息进行集中存储和管理。2.加强对档案数据的录入、审核、维护等工作，确保数据的准确性和完整性。3.定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全1.建立健全档案信息化系统安全管理制度，加强安全防护措施。2.采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，保障系统安全运行。3.定期对系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（四）人员培训1.加强对档案工作人员的信息化培训，提高其业务水平和操作技能。2.定期组织信息化培训和学习交流活动，不断更新知识结构，适应档案信息化发展的需要。九、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息。2.档案管理过程中形成的各类文件、资料、记录等。（二）保密措施1.加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案库房、查阅场所进行安全保密管理检查，防止档案信息泄露。3.严格控制档案查阅范围，对涉及保密内容的档案，实行专人专管。4.对档案数字化过程中的信息安全进行严格管理，防止数据泄露。（三）责任追究1.对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、