社区档案室管理制度范本

PAGE社区档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强社区档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，提高社区工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合本社区实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本社区档案室的档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案室对本社区各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容应真实反映社区工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.方便利用原则在确保档案安全的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，提高档案的利用效率。4.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规，依法开展档案管理工作，确保档案管理活动合法合规。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构成立社区档案室管理领导小组，由社区主任担任组长，分管副主任担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调社区档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案管理制度，制定档案管理工作计划，并组织实施。负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。积极开展档案利用工作，为社区各项工作提供档案信息服务。做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储和维护。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交社区档案室。协助档案管理人员做好档案的查阅、借阅等利用工作。对本部门形成的档案材料的完整性、准确性负责，确保档案质量。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类包括社区党组织建设、党员管理、思想政治工作、精神文明建设等方面的文件材料。2.社区建设类涵盖社区规划、基础设施建设、环境卫生、绿化美化、社区服务等相关材料。3.社区管理类涉及社区治安、流动人口管理、安全生产、消防安全、人民调解等工作的档案。4.社会保障类包含居民低保、特困人员供养、就业创业、社会保险、社会救助等方面的文件。5.文化教育类如社区文化活动、科普宣传、教育事业发展等相关资料。6.其他类凡与社区工作有关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料均属收集范围。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案材料的收集工作，确保档案材料齐全、完整。2.档案材料应真实、准确、规范，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。4.各部门兼职档案员应定期将收集整理好的档案移交社区档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，结合本社区实际情况，将档案分为党群工作、社区建设、社区管理、社会保障、文化教育、其他等六大类，每大类下再根据具体内容设置若干二级类目。（二）整理方法1.装订归档文件应按件装订，装订时应将文件的左上角对齐，采用线装或缝纫机轧边等方式，确保装订牢固、整齐美观。2.分类按照分类标准对归档文件进行分类，同一事由的文件应集中在一起，并按时间顺序排列。3.编号为每一份归档文件编制唯一的档号，档号应体现档案的分类、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。4.编目编制归档文件目录，目录应包括档号（全宗号、年度、保管期限、件号）、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。五、档案保管（一）库房建设1.选址：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.面积：根据社区档案数量和发展规划，合理确定档案库房面积，确保档案有足够的存储空间。3.设施：档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备，如消防器材、防盗门、防盗窗、除湿机、防虫药、鼠夹、窗帘、空调等。（二）档案上架1.排列顺序：档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案架上应标明每类档案的名称、起止年度、保管期限等信息，同时在档案盒上应标明档号、题名、年度、保管期限等内容。（三）定期检查1.检查内容：定期对档案的保管状况进行检查，包括档案的数量、质量、存放位置、保管环境等方面。2.检查频率：每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，发现问题及时处理。3.检查记录：对每次检查情况应进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等，并存档备查。六、档案利用（一）利用范围1.社区内部各部门因工作需要查阅档案。2.社区居民因个人权益等正当理由查阅相关档案。3.上级主管部门、其他单位或个人因工作需要查阅本社区档案，须经社区档案室管理领导小组批准。（二）利用方式1.查阅：查阅档案应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。查阅时应保持档案整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容，经部门负责人签字同意后，报档案室管理领导小组批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和质量，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。（三）利用登记对档案的查阅、借阅等利用情况应进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量、归还时间等信息。登记册应妥善保管，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）数据录入按照档案整理规范，将纸质档案的相关信息录入计算机系统，建立档案数据库。录入数据应准确无误，确保与纸质档案内容一致。（三）系统维护定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。加强对档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。（四）电子档案管理电子档案应与纸质档案同步管理，按照档案整理和保管要求进行分类、编号、存储等。对电子档案的元数据、背景信息等应进行详细记录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法及标准1.鉴定方法直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其保存价值。综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判断其保存价值。2.鉴定标准重要的、具有长远查考利用价值的档案应予以保存。一般性的、在一定时间后失去查考利用价值的档案可考虑销毁。涉及社区重大事件、重要决策、居民权益等方面的档案应长期保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制档案销毁清册，清册应注明档案名称、年度、保管期限、档号、数量等内容。2.档案销毁清册经社区档案室管理领导小组审核批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人