档案管理制度培训宣传稿

PAGE档案管理制度培训宣传稿一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司各项活动的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作，指导和监督各部门的档案工作。其主要职责如下：1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立健全公司档案管理系统，对档案进行信息化管理，提高档案管理效率和利用水平。3.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁处理。4.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。5.做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅等服务工作。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调工作，及时了解和掌握档案管理的政策法规和工作要求。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责如下：1.负责收集、整理本部门在各项活动中形成的档案材料，确保档案材料的齐全、完整。2.按照公司档案管理要求，对本部门的档案进行分类、整理、编目，并定期向综合管理部移交档案。3.做好本部门档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏等情况发生。4.积极配合综合管理部开展档案利用工作，为公司提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司各项管理制度文件，包括行政、财务、人力资源、市场营销、生产管理等方面的制度。3.公司各类会议文件，如会议通知、会议纪要、会议记录等。4.公司业务活动中形成的文件材料（合同、协议、订单、报价单、客户资料等）。5.公司财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司人力资源文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。7.公司技术文件，如研发报告、技术方案、图纸、专利证书等。8.公司行政文件，如公文、信函、介绍信、印章使用记录等。9.公司宣传文件，如宣传资料、广告文案、新闻报道等。10.公司其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在各项活动中形成的档案材料，并确保档案材料的真实性、完整性和准确性。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照公司电子档案管理要求进行存储和备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、财务管理类、人力资源管理类、业务管理类、技术管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久保管、定期保管两种。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年、30年等。具体保管期限根据档案的重要程度、形成来源、保存价值等因素确定。（二）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。3.做好档案库房的温湿度管理，保持库房内温湿度适宜，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。5.严格执行档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.根据档案的形成来源、时间、内容、重要程度等因素，对档案进行全面审查和分析。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，形成档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，由综合管理部组织实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵守公司档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借、销毁档案。（二）利用程序1.查阅档案：员工如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。综合管理部档案管理人员根据申请，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录。2.借阅档案：员工如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，并提供有效担保，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.归还档案：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时应确保档案的完整和无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，未经公司授权，不得查阅、借阅和对外提供。2.档案利用过程中，不得擅自将档案带出公司档案库房，如需在公司内部其他场所查阅、使用档案，应经综合管理部同意，并在指定地点进行。3.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。七、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态，为公司档案管理决策提供依据。档案统计报表应准确、及时、完整，报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.各部门应按照公司档案管理要求，定期将本部门的档案移交综合管理部统一保管。移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案名称、编号、日期、数量等信息，双方签字确认。2.公司因