项目活动档案管理制度

PAGE项目活动档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目活动档案管理，确保项目活动档案的完整、准确、系统和安全，便于项目活动的开展、总结、评估以及后续查阅利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目活动档案的管理，包括但不限于项目策划、执行、验收等各个阶段形成的各类文件、资料、记录等。（三）定义1.项目活动档案：指公司在开展各类项目活动过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，包括项目立项文件、项目计划、项目执行过程中的各类记录、项目成果文件、项目总结报告等。2.档案管理部门：指公司设立的负责项目活动档案管理工作的部门，具体职责包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目活动档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：档案管理工作贯穿项目活动的全过程，从项目立项开始，同步进行档案的收集、整理和归档工作。3.真实准确原则：项目活动档案应如实反映项目活动的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。4.便于利用原则：档案管理应便于项目活动参与人员及相关部门查阅利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善项目活动档案管理制度，并负责制度的贯彻执行和监督检查。2.档案收集与整理：负责组织项目活动档案的收集工作，指导项目活动承办部门按照档案管理要求进行文件材料的整理和归档，确保档案的齐全、完整。3.档案保管与维护：负责项目活动档案的保管工作，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点和维护，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.档案鉴定与销毁：定期对项目活动档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案鉴定意见。对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案统计与查询：负责建立项目活动档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。为公司各部门及相关人员提供档案查询服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。6.档案信息化建设：推进项目活动档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）项目活动承办部门职责1.指定专人负责档案工作：项目活动承办部门应指定专人负责本部门项目活动档案的收集、整理和归档工作，确保档案工作与项目活动同步进行。2.收集和整理文件材料：按照档案管理要求，负责收集、整理本部门在项目活动过程中形成的各类文件材料，包括项目策划书、项目实施方案、项目进度报告、项目变更记录、项目验收报告等，并及时移交档案管理部门。3.配合档案管理部门工作：积极配合档案管理部门开展档案管理工作，按照档案管理部门的要求提供相关档案资料，协助档案管理部门进行档案的整理、鉴定、统计等工作。（三）项目活动参与人员职责1.及时归档文件材料：项目活动参与人员应在项目活动过程中及时将各自形成的文件材料整理归档，确保文件材料的完整和准确。2.保证档案质量：在项目活动中形成的文件材料应符合档案管理要求，字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：包括项目立项申请、项目可行性研究报告、项目审批文件、项目招投标文件等。2.项目策划阶段：包括项目策划书、项目实施方案、项目预算书、项目进度计划等。3.项目执行阶段：包括项目会议记录、项目工作汇报、项目变更记录、项目质量控制记录、项目安全管理记录、项目物资采购记录、项目合同协议等。4.项目验收阶段：包括项目验收申请、项目验收报告、项目成果文件、项目总结报告等。5.其他与项目活动相关的文件材料：如项目活动照片、视频、音频资料等。（二）收集要求1.及时性：项目活动承办部门应在项目活动结束后[X]个工作日内，将项目活动档案移交档案管理部门。对于重要项目活动档案，应及时收集整理，确保档案的时效性。2.完整性：收集的文件材料应齐全完整反映项目活动的全过程，不得遗漏重要文件。对于项目活动中形成的草稿、修改稿、定稿等不同版本的文件，均应收集归档。3.准确性：文件材料应真实准确，数据可靠，签字盖章齐全。对于涉及项目活动关键环节和重要数据的文件，应进行严格审核，确保其准确性。（三）整理方法1.分类：按照项目活动的阶段、性质、内容等进行分类，一般可分为项目立项文件、项目策划文件、项目执行文件、项目验收文件等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，如项目执行文件可分为项目进度管理文件、项目质量管理文件、项目安全管理文件等。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用“项目名称+年份+流水号”的方式，如“[项目名称]2023001”。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除文件材料上的金属物，采用左侧装订方式，装订厚度不宜过厚，以方便查阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并与档案一同存放，便于查阅。四、档案保管与维护（一）保管期限1.永久保管：对于反映公司重大项目活动、具有重要历史价值和长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为[X]年的档案，主要包括公司重要项目活动的一般性文件材料、公司发展过程中的重要历史记录等。3.短期保管：保管期限为[X]年的档案，主要包括公司一般性项目活动的文件材料、临时性工作的文件材料等。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备档案柜、档案架等保管设施，按照档案的类别和编号顺序进行存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案保管：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）档案维护1.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失档案等。2.安全防护：加强档案库房的安全防护措施，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。制定档案库房管理制度，严格限制无关人员进入档案库房。3.数字化维护：定期对电子档案进行数据备份和维护，检查电子档案的存储介质是否完好，数据是否可读取。对电子档案的元数据进行维护，确保元数据的准确性和完整性。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，确定档案的保存价值。2.历史联系原则：从档案的形成过程和历史联系出发，分析档案之间的内在关系，确定档案的完整性和系统性，避免孤立地鉴定档案。3.效益原则：根据档案的利用价值和利用频率，合理确定档案的保管期限，避免过度保存档案，提高档案管理的效益。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目活动承办部门负责人、相关业务专家等组成。档案鉴定小组负责对项目活动档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员直接对档案进行审查，根据档案的内容和价值确定其保管期限。2.分析比较法：通过对同类项目活动档案的分析比较，了解档案的共性和差异，确定档案的保存价值。3.效益评估法：对档案的利用效益进行评估，根据利用效益确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对已鉴定为失去保存价值的档案，编制销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案数量等。4.监销：档案销毁时，应安排专人进行监销。监销人员应在销毁记录上签字确认，确保销毁工作的真实性和合法性。六、档案统计与查询（一）统计内容1.档案收进情况：统计档案的接收时间、来源、数量等。2.档案整理情况：统计档案的分类、编号、编目等整理工作的完成情况。3.档案保管情况：统计档案的保管期限、存放位置、保管状况等。4.档案利用情况：统计档案的查阅、借阅次数，利用目的等。（二）统计方法建立档案统计台账，采用手工记录或电子表格等方式进行统计。定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，为公司档案管理决策提供依据。（三）查询服务1.查询方式：公司内部人员可通过档案管理部门提供的档案信息管理系统进行档案查询，也可到档案管理部门查阅纸质档案。2.查询手续：查询人员应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等。档案管理部门对查询申请表进行审核，符合条件的予以办理查询手续。3.借阅规定：如需借阅档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的项目活动档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司的决策和发展提供有力的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案图像，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、编目管理、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.数据安全保障：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.需求调研：对公司档案管理现状和需求进行调研，确定档案信息化建设的目标、内容和功能要求。2.系统选型或开发：根据需求调研结果，选择合适的档案信息管理系统或进行自主开发。3.数据采集与录入：组织开展档案数字化加工工作，将纸质档案数据录入档案信息管理系统。4.系统测试与上线：对档案信息管理系统