烟台市档案借阅管理制度

PAGE烟台市档案借阅管理制度一、总则（一）目的为了加强烟台市档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于烟台市行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位以及其他组织（以下统称“单位”）的档案借阅管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案借阅管理必须严格遵守国家有关法律法规和档案管理的行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案借阅过程中，要采取有效措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，要充分发挥档案的作用，为单位的各项工作提供及时、有效的服务。二、档案借阅的申请与审批（一）借阅申请1.单位内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息。2.外单位人员因工作需要借阅档案的，应向烟台市档案管理部门提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、内容、范围、时间等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.档案借阅申请表或申请函提交后，由档案管理部门负责人进行初审，审核申请内容是否符合规定、借阅目的是否合理等。2.初审通过后，报单位分管领导审批。分管领导根据档案管理规定和工作实际情况，决定是否批准借阅申请。3.审批通过的，档案管理部门应在申请表或申请函上签署同意意见，并注明借阅期限等相关信息；审批不通过的，应及时通知申请人，并说明理由。三、档案借阅的办理（一）借阅登记1.经审批同意借阅的，档案管理人员应按照规定进行借阅登记。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、单位、联系方式、借阅档案名称、数量、期限等。2.借阅登记应使用专门的档案借阅登记簿，确保登记信息准确、完整、可追溯。（二）档案交付1.档案管理人员根据借阅登记信息，查找并提取相应的档案。在交付档案时，应与借阅人当面核对档案的名称、数量、完整性等，确保无误。2.对于重要或珍贵的档案，档案管理人员应在借阅人在场的情况下，对档案进行复印或拍照等备份处理，以防止档案原件在借阅过程中出现损坏或丢失。（三）借阅期限1.档案借阅期限应根据档案的性质、用途和重要程度等因素合理确定。一般情况下，短期借阅期限不得超过[X]个工作日，长期借阅期限不得超过[X]个月。2.如需延长借阅期限的，借阅人应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。四、档案借阅的归还（一）按时归还1.借阅人应在规定的借阅期限届满前，将所借阅的档案归还档案管理部门。2.档案管理人员应提前[X]个工作日通知借阅人归还档案，并做好接收准备工作。（二）归还检查1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性、准确性和保密性。如发现档案有损坏、涂改、丢失等情况，应及时查明原因，并按照有关规定进行处理。2.对于重要或珍贵的档案，档案管理人员应再次核对备份信息与原件是否一致。（三）注销登记档案归还无误后，档案管理人员应及时在档案借阅登记簿上注销借阅登记，并注明归还日期。五、档案借阅的保密要求（一）借阅人保密义务1.借阅人在借阅档案期间，应严格遵守国家有关保密法律法规和单位的保密制度，不得擅自将档案信息泄露给无关人员。2.未经档案管理部门同意，借阅人不得擅自复制、拍照、录像、传播档案内容。（二）档案管理部门保密措施1.档案管理部门应加强对档案借阅场所的管理，确保借阅过程中的信息安全。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得随意向他人透露档案借阅情况和档案内容。六|、档案借阅的监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全档案借阅监督机制，定期对档案借阅管理工作进行内部检查。2.档案管理部门应定期对档案借阅登记簿、借阅申请表等进行核对，检查借阅手续是否齐全、借阅期限是否合规等。（二）外部监督1.烟台市档案管理部门应加强对各单位档案借阅管理工作的监督检查，确保各单位严格执行档案借阅管理制度。2.对于违反档案借阅管理制度的单位和个人，烟台市档案管理部门有权责令其限期整改，并依法依规进行处理。七、档案借阅的违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自借阅档案的。2.超出规定借阅期限未归还档案的。3.擅自复制、拍照、录像、传播档案内容的。4.因保管不善导致档案损坏、涂改、丢失的。5.其他违反档案借阅管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发生违规行为且情节较轻的，档案管理部门应给予警告，并责令其立即改正。2.对于多次发生违规行为或情节严重的，档案管理部门应视情况采取停止借阅权限、通报批评、罚款等措施，并依法依规追究相关人员的责任。3.因违规行为造成档案损失或