幼儿园建立业务档案制度

PAGE幼儿园建立业务档案制度一、总则（一）目的为加强幼儿园管理，规范业务档案工作，提高幼儿园工作效率和质量，保障幼儿园各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本业务档案制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职员工，涵盖幼儿园行政管理、教育教学、后勤保障等各个业务领域所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项业务活动的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园业务活动中产生的各类文件、资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的规范化、科学化。4.保密性原则：对于涉及幼儿园机密、幼儿隐私等内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，全面负责幼儿园业务档案管理工作的领导、决策和协调。其主要职责包括：1.制定和修订幼儿园业务档案管理制度；2.审核档案管理工作计划和总结；3.监督检查档案管理工作的执行情况；4.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作；建立档案检索系统，方便档案的查询和利用；定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整；按照规定向档案管理领导小组汇报档案管理工作情况。2.各部门兼职档案员负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作；定期将整理好的档案移交档案管理员进行集中管理；协助档案管理员开展档案管理相关工作，提供必要的业务信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结；上级主管部门文件、通知、批示；园内各类会议记录、纪要；人事档案（教职工个人档案、招聘录用资料、考核评价记录等）；财务档案（预算决算报表、收支凭证、资产账目等）。2.教育教学类教学计划、教案、教学反思；幼儿课程设置方案、教材选用情况；教学活动记录、观摩课资料、教学成果展示材料；幼儿学籍档案（入园登记表、体检报告、学习成绩记录等）；教师培训计划、培训记录、培训证书等。3.后勤保障类食堂管理档案（食品采购记录、食品加工过程记录食品安全检查记录等）；卫生保健档案（幼儿健康档案、预防接种记录、消毒记录等）；设施设备档案（采购合同、安装调试记录、维修保养记录等）；安全管理档案（安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等）。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门业务活动中产生的各类文件、资料，确保档案收集的及时性。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致，存储格式符合长期保存要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，形成一级类目、二级类目等多层次的分类体系。具体分类如下：行政管理类：分为综合管理、人事管理、财务管理等二级类目。教育教学类：分为教学管理、课程建设、幼儿教育等二级类目。后勤保障类：分为食堂管理、卫生保健、设施设备管理、安全管理等二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查询。编号方法可采用“年度+类目代码+流水号”的形式，如“2023XM001”表示2023年行政管理类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊和装订，确保档案整齐美观，便于保管。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和历史价值，将档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌，对幼儿园工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，如幼儿园章程、重要会议记录、重大事件处理报告等。2.长期保管：在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年，如年度工作计划与总结、教学改革成果资料等。3.短期保管：在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案，保管期限一般为15年以下，如一般性的会议通知、临时性的工作记录等。（二）保管条件1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，按照档案分类顺序进行存放，便于查找和管理。3.保持库房内适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案的定期检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的完整性。3.对检查情况进行详细记录，发现问题及时报告档案管理领导小组，并采取相应的整改措施。五、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部教职员工因工作需要查阅、借阅档案；2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅幼儿园档案；3.因司法、审计等工作需要，按照法定程序查阅幼儿园档案。（二）利用手续1.查阅幼儿园内部教职员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。上级主管部门、相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、内容和范围，经档案管理领导小组批准后，由档案管理员提供查阅服务。司法、审计等部门查阅档案，需按照法定程序办理查阅手续，档案管理员应协助做好相关工作。2.借阅幼儿园内部教职员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途，经所在部门负责人和档案管理领导小组批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理员，并承担相应的责任。（三）利用登记档案管理员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称及编号、归还日期等，以便对档案利用情况进行跟踪和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、形式、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案管理领导小组审核批准后，方可进行档案销毁