档案三合一制度实施方案

PAGE档案三合一制度实施方案一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度实施方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导公司各部门及所属单位的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门及所属单位职责1.负责本部门及所属单位在各项工作活动中形成的档案的收集、整理和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门及所属单位档案的日常管理工作，并接受综合档案室的业务指导。3.按照公司档案管理制度和工作规范，做好本部门及所属单位档案的整理、分类、编号等工作，确保档案的质量。4.积极配合综合档案室做好档案的清查、盘点和利用等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的文件、资料、图表、数据、声像等各种门类和载体的档案。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。3.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、证书等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门及所属单位应按照档案收集范围，及时收集本部门及所属单位在各项工作活动中形成的档案，并定期移交综合档案室。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性和真实性。3.对重要的档案应进行备份，防止档案丢失或损坏。（三）收集时间1.年度档案应在次年上半年移交综合档案室。2.重大活动和重要项目的档案应在活动结束或项目完成后一个月内移交综合档案室。3.日常工作中形成的档案应随时收集，定期移交。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类。3.会计档案：按照年度、保管期限、类别进行分类。4.声像档案：按照载体形式、内容、时间进行分类。5.实物档案：按照类别、时间、来源进行分类。（三）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方法。2.科技档案：采用项目代号专业代号阶段代号流水号的编号方法。3.会计档案：采用年度类别保管期限流水号的编号方法。4.声像档案：采用载体形式代号内容代号时间代号流水号的编号方法。5.实物档案：采用类别代号时间代号流水号的编号方法。（四）装订要求1.文书档案应采用A4纸型，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等应根据档案的特点和要求进行装订或整理。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，并按照档案的分类和编号顺序进行排列。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量。3.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.做好档案的保密工作，防止档案的泄密。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司各项工作活动的实际需要出发，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门及所属单位档案管理人员和相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，确定其保存价值。3.效益评估法：对档案的利用效益进行评估，确定其保存价值。（四）鉴定标准1.文书档案：根据文件材料的重要程度、时间跨度、完整性等因素，确定其保管期限。2.科技档案：根据项目的重要性、技术含量、应用价值等因素，确定其保管期限。3.会计档案：根据国家有关会计档案管理的规定，确定其保管期限。4.声像档案：根据其反映的内容、历史价值、艺术价值等因素，确定其保管期限。5.实物档案：根据其重要性和纪念意义等因素，确定其保管期限。（五）鉴定程序1.档案鉴定小组对公司档案进行全面清查和盘点，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐件审查，填写档案鉴定表，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组根据鉴定意见，确定档案的保管期限，并编制档案鉴定报告。4.档案鉴定报告经公司领导审批后，作为档案整理、保管和销毁的依据。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况。3.档案库房的面积、设备设施等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计。2.对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况进行定期统计和分析。3.对档案库房的面积、设备设施等情况进行定期统计和检查。（三）统计要求1.档案统计应做到及时、准确、全面，确保统计数据的真实性和可靠性。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理工作提供决策依据。八、档案利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务公司发展原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作活动提供支持和服务。3.方便快捷利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便公司员工和外部单位利用档案。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因工作需要查阅、借阅档案。3.司法机关、行政机关等因工作需要查阅、借阅档案。（三）利用方式1.查阅：公司内部员工和外部单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人或相关领导批准后，到综合档案室查阅。2.借阅：公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人或相关领导批准后，到综合档案室借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。3.复制：公司内部员工和外部单位因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人或相关领导批准后，到综合档案室复制。复制档案应按照规定收取一定的费用。（四）利用手续1.查阅、借阅档案的人员应如实填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅档案的目的、内容、期限等。2.档案查阅申请表或档案借阅申请表应经所在部门负责人或相关领导批准后，交综合档案室办理查阅或借阅手续。3.查阅、借阅档案的人员应按照规