村级档案管理制度及流程

PAGE村级档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的各类档案管理工作，包括但不限于党群工作、村务管理、经济发展、文化建设、社会保障等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村级档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则：档案内容应真实反映本村各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理本村工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，做到规范有序。二、档案管理职责（一）村档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本村档案管理制度和流程。2.负责本村各类档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。5.对村级各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）村级各部门职责1.负责本部门工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交村档案室。2.协助村档案室做好档案的整理、归档、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极为村级各项工作提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括村党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面的文件材料。2.村务管理类：包括村民自治、村务公开、民主决策、财务管理、计划生育、社会治安综合治理等方面的文件材料。3.经济发展类：包括农村经济规划、产业发展、招商引资、农业生产、农村基础设施建设等方面的文件材料。4.文化建设类：包括农村文化活动、文化设施建设、民间文化传承等方面的文件材料。5.社会保障类：包括农村社会保障政策落实、困难群众救助、就业培训等方面的文件材料。6.其他类：包括本村获得的荣誉、上级领导检查指导工作等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，具有保存价值。3.对于重要文件材料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、村务管理、经济发展、文化建设、社会保障等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则，便于档案的管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的检索和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交村档案室归档。对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件材料移交村档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.村档案室对接收的档案进行核对、检查，符合要求的予以归档。3.对归档的档案进行上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：包括本村历史沿革、重要会议记录、重要决策文件、土地承包合同、财务审计报告等。2.定期保管30年的档案：包括一般性会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.定期保管10年的档案：包括临时性文件、一般性通知、简报等。（四）保管要求1.村档案室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。5.采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围本村村民、村级各部门工作人员、上级有关部门等因工作需要，可以查阅、借阅本村档案。（二）利用程序1.查阅：查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员根据查阅登记表提供档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：借阅档案应填写档案借阅申请表，经村档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失、损坏档案。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案，应严格按照国家有关规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.未经村档案室负责人批准，任何人不得擅自复制、摘录档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.村档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由村档案室负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单。（二）销毁程序1.档案销毁清单经村党组织负责人批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定标准，确保扫描图像清晰、完整。（三）数据录入与管理将扫描后的档案图像进行数据录入，建立档案数据库。档案数据库应包括档案编号、题名、日期、保管期限