监察组档案工作管理制度

PAGE监察组档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强监察组档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监察工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监察组全体工作人员在档案的收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：监察组档案由专人负责集中管理，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映监察工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集与监察工作相关的各类文件、资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案信息进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善监察组档案工作管理制度，并组织实施。2.对档案的收集、整理、保管、利用等工作进行统筹规划和指导。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存放环境安全、适宜。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，保证档案整理规范、有序。2.严格按照档案管理制度对档案进行保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。3.负责档案的借阅、查阅登记和归还工作，对借阅、查阅情况进行记录，及时催还逾期档案。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等，发现问题及时报告并处理。5.积极协助监察组工作人员开展档案利用工作，提供必要的档案信息支持。（三）监察组各部门职责1.负责本部门在监察工作中形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范本部门文件资料的形成、流转和保管，确保档案的质量。3.在工作中需要查阅档案时，按照规定办理借阅、查阅手续，并妥善使用档案。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与监察工作相关的文件、指示、通知等。2.监察组在履行职责过程中形成的各类文件，包括监察计划、方案、报告、调查笔录、证据材料等。3.被监察对象报送的各类资料，如工作总结、财务报表、自查报告等。4.与监察工作有关的会议记录、纪要、简报等。5.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并做好备份工作。4.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件资料整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括上级文件、监察组工作计划、总结、规章制度等。2.案件类：按照案件性质、时间顺序等对监察案件进行分类，包括立案决定书、调查方案、调查笔录、证据材料、处理决定等。3.业务类：根据监察业务内容进行分类，如廉政建设、效能监察、专项检查等。4.文书类：包括各类公文、函件、会议文件等。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的文件资料进行分类，同类文件资料集中在一起。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制文件资料目录，目录应包含文件编号、名称、日期、来源等信息。4.对文件资料进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，并配备必要的消防、防盗、温湿度调节等设备。2.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保功能分区合理。3.定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案架上，并在档案架上标明档案类别、年度等信息。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮等工作，配备必要的消防器材、防盗设备等。六、档案利用（一）借阅与查阅1.监察组工作人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅申请表进行审核，对符合要求的予以办理借阅手续，并提供必要的协助。3.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。4.查阅档案应在档案查阅室内进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）档案提供利用的方式1.为监察组工作人员提供档案原件或复印件，满足其工作中的查阅需求。2.根据工作需要，整理和编印专题档案资料，为监察工作提供参考依据。3.利用档案管理系统，为监察组工作人员提供档案信息检索服务，提高档案利用效率。（三）档案利用的监督与管理1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和效果。2.对档案利用过程中发现的问题，如档案损坏、丢失、泄密等，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。3.加强对档案利用的监督，确保档案利用符合规定，维护档案的安全和完整。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合监察组档案管理的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的真实性、完整性、准确性、系统性和保存价值等方面进行综合评估。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、监察组业务骨干等组成。2.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源、销毁理由等信息。4.《档案销毁清册》经监察组负责人批准后，方可实施销毁。（三）销毁方法与监督1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程应有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销登记，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的监察组档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为监察工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的电子化录入、分类、编目、存储等功能，方便档案的日常管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅情况进行登记、审批、催还等管理，实现借阅流程的信息化。4.统计分析：对档案利用情况、档案数量等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与维护1.建立健全档案信息化系统的数据安全管