档案管理机制与保密制度

PAGE档案管理机制与保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露，特制定本档案管理机制与保密制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本制度涵盖公司各类文件、合同、报告、会议记录、财务资料、人事档案等所有具有保存价值的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案信息进行严格保密，防止信息泄露。3.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑公司各部门及员工对档案利用的需求，提供便捷、高效的档案服务，提高工作效率。二、档案管理机制（一）档案管理部门及职责1.档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。2.档案管理部门职责制定和完善公司档案管理制度，规范档案管理流程。负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。负责档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。定期对公司档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）档案收集与整理1.档案收集范围公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。公司签订的各类合同、协议、意向书等。公司的财务报表、审计报告、税务资料等。公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。公司的会议记录、纪要、决议等。公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。公司的对外宣传资料、广告策划方案等。其他与公司业务相关的具有保存价值的档案资料。2.档案收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。收集的档案资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。对收集的档案资料应进行初步整理，剔除无关的文件和资料，确保档案的质量。3.档案整理方法按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确定档案的类别和编号。对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。（三）档案保管与维护1.档案保管场所公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保存。2.档案保管方式档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对重要档案应采用专柜存放、专人保管等方式，确保档案的安全。档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.档案维护措施定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、完整性、准确性等，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复和处理，确保档案的质量。按照规定的期限对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案应及时进行销毁。（四）档案利用与借阅1.档案利用原则档案利用应遵循方便利用、确保安全、严格审批的原则。档案利用应符合公司的业务需要，不得用于非法目的。2.档案利用方式公司各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将档案带出档案库房。如需复印档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。3.档案借阅规定公司各部门及员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，报档案管理部门负责人批准。档案管理部门应按照审批意见，为借阅人员办理档案借阅手续，并做好借阅登记工作。借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并向档案管理部门缴纳一定的押金。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还的，应提前办理延期手续。（五）档案鉴定与销毁1.档案鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。档案鉴定应根据国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定进行。2.档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责公司档案的鉴定工作。3.档案鉴定方法档案鉴定工作小组应定期对公司档案进行鉴定，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁。对拟销毁的档案应进行详细登记，包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。档案鉴定工作小组应出具档案鉴定报告，明确档案的存毁意见，并报公司领导审批。4.档案销毁程序经公司领导批准后，档案管理部门应按照档案鉴定报告的意见，对拟销毁的档案进行销毁。档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，销毁记录应包括档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应保存一定期限，以备查阅。三、保密制度（一）保密范围1.商业秘密公司的产品配方、生产工艺、技术诀窍、研发计划等。公司的客户名单、销售渠道、市场策略、营销方案等。公司的财务状况、财务数据、财务报表等。公司的投资项目、投资计划、投资决策等。其他涉及公司商业利益的信息。2.技术秘密公司的专利技术、专有技术、技术创新成果等。公司的技术研发资料、技术方案、技术图纸等。公司的技术合作协议、技术转让合同等。其他涉及公司技术权益的信息。3.财务秘密公司的财务预算、财务决算、财务审计报告等。公司的资金流动情况、资金使用计划等。公司的成本核算资料、利润分配方案等。其他涉及公司财务安全的信息。4.人事秘密公司的员工个人信息、薪酬待遇、绩效考核结果等。公司的人事任免、人员调动、岗位调整等信息。公司的员工培训计划、培训记录、培训效果评估等。其他涉及公司人事管理的信息。（二）保密措施1.人员管理公司与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。对涉及公司保密信息的人员进行背景审查，确保人员的可靠性。加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。2.文件管理对涉及公司保密信息的文件、资料等进行严格的分类、编号、登记等管理。对保密文件、资料等应采用加密存储、专人保管等方式，确保文件、资料的安全。对保密文件、资料的传递、借阅、使用等应进行严格的审批和登记，确保文件、资料的流向可控。3.网络管理加强公司网络安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止网络攻击和信息泄露。对公司内部网络进行分级管理，限制员工对敏感信息的访问权限。对公司外部网络连接进行严格的审批和监控，防止外部非法访问公司内部网络。4.办公场所管理对公司办公场所进行安全管理，设置门禁系统、监控系统等安全设施，防止无关人员进入办公场所。对涉及公司保密信息的办公区域进行隔离管理，限制人员的出入。在办公场所内，不得随意谈论公司保密信息，不得在非保密设备上存储、处理公司保密信息。（三）保密监督与检查1.监督机构公司设立保密监督管理部门，负责对公司保密制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容公司保密制度的执行情况，包括人员管理、文件管理、网络管理、办公场所管理等方面。员工的保密意识和保密行为，包括是否遵守保密协议、是否泄露公司保密信息等。公司保密设施的运行情况，包括防火墙、入侵检测系统、门禁系统、监控系统等。3.检查方式定期检查，公司保密监督管理部门应定期对公司保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。不定期抽查，公司保密监督管理部门应不定期对公司各部门及员工的保密情况进行抽查，发现问题及时处理。专项检查，针对公司重要项目、重要活动等，公司保密监督管理部门应进行专项保密检查，确保保密工作的落实。（四）保密责任与追究1.保密责任公司员工应严格遵守公司保密制度，履行保密义务，不得泄露公司保密信息。公司各部门负责人应负责本部门的保密工作，对本部门员工的保密行为进行监督和管理。公司档案管理部门应负责公司档案的保密工作，确保档案信息的安全。2.责任追究对违反公司保密制度，泄露公司保密信息的员工，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、辞退等处理。