档案保管室规范管理制度

PAGE档案保管室规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案保管室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规范管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案保管、查阅、借阅等方面的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案保管室对各类档案进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项业务活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，为公司各部门及员工提供方便快捷的档案查阅和借阅服务。二、档案保管室职责（一）档案收集1.负责制定档案收集范围和标准，明确各部门应归档的文件材料种类、内容和时间要求。2.定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集工作的顺利进行。3.主动收集公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.对纸质档案进行装订、编页、装盒等加工处理，对电子档案进行格式转换、存储等管理工作。3.建立档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，方便档案的查找和利用。（三）档案保管1.配备符合档案保管要求的库房，确保库房温湿度、防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等条件符合标准。2.对档案进行科学存放，按照类别、年度、保管期限等进行排列上架，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。（四）档案查阅与借阅1.制定档案查阅和借阅制度，明确查阅和借阅的范围、程序、审批权限等。2.为查阅和借阅档案的人员提供必要的场所和设备，确保查阅和借阅工作的顺利进行。3.对查阅和借阅档案的情况进行登记，记录查阅和借阅的时间、人员、内容等信息。4.督促查阅和借阅人员按时归还档案，对逾期未还的档案进行催还和处理。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案提出销毁意见。2.组织档案鉴定小组，对拟销毁档案进行审核，确保销毁档案的准确性和合法性。3.按照规定的程序对销毁档案进行登记、造册，经审批后实施销毁，并留存相关记录。（六）档案统计与上报1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映公司档案工作的基本情况和发展动态。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司行政公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.财务档案类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案类：根据公司业务特点，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、物资采购档案等。4.工程档案类：包括工程项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。5.声像档案类：包括公司重大活动照片、录像、录音等。6.电子档案类：包括公司各类电子文件、数据库等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：暂定为公司名称的首字母缩写。3.目录号：根据档案分类设置，如行政档案类为“XZ”，财务档案类为“CW”等。4.案卷号：按年度和类别顺序编制，每年从“001”开始。5.件号：在案卷内按文件排列顺序编制。四、档案收集与整理（一）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和标准，及时将本部门形成的文件材料收集齐全、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，纸张应符合档案保存要求。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（二）档案整理流程1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管（一）库房管理1.档案保管室应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4;%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施，如灭火器、防盗门、防虫药品、除湿机、吸尘器、挡鼠板等。3.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。4.定期对库房设施进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行科学存放，排列上架，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案架应标注清晰的标识，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案清点与核对1.每年定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完整。2.清点核对时，应逐卷、逐件进行检查，发现问题及时记录并查明原因。3.对档案的破损、褪色等情况进行详细记录，并及时采取修复和复制等措施。六、档案查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅和借阅与其工作相关的档案。2.外单位人员因特殊原因需要查阅和借阅公司档案的，须经公司领导批准。（二）查阅与借阅程序1.申请：查阅和借阅档案的人员应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅和借阅的档案名称、内容、用途、期限等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案保管室负责人审批。涉及公司机密的档案，须经公司分管领导审批。3.查阅与借阅：档案保管室根据审批意见，为查阅和借阅人员提供档案，并办理查阅和借阅登记手续。查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管室。借阅人员应按时归还档案，如需延期，须办理续借手续。（三）查阅与借阅登记1.档案保管室应建立档案查阅和借阅登记簿，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.查阅和借阅登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.鉴定工作应充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案保管室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案及保管期限。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析档案内容与公司业务活动的关系，判断其重要性和必要性。3.参考档案的形成时间、来源、载体等因素，综合评估其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见，报公司领导批准。2.档案保管室按照批准的销毁清单，对销毁档案进行登记、造册。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁记录存档。八、档案统计与上报（一）统计内容1.档案收进情况：包括档案数量、种类、来源等。2.档案整理情况：包括整理的档案数量、类别、质量等。3.档案保管情况：包括库房设施状况、档案存放情况、清点核对结果等。4.档案利用情况：包括查阅和借阅的档案数量、人员、内容、期限等。5.档案鉴定与销毁情况：包括鉴定档案数量、保管期限调整情况、销毁档案数量等。（二）统计报表1.档案保管室应定期编制档案统计报表，如《档案收进情况统计表》、《档案整理情况统计表》、《档案利用情况统计表》等。2.统计报表应数据准确、内容完整、格式规范，经档案保管室负责人审核后上报。（三）上报要求及时间1.统计报表应按时上报上级主管部门，不得延误。2.上报的统计报表应附简要的文字说明，对数据变化情况进行分析和解释。九、档案安全与保密（一）安全管理1.档案保管室应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施，确保档案的安全。2.工作人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自离岗，严禁无关人员进入档案保管室。3.定期对档案保管室的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。4.发生档案安全事故时，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。2.档案保管室工作人员应签订保密协议，