工信局档案管理三合一制度

PAGE工信局档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强工信局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工信局机关各科室、直属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则。本局档案由局办公室统一管理，各科室、直属事业单位应指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的集中统一。2.真实性原则。档案应如实反映本局各项工作的开展情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集本局在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。严格按照国家档案管理的法律法规和行业标准进行档案管理工作，确保档案整理、保管、利用等环节规范有序。二、档案管理职责分工（一）办公室职责1.负责制定和完善本局档案管理制度，并组织实施。2.指导各科室、直属事业单位的档案管理工作，对档案管理人员进行业务培训。3.集中管理本局各类档案，做好档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管等工作。4.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。6.负责档案库房的管理，确保档案库房的安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。（二）各科室、直属事业单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的档案材料的收集、整理和初步分类，并定期移交局办公室。2.明确一名档案管理人员，负责本科室、本单位档案管理的日常工作，确保档案材料的及时收集和妥善保管。3.协助局办公室做好档案的查阅、利用等工作，按照要求提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类政策文件、规划、计划、总结、报告等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展的各项业务活动中形成的文件材料，如项目申报、审批、验收文件，调研材料，统计报表等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。6.本局干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。7.本局财务工作中形成的凭证、账簿、报表等。8.本局组织的各类培训、学习、考察等活动的文件材料。9.本局获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。10.其他与本局工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位应在工作结束后及时收集整理档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，严禁使用铅笔、圆珠笔书写，如有破损或褪色应及时修复或复制。3.对电子文件应进行备份，确保电子文件的可读性和完整性。备份存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的门类和载体进行分类，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。文书档案可按年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案可按项目进行分类；会计档案可按年度类别进行分类；人事档案按干部职工个人进行整理。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，确保档案材料的有序排列和准确标识。4.装订档案时应拆除金属物，采用线装或胶装方式，保持档案整齐美观。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，并符合国家有关档案库房建设的标准。2.库房内应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品、防鼠器材等。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理编目区、查阅利用区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案上架1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.上架的档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放或倒置。3.对电子档案应建立存储系统，按照电子档案的分类进行存储，确保电子档案的安全和可检索性。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对库房进行检查，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。3.做好库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时调整库房环境，确保档案库房的温湿度符合国家规定的标准。一般情况下，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.加强对档案库房的安全防范，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。严禁在库房内吸烟、使用明火，定期检查消防器材的有效性；安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全；定期投放防虫药品、放置防鼠器材，防止档案受到虫蛀、鼠咬。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应坚持全面的历史观点，从维护历史真实面貌出发，准确判定档案的价值，确保档案的完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室、直属事业单位档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对本局档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对已超过保管期限的档案进行鉴定，根据档案的重要性、完整性、利用价值等因素，确定档案的存毁。2.对保管期限内但已失去保存价值的档案，如重复文件、无查考利用价值的文件等，也应进行鉴定。3.对涉及本局重要工作、重大事件、核心业务等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出初步鉴定意见。2.对初步鉴定意见进行集体讨论，形成最终鉴定结论。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经局领导审批后进行销毁。（五）销毁方法1.档案销毁应采用安全、保密的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行现场监督，确保销毁彻底。2.销毁清册应永久保存，作为档案鉴定工作的重要记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局保管的各类档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.外单位查阅本局档案，应提前向局办公室提交查阅申请函，注明查阅单位、查阅目的、查阅档案范围等内容，经局领导批准后，方可查阅。查阅时，应在局办公室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用服务1.局办公室应积极为档案利用者提供优质服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。2.对涉及本局重要工作、敏感信息等方面的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，确保档案信息安全。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和规律，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化。对本局保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。2.档案管理系统建设。开发或选用适合本局档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、编目、保管、查阅、利用等环节的信息化管理。3.数据安全管理。加强对档案信息化管理系统的数据安全保护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员