合作社人机档案管理制度

PAGE合作社人机档案管理制度一、总则（一）目的为加强本合作社人机档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本合作社内所有涉及人机相关的档案管理工作，包括但不限于机械设备、车辆、人员信息等档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等环节。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映人机实际情况，确保信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集与人机相关的各类资料，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免错误记录和虚假信息。4.安全性原则：采取有效措施确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄露。5.保密性原则：对涉及合作社机密的人机档案信息严格保密，防止信息泄露。二、人机档案的分类与编号（一）机械设备档案1.设备基本信息：包括设备名称、型号、规格、购置日期、生产厂家、购置价格等。2.技术资料：设备的使用说明书、操作手册、维修手册、技术图纸等。3.运行记录：设备的运行时间、运行状态、故障记录、维修记录等。4.维护保养记录：设备的定期维护保养计划、维护保养记录、更换零部件记录等。5.档案编号：按照设备类别和顺序进行编号，例如“JX001”表示机械设备类第1号设备。（二）车辆档案1.车辆基本信息：包括车辆品牌、型号、车牌号、购置日期、登记证书编号、购置价格等。2.技术资料：车辆的使用说明书、维修手册、车辆行驶证、保险单等。3.运行记录：车辆的行驶里程、油耗情况、维修记录、事故记录等。4.维护保养记录：车辆的定期保养计划、保养记录、更换零部件记录等。5.档案编号：按照车辆类别和顺序进行编号，例如“CL001”表示车辆类第1号车辆。（三）人员档案1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。2.入职信息：入职日期、岗位信息、劳动合同等。3.培训记录：参加的各类培训课程、培训时间、培训成绩等。4.考核记录：绩效考核结果、技能考核记录等。5.奖惩记录：获得的奖励和受到的处罚记录。6.档案编号：按照人员类别和顺序进行编号，例如“RY001”表示人员类第1号人员。三、人机档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门负责人应指定专人负责收集本部门与人机相关的档案资料，并确保资料的及时、准确和完整。2.对于新购置的机械设备和车辆，采购部门应在设备和车辆到货后及时收集相关资料，并移交档案管理部门进行整理归档。3.对于新入职的人员，人力资源部门应在员工入职后及时收集个人档案资料，并移交档案管理部门进行整理归档。4.在人机的使用、维护、维修、更换等过程中产生的各类记录，相关责任部门应及时收集并移交档案管理部门。（二）整理要求1.档案管理部门收到收集的档案资料后，应按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，并建立档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案资料进行装订、编页，确保资料的整齐、牢固和便于查阅。4.对于电子档案资料，应进行分类存储，并建立相应的索引和目录，便于快速检索。四、人机档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，按照档案编号顺序存放于档案柜或电子存储设备中。2.档案管理人员应定期对归档的档案资料进行检查，确保档案资料的完整性和准确性。3.对于重要的档案资料，应进行备份存储，防止因意外事件导致档案资料丢失。（二）保管要求1.档案保管场所应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案柜应坚固耐用，有防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案资料应存储于安全可靠的存储设备中，并定期进行备份和维护。4.档案管理人员应定期对档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。五、人机档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.合作社内部人员因工作需要查阅人机档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照申请表的要求提供档案资料，并对查阅过程进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理人员同意。（二）借阅要求1.合作社内部人员因工作需要借阅人机档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人或泄露档案内容，如因保管不善导致档案资料丢失或损坏的，应承担相应的责任。六、人机档案的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因导致损坏，无法修复且无继续保存价值的。3.档案资料涉及的人机已报废、淘汰或不再使用，且无继续保存价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案资料进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经所在部门负责人、档案管理部门负责人和合作社负责人签字批准。3.档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监督，确保档案资料被彻底销毁。4.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。5.档案管理部门应将《档案销毁申请表》及相关销毁记录进行归档保存。七、监督与考核（一）监督检查1.合作社应定期对人机档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作情况。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核评价1.合作社应建立人机档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和相关人员的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作的质量、效率、安全等方面的情况。