档案窗口一次性告知制度

PAGE档案窗口一次性告知制度一、总则（一）目的为进一步提高档案窗口服务质量和效率，规范工作流程，方便办事群众，确保办事群众能够一次性知晓办理档案相关业务所需的全部信息，避免群众因信息不明确而多次往返，特制定本一次性告知制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案窗口对外提供的各类档案业务办理服务，包括但不限于档案查阅、档案借阅、档案转出、档案接收、档案整理归档等业务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保告知内容合法、准确、完整。2.全面准确原则：一次性告知办事群众办理业务所需的全部信息，包括办理条件、办理流程、所需材料、办理时限、收费标准等，确保信息无遗漏、无差错。3.便民高效原则：以方便办事群众为出发点，优化告知方式，提高告知效率，减少群众办事成本，提高服务满意度。二、告知内容（一）办理条件1.档案查阅条件因工作需要查阅本公司/组织档案的，需由查阅部门填写查阅申请表，经部门负责人签字同意后，方可查阅。涉及个人隐私或商业秘密的档案，查阅申请人需提供合法有效的证明材料，并经档案管理部门负责人审核批准。2.档案借阅条件因工作需要借阅本公司/组织档案的，需由借阅部门填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需提前办理续借手续。借阅档案必须妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失，如有违反，将依法追究相关责任。3.档案转出条件符合档案转出规定的人员，需提供本人有效身份证件及相关证明材料，如调令、离职证明等。档案转出前，需确保档案内容完整、准确，无未办结的手续或问题。4.档案接收条件接收外部档案时，需审核档案的真实性、完整性和合法性，确保档案符合接收要求。接收档案时，需核对档案数量、清单等信息，如有不符，及时与移交方沟通解决。5.档案整理归档条件各部门应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照档案管理规定进行分类、整理，定期移交档案管理部门进行归档。归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，符合档案保管要求。（二）办理流程1.档案查阅流程查阅申请人填写查阅申请表。将申请表提交所在部门负责人签字。持签字后的申请表到档案窗口办理查阅登记手续。档案管理人员根据申请内容，提供相应档案供查阅。查阅完毕后，及时归还档案，并在查阅登记册上签字确认。2.档案借阅流程借阅申请人填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等。将申请表提交所在部门负责人签字。报档案管理部门负责人审批。审批通过后，到档案窗口办理借阅手续，领取档案。借阅期满，按时归还档案，并办理归还手续。3.档案转出流程档案转出申请人提供本人有效身份证件及相关证明材料。填写档案转出申请表，注明接收单位名称、地址、联系人等信息。将申请表及证明材料提交所在部门负责人签字。报档案管理部门负责人审核。审核通过后，档案管理部门按照规定将档案转出，并及时通知接收单位。4.档案接收流程收到外部档案移交申请后，审核移交档案的相关材料。核对档案数量、清单等信息。对符合接收条件的档案进行接收登记，并办理交接手续。将接收的档案按照规定进行整理、归档。5.档案整理归档流程各部门定期收集文件材料，进行初步分类、整理。填写档案移交清单，注明文件材料的名称、数量、形成时间等信息。将整理好的文件材料移交档案管理部门。档案管理部门按照档案管理规定进行详细分类、编号、编目等整理工作，完成归档。（三）所需材料1.档案查阅所需材料查阅申请表（加盖部门公章）。查阅申请人有效身份证件。涉及个人隐私或商业秘密档案查阅的，需提供相关证明材料。2.档案借阅所需材料借阅申请表（加盖部门公章）。借阅申请人有效身份证件。如需延期借阅，需提供续借申请表。3.档案转出所需材料档案转出申请表（加盖部门公章）。本人有效身份证件。调令、离职证明等相关证明材料。4.档案接收所需材料档案移交清单（加盖移交单位公章）。档案内容清单。移交单位出具的档案真实性、完整性和合法性证明。5.档案整理归档所需材料各部门整理好的文件材料。档案移交清单（加盖部门公章）。（四）办理时限1.档案查阅：对符合查阅条件的，档案窗口应在收到查阅申请后[X]个工作日内提供档案查阅服务。2.档案借阅：对审批通过的借阅申请，档案窗口应在[X]个工作日内办理借阅手续，提供档案。3.档案转出：对审核通过的档案转出申请，档案管理部门应在[X]个工作日内完成档案转出手续，并通知接收单位。4.档案接收：对符合接收条件的档案，档案管理部门应在收到档案移交申请及相关材料后[X]个工作日内完成接收手续。5.档案整理归档：档案管理部门应在收到各部门移交的文件材料后[X]个工作日内完成整理归档工作。（五）收费标准1.档案查阅：原则上不收费，但因特殊情况需复印档案材料的，按照物价部门核定的收费标准收取复印费用。2.档案借阅：原则上不收费，但因借阅期限超期等原因需收取逾期费用的，按照相关规定执行。3.档案转出：如涉及邮寄等费用，按照实际发生额收取。4.档案接收：原则上不收费，但因特殊情况需进行特殊处理的，按照物价部门核定的收费标准收取相关费用。5.档案整理归档：不向各部门收取费用。三、告知方式（一）现场告知1.在档案窗口显著位置张贴一次性告知内容，包括办理条件、办理流程、所需材料、办理时限、收费标准等，方便办事群众现场查阅。2.档案窗口工作人员在接待办事群众时，主动向群众发放一次性告知单，详细介绍办理业务的相关信息，并进行现场解答。（二）网络告知1.在公司/组织官方网站上设立档案业务专栏，发布一次性告知制度及各项档案业务办理的详细信息，方便群众随时查阅。2.通过微信公众号、手机APP等新媒体平台推送档案业务办理指南，以图文并茂、通俗易懂的方式向群众宣传一次性告知内容。（三）电话告知设立档案业务咨询电话，为办事群众提供电话咨询服务。工作人员在接到咨询电话时，按照一次性告知制度的要求，准确、详细地向群众告知办理业务的相关信息，并做好记录。四、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立监督部门，定期对档案窗口一次性告知制度的执行情况进行检查，重点检查告知内容是否准确完整、告知方式是否规范有效、工作人员是否认真履行告知义务等。2.设立意见箱和投诉举报电话，广泛收集办事群众的意见和建议，及时发现和纠正一次性告知制度执行过程中存在的问题。（二）考核办法1.将档案窗口一次性告知制度的执行情况纳入工作人员绩效考核体系，对严格执行制度、服务质量高、群众满意度好的工作人员给予表彰和奖励。2.对违反一次性告知