投资开发部档案管理制度

PAGE投资开发部档案管理制度一、总则（一）目的为加强投资开发部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在投资开发工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于投资开发部在投资项目策划、项目前期调研、项目谈判、项目实施及项目后评价等全过程中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则投资开发部的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映投资开发工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则对涉及公司商业秘密、项目敏感信息等档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善投资开发部档案管理制度，并组织实施。2.负责投资开发部各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。4.负责档案的安全管理，采取必要的防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。5.负责对投资开发部各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训和考核。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在投资开发工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.负责对本部门档案的真实性、完整性和准确性负责，确保档案符合归档要求。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、统计和查阅借阅等。3.负责档案的数字化处理和电子档案数据库的维护，确保档案信息的安全和有效利用。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案分类与编号（一）档案分类投资开发部档案分为以下几类：1.项目前期档案包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、土地出让合同等。2.项目合同档案包括投资合作协议、项目开发合同、工程建设合同、采购合同、租赁合同等。3.项目文件档案包括项目规划设计文件、施工图纸、工程变更通知、竣工验收报告等。4.项目财务档案包括项目投资预算、资金使用计划、财务报表、审计报告等。5.项目法律档案包括项目法律顾问意见书、法律纠纷处理文件等。6.项目后评价档案包括项目绩效评价报告、经验教训总结等。7.其他档案包括与投资开发工作相关的会议纪要、调研报告、往来信函等。（二）档案编号档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用两位字母表示各类档案，如“XQ”表示项目前期档案，“HT”表示项目合同档案等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示流水号，如“0001”。例如，2023年形成的第一份项目前期档案编号为“2023XQ0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成后，应在规定的时间内移交档案管理部门。项目前期档案应在项目立项后一个月内移交；项目合同档案应在合同签订后一周内移交；项目文件档案应在文件形成后及时移交；项目财务档案应在年度终了后三个月内移交；项目法律档案应在法律事务处理完毕后一周内移交；项目后评价档案应在评价工作结束后一个月内移交。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类和编号要求，对收集到的档案进行整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括对文件材料的分类、装订、编目、装盒等工作。4.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，档案管理人员应及时进行归档，将档案存入专门的档案库房。2.归档的档案应编制档案目录，建立档案索引，便于档案的查阅和管理。3.档案管理人员应定期对归档档案进行清查和盘点，确保档案的完整和安全。（二）档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的实体安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案数据的安全和完整。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经部门负责人签字同意后，交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，并经部门负责人签字同意后，交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。3.借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并将档案带出档案库房的，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及公司商业秘密、项目敏感信息等档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。2.查阅和借阅档案的人员，应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对档案的整理、归档、保管、查阅、借阅等环节，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）档案安全1.档案管理部门应加强档案安全管理，建立健全档案安全管理制度，落实安全责任。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案的实体安全。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案数据被篡改、丢失或泄露。4.档案管理人员应定期对档案安全情况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患。5.发生档案安全事故时，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。4.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要保存价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为[X]年的档案；短期保管的档案是指保管期限为[X]年以下的档案。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保