山东实物档案数字化制度

PAGE山东实物档案数字化制度一、总则（一）目的为加强山东实物档案的管理，有效保护和利用实物档案资源，适应信息化发展要求，规范实物档案数字化工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东境内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织的实物档案数字化工作。（三）基本原则1.真实性原则实物档案数字化应确保数字化成果与原始实物档案内容一致，真实反映实物档案的原貌和历史信息。2.完整性原则全面涵盖各类实物档案，保证数字化过程中不遗漏重要信息，确保数字化成果的完整性。3.安全性原则采取有效措施保障实物档案数字化过程中的信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化流程、格式和质量要求，确保数字化成果的规范性和一致性。二、实物档案定义与分类（一）定义实物档案是指机关单位在各项活动中形成的，具有保存价值的，以物质实体形态存在的各种载体的历史记录。（二）分类1.荣誉类包括各类奖杯、奖牌、奖状、荣誉证书等。2.证件类如工作证、代表证、会员证、毕业证、学位证等。3.印章类各级各类印章、印模等。4.题词类领导、名人的题词、字画等。5.徽章类单位徽章、纪念章、奖章等。6.票据类重要的财务票据、合同票据等。7.其他类具有特殊意义和保存价值的实物，如特殊时期的文件、照片、录音录像资料等相关实物载体。三、实物档案数字化流程（一）档案收集与整理1.实物档案的收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保各类实物档案及时纳入管理。2.对收集到的实物档案进行整理，按照分类标准进行分类、编号、登记，建立实物档案目录清单。（二）数字化前处理1.对实物档案进行清洁、修复、去污等处理，确保实物档案的外观整洁、完好。2.根据实物档案的特点和数字化要求，选择合适的数字化设备和技术手段。（三）数字化采集1.图像采集采用高分辨率数码相机或扫描仪等设备，对实物档案进行多角度、全方位的图像采集。采集的图像应清晰、完整，色彩还原准确，能够真实反映实物档案的细节特征。2.音频采集对于具有音频记录的实物档案，如录音带、录像带等，使用专业的音频采集设备进行采集，并确保音频质量清晰、无杂音。3.视频采集对于录像带等视频类实物档案，采用合适的视频采集设备进行采集，保证视频画面清晰、流畅，声音与画面同步。（四）图像处理1.对采集到的图像进行去噪、去污、裁剪、拼接等处理，确保图像的质量符合数字化要求。2.调整图像的亮度、对比度、色彩平衡等参数，使图像更加清晰、美观。3.对图像进行编号、标注，注明实物档案的名称、来源、日期等相关信息。（五）数据存储1.将数字化后的图像、音频、视频等数据存储到安全可靠的存储设备中，如磁盘阵列、磁带库等。2.建立数据存储目录结构，按照实物档案的分类和编号进行存储，便于数据的检索和管理。3.定期对存储的数据进行备份，备份介质应异地存放，以防止数据丢失。（六）元数据著录1.为数字化后的实物档案建立元数据，元数据应包含实物档案的基本信息、数字化信息、来源信息等。2.元数据的著录应准确、完整，符合相关标准规范要求，以便于对实物档案进行检索、利用和管理。（七）质量检测1.对数字化后的实物档案进行质量检测，包括图像清晰度、色彩准确性、数据完整性等方面的检测。2.采用人工抽检和自动化检测相结合的方式，确保数字化成果的质量符合要求。3.对检测中发现的问题及时进行整改，直至质量检测合格。（八）成果验收1.数字化工作完成后，由档案管理部门组织相关人员对数字化成果进行验收。2.验收内容包括实物档案数字化的流程执行情况（如档案收集、整理、数字化采集、图像处理、数据存储、元数据著录、质量检测等环节）、数字化成果的质量、数据的安全性等方面。3.验收合格后，出具验收报告，对数字化成果进行归档保存。四、实物档案数字化质量要求（一）图像质量1.分辨率扫描分辨率应不低于300dpi，对于重要的、具有特殊价值的实物档案，可适当提高分辨率至600dpi或更高。2.色彩模式图像色彩模式应为24位真彩色，以保证色彩还原准确。3.清晰度图像应清晰、无模糊、无重影，能够清晰展现实物档案的细节特征。（二）音频质量1.采样频率音频采样频率应不低于44.1kHz，以保证音频质量。2.量化位数量化位数应不低于16位，确保音频的动态范围和音质。3.声道数音频声道数应为双声道，保证声音的立体感。（三）视频质量1.分辨率视频分辨率应不低于720×576（PAL制）或720×480（NTSC制），画面应清晰、流畅。2.帧率视频帧率应不低于25fps（PAL制）或30fps（NTSC制），保证视频播放的连贯性。3.编码格式视频编码格式应采用常用的标准格式，如MPEG4、H.264等，以确保视频的兼容性和可播放性。五、实物档案数字化安全管理（一）人员安全管理1.对参与实物档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确工作人员在实物档案数字化过程中的保密责任和义务。3.限制工作人员对实物档案数字化设备和数据的访问权限，根据工作需要授予相应的操作权限。（二）设备安全管理1.定期对数字化设备进行维护和保养，确保设备正常运行。2.安装必要的安全防护软件，如杀毒软件、防火墙等，防止病毒、恶意软件等对设备和数据的侵害。3.对数字化设备进行定期检查和安全评估，及时发现并排除安全隐患。（三）数据安全管理1.对数字化过程中产生的数据进行加密存储，加密算法应符合国家相关标准要求。2.建立数据访问控制机制，严格限制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作数据。3.定期对数据进行备份，备份数据应异地存放，并采用不同的存储介质进行备份，以防止数据丢失。4.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（四）环境安全管理1.为实物档案数字化工作提供安全、稳定的工作环境，确保工作场所的温度、湿度、防尘、防火、防盗等条件符合要求。2.对工作场所进行安全监控，安装监控设备，实时监测工作场所的安全状况。3.制定应急预案，应对可能出现的自然灾害、安全事故等突发事件，确保实物档案数字化工作的安全进行。六、实物档案数字化存储与保管（一）存储设备选择1.根据实物档案数字化数据量的大小和存储期限的要求，选择合适的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.存储设备应具备大容量、高可靠性、高性能等特点，能够满足长期存储实物档案数字化数据的需求。（二）存储环境要求1.存储环境应保持温度在18℃22℃之间，湿度在40%60%之间，以防止存储设备因环境因素损坏。2.存储场所应具备防火、防潮、防尘、防虫、防盗等条件，确保存储设备和数据的安全。3.定期对存储环境进行检查和维护，记录环境参数，及时发现并处理环境问题。（三）保管期限与处置1.根据实物档案的重要性和保存价值确定数字化档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.对于超过保管期限的实物档案数字化数据，按照相关规定进行鉴定和处置，确保数据的合理利用和安全销毁。3.在数据处置过程中，应严格履行审批手续，确保数据处置的合法性和规范性。七、实物档案数字化利用与共享（一）利用方式1.提供在线查询服务，通过档案管理系统，用户可以根据授权查询实物档案数字化图像、音频、视频等资料。2.开展线下查阅服务，用户可以到档案管理部门指定的场所，查阅实物档案数字化成果的纸质副本或原始载体（在确保安全的前提下）及相关资料。3.为特定需求的用户提供数据下载服务，下载的数据应符合相关规定和安全要求，并进行必要的登记和审批。（二）共享原则1.遵循国家法律法规和保密规定，确保实物档案数字化成果在共享过程中的安全性和保密性。2.根据实物档案的性质和利用范围，确定共享的级别和权限，严格控制共享范围。3.在共享过程中，应明确共享双方的权利和义务，确保共享工作的规范有序进行。（三）共享流程1.共享申请需求方填写实物档案数字化成果共享申请表，说明共享的目的、范围、期限等相关信息，并提交给档案管理部门。2.审核审批档案管理部门对共享申请进行审核，根据实物档案的保密级别、共享范围等因素进行审批。审批通过后，向需求方发放共享授权文件。3.数据提供需求方按照共享授权文件的要求，到档案管理部门获取实物档案数字化成果或通过指定的方式接收共享数据。4.共享反馈需求方在共享结束后，应及时向档案管理部门反馈共享情况，包括数据使用情况、安全保密情况等。档案管理部门对共享反馈进行记录和分析，以便改进共享工作。八、监督与检查（一）监督机制1.建立实物档案数字化工作监督机制，由档案管理部门负责对实物档案数字化工作的全过程进行监督检查。2.定期对实物档案数字化工作进行内部审计，检查工作流程的执行情况、质量控制情况、安全管理情况等，发现问题及时整改。（二）检查内容1.实物档案数字化工作的组织实施情况，包括人员配备、设备采购、经费使用等方面。2.数字化流程的执行情况，如档案收集、整理、数字化采集、图像处理、数据存储、元数据著录、质量检测、成果验收等环节是否符合规定要求。3.数字化成果的质量情况，包括图像、音频、视频的质量是否达到标准要求，元数据著录是否准确完整等。4.安全管理情况，包括人员安全、设备安全、数据安全、环境安全等方面的措施是否落实到位。5.存储与保管情况，存储设备的选择是否合理，存储环境是否符合要求，保管期限的执行和数据处置是否规范等。6.利用与共享情况，利用方式是否符合规定，共享流程是否规范，共享过程中的安全保密措施是否有效等。