安监局档案归档工作制度

PAGE安监局档案归档工作制度一、总则（一）目的为加强安监局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局各科室在工作中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安监局档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映安监局各项工作的历史面貌，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造档案。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门安监局设立专门的档案管理科室，负责全局档案的综合管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案工作规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本局各类档案，定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.指导各科室的文件材料收集、整理和归档工作，对归档工作进行监督检查。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为领导决策和工作提供依据。6.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理队伍的业务素质。三、档案归档范围（一）行政管理类档案1.上级机关下发的与安监局工作相关的文件、指示、通知等。2.安监局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.安监局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.安监局的机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。5.安监局的财务预算、决算、审计等文件材料。6.安监局的外事活动文件材料，包括出访、接待等相关资料。（二）安全监管业务类档案1.安全生产许可证发放、变更、注销等相关文件材料。2.安全评价报告、安全设施设计审查报告、竣工验收报告等技术资料。3.安全生产检查记录、隐患排查治理台账、执法文书等。4.生产安全事故调查处理文件材料，包括事故报告、调查报告、处理决定等。5.安全生产应急管理文件材料，包括应急预案、演练记录等。6.对企业安全生产标准化建设的指导、审核等文件材料。（三）教育培训类档案1.安全生产培训计划、方案、教材等。2.培训人员名单、培训记录、考核成绩等。3.特种作业人员培训、考核、发证等相关文件材料。（四）其他类档案1.安监局获得的荣誉证书、奖牌等实物档案。2.与安监局工作相关的照片、录音、录像等声像档案。3.其他具有保存价值的文件材料。四、档案归档要求（一）文件材料收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正件、附件、定稿、修改稿等。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（二）文件材料整理要求1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应进行编号，编号应清晰、准确，便于查找。3.文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保文件的可读性。（三）文件材料归档时间要求1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（四）档案移交要求1.各科室应按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原科室重新整理。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等。（二）档案存放方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级机关颁发的属于安监局主管业务并要贯彻执行的重要文件；安监局制定的法规性文件；安监局召开的重要会议文件；安监局的重要请示、报告、批复；安监局机构演变、人事任免等文件；安监局的财务预决算、审计等文件；安监局获得的重要荣誉证书、奖牌等实物档案。3.长期保管的档案主要包括：上级机关颁发的属于安监局主管业务并要贯彻执行的一般文件；安监局制定的一般性文件；安监局召开的一般性会议文件；安监局的一般请示、报告、批复；安监局的安全生产检查记录、隐患排查治理台账、执法文书等；安监局的教育培训文件材料；安监局的外事活动文件材料；安监局的声像档案等。保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：上级机关颁发的属于安监局主管业务并要贯彻执行的临时性文件；安监局制定的临时性文件；安监局召开的临时性会议文件；安监局的一般性事务文件；安监局的一般性通知、通报等文件。保管期限为5年以下。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查登记表，对档案清查情况进行记录。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。3.鉴定小组应按照档案保管期限表和有关规定，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经安监局领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁清册应永久保存。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.安监局内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，经安监局分管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案，还应经安监局主要领导批准。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。（二）查阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。2.查阅人员应在查阅登记表上签字确认，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。（三）档案利用1.档案管理部门应积极为利用者提供档案服务，根据利用者的需求，及时提供档案资料。2.利用档案应遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设规划1.安监局应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和措施。2.档案信息化建设规划应纳入安监局信息化建设总体规划，与其他业务系统相衔接。（二）档案数字化加工1.对重要档案应进行数字化加工，建立电子档案数据库。2.档案数字化加工应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。3.数字化档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，定期进行检查和维护。（三）档案信息系统建设1