建筑公司档案存储管理制度

PAGE建筑公司档案存储管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各项目部、分公司等部门的档案存储管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，负责公司档案的统一管理工作。档案管理部应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、完整和准确。2.各部门应积极配合档案管理部的工作，及时提供档案管理所需的资料和信息。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案信息。4.积极开展档案编研工作，为公司提供档案信息服务。5.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.工程档案类包括工程项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。2.技术档案类包括公司技术标准、规范、操作规程、科研成果等。3.经营档案类包括公司经营计划、合同协议、招投标文件、财务报表等。4.行政档案类包括公司行政文件、会议记录、人事档案、印章管理等。5.其他档案类包括公司荣誉证书、资质证书、审计报告等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则。2.档案编号由档案类别代码、年份代码、流水号组成。3.档案类别代码采用大写字母表示，具体如下：GD：工程档案类JS：技术档案类JY：经营档案类XZ：行政档案类QT：其他档案类4.年份代码采用四位阿拉伯数字表示，如“2023”表示2023年。5.流水号采用六位阿拉伯数字表示，从“000001”开始依次编号。例如：GD2023000001表示2023年的第一份工程档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同协议、招投标文件、往来信函等。3.公司内部各部门形成的工作报告、工作总结、统计报表等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防止档案丢失或损坏。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照档案分类方案进行分类，将同一类别的档案材料集中在一起。3.档案整理应按照文件材料的时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。4.档案整理应编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案材料移交档案管理部进行归档。2.档案管理部应按照档案分类方案对归档的档案进行分类、编号，并建立档案台账。3.归档的档案应装订整齐，编目准确，装盒上架，妥善保管。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司重要的文件、合同协议、财务报表、人事档案等。3.长期保管的档案包括公司一般性的文件、资料、图表等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案包括公司临时性的文件、资料等，保管期限为1年至10年。（三）保管措施1.档案管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和保密。2.档案利用应有利于公司的生产、经营、管理等各项工作，为公司提供有效的档案信息服务。（二）利用方式1.查阅档案：档案利用者可到档案管理部查阅档案原件。2.借阅档案：档案利用者因工作需要可借阅档案，但应办理借阅手续，并按时归还。3.复制档案：档案利用者可根据需要复制档案，但应经档案管理部负责人批准，并注明复制用途。（三）借阅手续1.档案利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经部门负责人签字同意后，交档案管理部负责人审批。3.档案管理部负责人审批通过后，档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并办理借阅登记手续。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.档案利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。6.档案利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等，确认无误后办理归还登记手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、价值大小等因素进行综合评估，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定小组，负责对公司档案进行定期鉴定。2.档案鉴定小组由档案管理部负责人、各部门负责人及相关专业人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应按照档案鉴定的标准和方法，对公司档案进行逐卷审查。2.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合评估档案的价值和保管期限。3.档案鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，注明档案的编号、名称、鉴定结果、处理意见等信息。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，档案管理部应编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组组长签字同意后，报公司主管领导审批。3.公司主管领导审批通过后，档案管理部应按照《档案销毁清册》的要求进行销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。5.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对公司现存的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的信息管理系统，实现档案的分类管理、编号管理、目录管理、借阅管理、鉴定销毁管理等功能。3.档案安全管理建立档案信息安全防护体系，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.档案信息管理系统应定期进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。3.档案管理人员应及时将档案信息录入系统，确保电子档