导师档案管理制度汇编表

PAGE导师档案管理制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司导师档案管理，规范导师选拔、培养、考核等工作流程，充分发挥导师在员工成长和公司发展中的重要作用，特制定本管理制度汇编表。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有担任导师角色的人员及其指导的学员，涵盖公司各部门、各层级员工。（三）基本原则1.科学性原则：档案管理应遵循科学的方法和流程，确保档案信息的真实性、完整性和准确性。2.规范性原则：严格按照相关法律法规和行业标准，规范导师档案的建立、整理、保管和使用。3.保密性原则：导师档案涉及个人隐私和公司机密信息，必须严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据导师工作表现和公司发展需求，对导师档案进行动态更新和管理。二、导师档案的建立（一）选拔标准1.专业能力：具备扎实的专业知识和丰富的实践经验，能够为学员提供专业指导。2.沟通能力：良好的沟通技巧，能够与学员有效交流，及时解答疑问。3.责任心：对学员成长负责，愿意投入时间和精力进行指导。4.团队协作精神：能够与其他导师和部门协同工作，共同推动学员发展。（二）选拔流程1.个人申请：符合选拔标准的员工自愿填写导师申请表，提交至所在部门。2.部门推荐：部门负责人根据员工申请情况，结合部门需求，推荐导师候选人。3.审核评估：人力资源部门会同相关业务部门对推荐候选人进行审核评估，包括面试、背景调查等环节。4.审批确定：经公司领导审批后，确定导师人选，并颁发导师聘书。（三）档案内容1.基本信息：包括姓名、性别、年龄、部门、职位、联系方式等。2.选拔材料：申请表、推荐表、面试记录、背景调查材料等。3.专业资质：学历证书、专业技能证书、培训经历等。4.指导经验：以往指导学员的情况，包括学员名单、指导内容、成果等。5.考核记录：历次考核结果及相关评价。三、导师档案的整理（一）分类原则按照档案内容的性质和用途，分为个人基本信息类、选拔材料类、专业资质类、指导经验类、考核记录类等类别进行整理。（二）编号规则为便于档案管理和查询，为每份导师档案编制唯一的编号。编号采用[部门代码][导师序号]的形式，其中部门代码为两位数字，代表导师所在部门；导师序号为四位数字，按照导师选拔顺序依次编排。（三）装订要求各类档案材料应按照顺序依次装订，左侧装订，确保整齐牢固。装订时应去除材料中的金属物，如订书钉、回形针等。（四）目录编制为每份档案编制详细的目录，注明各类材料的名称、页码，方便查阅。目录应置于档案首页。四、导师档案的保管（一）保管方式导师档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列；电子档案存储在公司指定的服务器上，建立相应的文件夹结构进行分类管理。（二）保管期限导师档案的保管期限为自导师聘任之日起[X]年。保管期限届满后，经审批可进行销毁处理。（三）安全措施1.档案柜管理：档案柜应加锁，钥匙由专人保管，确保档案存放安全。2.电子档案安全：设置电子档案访问权限，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。3.环境要求：档案存放场所应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀。五、导师档案的使用（一）查询权限1.导师本人：导师有权查询自己的档案信息，了解档案内容和更新情况。2.所在部门负责人：经导师本人同意，所在部门负责人可查询导师档案，以便了解导师工作情况，进行工作安排和指导。3.人力资源部门：人力资源部门根据工作需要，可查询导师档案，用于导师选拔、考核、培训等工作。4.其他经授权人员：因特殊原因，经公司领导批准，其他相关人员可在授权范围内查询导师档案。（二）借阅规定1.借阅申请：因工作需要借阅导师档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人应在规定期限内归还档案，归还时应确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。（三）复印规定如需复印导师档案部分内容，应填写复印申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员负责复印。复印的档案材料应注明用途，并妥善保管。六、导师档案的更新（一）定期更新1.每年更新：导师应每年对自己的档案信息进行更新，包括工作业绩、培训经历、指导学员情况等。2.更新流程：导师填写档案更新申请表，提交至所在部门。部门审核后，交至人力资源部门进行统一更新。（二）即时更新1.重大事件：导师在工作中发生重大事件，如获得重要奖项、承担重要项目等，应及时将相关信息更新至档案中。2.更新方式：导师填写即时更新申请表，附上相关证明材料，经所在部门负责人和人力资源部门审核后进行更新。七、导师的考核与评价（一）考核周期导师考核每年进行一次，考核时间为每年[具体月份]。（二）考核内容1.指导工作：包括指导计划执行情况、指导效果评估、学员反馈等。2.专业能力提升：自身专业知识和技能的更新与提升情况。3.团队协作：与其他导师和部门的协作配合情况。4.职业素养：工作态度、责任心、职业道德等方面表现。（三）考核方式1.学员评价：由学员对导师的指导工作进行评价，评价结果占考核总分的[X]%。2.部门评价：导师所在部门负责人对导师工作进行评价，评价结果占考核总分的[X]%。3.自我评价：导师本人对自己的工作进行总结评价，评价结果占考核总分的[X]%。（四）考核结果应用1.优秀导师：考核结果为优秀的导师，给予表彰和奖励，如荣誉证书、奖金等，并在公司内部进行宣传推广。2.合格导师：考核结果为合格的导师，继续履行导师职责，可参加下一年度的导师培训和交流活动。3.不合格导师：考核结果为不合格的导师，取消导师资格，收回导师聘书，并进行相应的岗位调整或培训。八、导师档案的转移与销毁（一）转移规定1.离职转移：导师因离职等原因不再担任导师职务的，其档案应在离职手续办理完毕后[X]个工作日内转移至人力资源部门存档。2.岗位调动转移：导师因岗位调动不再担任原部门导师的，其档案应在调动手续办理完毕后[X]个工作日内转移至新部门存档。（二）销毁规定1.销毁条件：导师档案保管期限届满，经公司领导审批同意后，可进行销毁处理。2.销毁方式：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录：销毁过程应进行记