派出所档案库房管理制度

PAGE派出所档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强派出所档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所档案库房的管理工作，涵盖各类公安业务档案、文书档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则派出所档案实行集中统一管理，确保档案的系统性、完整性和准确性。2.安全保密原则采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公安工作提供便捷的档案利用服务。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度，并组织实施。2.对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行指导和监督。3.定期对档案库房进行检查和盘点，确保档案安全。4.负责档案管理人员的业务培训和考核。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.做好档案的入库、保管和出库登记，确保档案账实相符。4.维护档案库房的环境卫生和设施设备，保障档案存放条件良好。5.协助公安业务部门做好档案的查询、借阅等利用工作。三、档案库房建设与设施设备（一）库房选址与布局1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置。2.库房内部应合理布局，划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保工作流程顺畅。（二）库房建筑要求1.库房墙体应采用隔热、保温、防火性能良好的材料，地面应平整、光洁、耐磨，便于清洁和防潮。2.库房门窗应坚固耐用，具备良好的密封性和防盗性能，窗户应安装防护网。3.库房应设置专门的通风换气设备，保持室内空气流通，温湿度适宜。（三）设施设备配备1.配备档案密集架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序、安全。2.安装温湿度监测设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，保障档案库房的安全环境。3.配备计算机、打印机、复印机等办公设备，满足档案管理信息化的需求。四、档案收集与整理（一）收集范围1.各类公安业务文件、资料、记录等，包括案件卷宗、户籍档案、出入境档案、治安管理档案等。2.派出所工作中形成的文书档案，如请示、报告、通知、会议纪要等。3.反映派出所工作的声像档案，如照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料整理归档，移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整、真实准确，符合档案管理的规范要求。3.对重要档案应进行备份，确保档案信息的安全性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于查找和利用。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，提高档案检索效率。五、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.按照分类标准对档案进行分类整理，编制档案目录。3.将整理好的数据录入档案管理系统，建立电子档案数据库。4.将纸质档案装入档案盒或档案袋，填写档案盒封面和脊背信息，上架存放。（二）保管期限划分1.派出所档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：涉及重要案件、重大事件、长期保存有查考利用价值的档案等。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，如一般案件卷宗、重要业务文件等。4.短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，如一般性文件材料、临时性工作记录等。（三）保管要求1.档案应按照保管期限和类别分别存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、账实相符。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保障档案的完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.公安业务工作需要查阅档案的，如案件侦查、治安管理、户籍管理等。2.其他单位或个人因工作需要查阅档案的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅流程1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人协助查阅。3.查阅人员应在指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行核对和检查，确保档案完整无损。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅登记1.建立档案借阅登记制度，并详细记录借阅日期、借阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。2.借阅登记册应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，结合派出所工作实际，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报派出所领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监销。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁申请表》和《档案销毁清册》应作为档案资料永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公安工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息准确录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全。同时，及时更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，保障系统安全稳定运行。3.制定系统应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等情况，确保能够及时恢复系统和数据。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案库房管理工作进行自查，及时发现问题并整改。2.建立档案管理工作内部监督机制，对档案管理人员的工作进行监督和考核，确保