少先队档案工作管理制度

PAGE少先队档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强少先队档案工作的规范化、科学化管理，确保少先队档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在少先队工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于各级少先队组织及其相关部门和工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：少先队档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映少先队工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.服务性原则：档案工作要为少先队工作服务，为队员成长服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级少先队组织应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案工作计划和管理制度，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极开展档案信息开发利用工作，为少先队工作提供参考依据。6.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.少先队组织的工作计划、总结、报告、决议等文件材料。2.少先队活动的方案、记录、照片、视频等资料。3.队员的入团、入队申请书，思想汇报，奖惩情况等个人档案材料。4.少先队组织建设、队伍建设方面的文件材料，如组织架构图、队员名册、干部任免文件等。5.与其他单位或组织的往来文件、信函、协议等。6.少先队工作的调研材料、经验交流材料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，不得积压或擅自销毁。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般可分为综合类、组织建设类、活动类、队员管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于检索和查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时入库。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，同时建立电子档案目录，便于查找和利用。（二）保管期限1.少先队档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括少先队组织的重要文件、决议、历史资料等；长期保管的档案一般为10年至50年，主要包括少先队活动的重要记录、队员的重要档案材料等；短期保管的档案一般为1年至10年，主要包括一般性的文件材料、临时性的活动记录等。3.档案保管期限的确定应根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素综合考虑，并按照国家有关规定执行。（三）保管条件1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案柜应摆放整齐，便于通风和查找。档案盒应标明档案类别、编号、年度等信息。3.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或损坏。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.档案利用应优先满足少先队工作的需要，为队员成长提供服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理人员可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、内容、期限等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应包括档案管理人员、业务部门负责人等。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、价值和保管期限等。2.综合评估：根据档案的形成时间、来源、重要程度、历史价值和现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。3.征求意见：对拟销毁的档案，应征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的公正性和合理性。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对鉴定后确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。2.审批：销毁清册应经档案管理部门负责人审核，报同级少先队组织负责人批准。3.销毁：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁档案时，应指定专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的少先队档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为少先队工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应确保档案图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案管理系统建设：开发或选用适合少先队档案管理的信息化系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、检索查询、统计分析、借阅管理等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。3.应加强对档案信息化系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题，确保系统的稳定性和可靠性。八、监督与检查（一）监督检查机构各级少先队组织应建立档案工作监督检查机制，定期对档案工作进行监督检查。监督检查工作可由档案管理部门牵头，组织相关人员组成检查组进行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作的质量和效率，如档案的完整性、准确性、系统性，档案利用的及时性、有效性等。3.档案信息化建设情况，如档案数字化程度、档案管理系统的运行情况、数据安全管理等。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案工作检查，对档案管理情况进行详细检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对档案工作的某个环节或某个部门进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案工作中的重点、难点问题，开展专项检查，确保档案工作的规范和有