档案室销毁管理制度范本

PAGE档案室销毁管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案信息的安全与保密，规范档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构产生的各类档案的销毁管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须符合国家法律法规及相关政策要求，确保销毁行为的合法性。2.安全性原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全措施，防止档案信息的泄露、丢失或被非法利用。3.规范性原则：严格按照规定的程序和方法进行档案销毁操作，确保销毁工作的规范性和准确性。4.可追溯性原则：对档案销毁的全过程进行记录，以便于查询和追溯，确保销毁工作的真实性和完整性。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员、法务人员等。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和评估。（二）鉴定标准1.时效性标准：根据档案的形成时间和保存期限，判断档案是否已超过规定的保管期限。2.重要性标准：依据档案内容对公司业务活动、决策、权益等方面的重要程度，评估档案是否仍具有保存价值。对于涉及公司核心业务、重大决策、知识产权、财务审计等重要事项的档案，应适当延长保管期限。一般性业务文件且已过保管期限，经鉴定确无保存价值的，可考虑销毁。3.保密性标准：审查档案内容是否涉及公司商业秘密、敏感信息等，对于仍需保密的档案，不得进行销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：各部门档案管理人员定期对本部门保管的档案进行清查，按照鉴定标准，初步筛选出拟销毁的档案清单，并提交至档案管理部门。2.集中鉴定：档案管理部门收到各部门提交的拟销毁档案清单后，组织鉴定工作小组进行集中鉴定。鉴定工作小组应逐份审查档案，根据鉴定标准做出是否销毁的决定，并在档案清单上签署意见。对于存在疑问或争议的档案，应进行进一步的调查核实或组织相关部门进行讨论。3.结果公示：鉴定工作结束后，档案管理部门将拟销毁档案清单及鉴定结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，任何部门或个人如有异议，可向档案管理部门提出书面意见，档案管理部门应及时进行复查和处理。三、销毁审批（一）审批流程1.部门申请：经鉴定确需销毁的档案，由档案所在部门填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门审核：档案管理部门对《档案销毁申请表》进行审核，核实档案的鉴定情况及相关信息的准确性。审核通过后，在申请表上签署意见，并提交至公司分管领导审批。3.分管领导审批：公司分管领导对《档案销毁申请表》进行审批，根据档案的重要性和敏感性，做出是否同意销毁的决定。对于涉及重要事项或敏感信息的档案销毁申请，分管领导应组织相关部门进行专题研究后再行审批。4.主要领导批准：对于经过分管领导审批同意销毁的档案，如涉及公司核心业务、重大决策、财务审计等重要领域的档案，还需报公司主要领导批准。主要领导批准后，方可进行档案销毁操作。（二）审批文件留存档案管理部门应将经过审批的《档案销毁申请表》及相关审批文件进行妥善留存，作为档案销毁工作的重要依据和记录，保存期限为[X]年。四、销毁实施（一）销毁方式选择根据档案的载体形式、数量及保密要求等因素，选择合适的销毁方式。1.纸质档案：对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。粉碎后的纸浆应达到无法恢复原状的程度；焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，并确保焚烧彻底，防止残留信息泄露。2.电子档案：电子档案应采用专业的数据擦除软件进行多次覆盖擦除，确保数据无法恢复。擦除后的存储介质可进行物理销毁，如粉碎、消磁等。3.其他载体档案：对于光盘、磁带等其他载体档案，可参照电子档案的销毁方式进行处理。（二）销毁操作流程1.制定销毁计划：档案管理部门根据审批通过的档案销毁清单，制定详细的销毁计划，明确销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁计划应提前报公司分管领导备案。2.组织销毁实施：按照销毁计划，由档案管理部门组织相关人员实施档案销毁操作。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作按照规定的程序和方法进行。3.现场记录：销毁现场应安排专人进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式、参与人员等信息。记录应采用书面形式，并由参与销毁人员签字确认。记录文件应作为档案销毁工作的重要凭证，与《档案销毁申请表》等相关文件一并留存。（三）销毁过程中的安全保障1.人员安全：在销毁现场，应配备必要的安全防护设备，如防护手套、口罩等，确保参与销毁人员的人身安全。对于采用焚烧方式销毁档案的，应严格遵守消防安全规定，防止火灾事故发生。2.信息安全：在档案销毁过程中，要采取有效的措施防止档案信息的泄露。对于电子档案的销毁，应确保数据擦除彻底，防止数据恢复；对于纸质档案的粉碎或焚烧，应在封闭环境中进行，防止档案碎片被非法获取。五、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门应定期对档案销毁工作进行自查，检查销毁计划的执行情况、销毁操作的规范性、现场记录的完整性等。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告公司分管领导。2.内部审计监督：公司内部审计部门应定期对档案销毁工作进行审计监督，检查档案销毁工作是否符合公司规定的程序和标准，是否存在违规操作或信息泄露等问题。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.法律法规监督：档案销毁工作应接受国家相关法律法规及监管部门的监督检查。公司应严格遵守法律法规要求，确保档案销毁工作的合法性和规范性。2.行业自律监督：公司应积极参与行业自律组织，接受行业内部的监督和指导。通过与同行业企业的交流与合作，不断完善档案销毁管理制度，提高档案管理水平。六、档案销毁记录与存档（一）记录内容档案销毁记录应包括以下内容：1.档案销毁申请表：详细记录档案名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因、申请部门等信息。2.鉴定报告：记录档案鉴定工作小组对拟销毁档案的鉴定意见和结果。3.审批文件：包括分管领导、主要领导的审批意见及相关批示文件。4.销毁计划：明确销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。5.现场记录：记录销毁过程中的具体情况，如销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式、参与人员签字等。6.销毁证明材料：如焚烧记录、粉碎后的纸浆样本、数据擦除报告等，作为档案已被彻底销毁的证明。（二）存档要求档案销毁记录应按照档案管理的相关规定进行整理和归档，保存期限为[X]年。存档文件应确保真实、完整、有效，便于查询和追溯。档案管理部门应建立专门的档案销毁记录档案