儿保科档案管理制度

PAGE儿保科档案管理制度一、总则（一）目的为加强儿保科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在儿保工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于儿保科在开展儿童保健服务过程中形成的各类档案，包括儿童健康档案、体检记录、疾病防治档案、科研教学档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：儿保科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映儿童的健康状况和儿保工作实际情况。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护儿童及其家庭的隐私信息。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责儿保科档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督档案的日常管理。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便查询利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、归还登记，对借阅情况进行跟踪和催还。6.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作。（二）儿保科工作人员职责1.按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的整理、归档工作，确保档案内容准确、完整。3.在工作中严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案信息。4.按规定借阅档案，按时归还，不得转借他人或擅自涂改、损坏档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.儿童健康档案：包括新生儿访视记录、婴幼儿健康体检记录、学龄前儿童健康体检记录等。2.疾病防治档案：如儿童常见疾病的诊断、治疗记录，预防接种档案等。3.科研教学档案：儿保科开展的科研项目资料、教学课件、培训记录等。4.行政管理档案：科室工作计划、总结、会议记录、规章制度等。5.其他与儿保工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各岗位工作人员应在工作结束后及时将相关文件材料收集整理，确保材料的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行备份和存储，确保数据的安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容和形成时间等进行分类，如分为健康档案类、疾病防治类、科研教学类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。（二）保管期限1.儿童健康档案：长期保存，直至儿童年满18周岁后继续保存一定期限。2.疾病防治档案：根据疾病的性质和相关规定确定保管期限，一般为数年至数十年不等。3.科研教学档案：根据科研项目和教学活动的重要性确定保管期限，一般为数年至长期。4.行政管理档案：根据文件的性质和用途确定保管期限，一般为数年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息。5.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.儿保科工作人员为开展日常工作需要查阅档案。2.相关部门因工作需要查阅儿保科档案。3.科研教学活动需要利用儿保科档案资料。（二）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息。2.申请表经儿保科负责人审批签字后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员根据申请表提供档案，并在档案借阅登记簿上登记借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借他人，不得在档案上涂改、损坏。（三）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。3.档案管理人员在档案归还后，应在借阅登记簿上注明归还日期，并将档案归还原位。六）档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由儿保科负责人、档案管理人员及相关专业人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、价值和保管期限是否合理。2.参考档案的利用情况，确定档案是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经儿保科负责人审核签字后，报医院档案管理部门审批。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.监销人在档案销毁后，应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立儿保科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够方便快捷地录入各类档案信息，包括文字、图片、音频、视频等。2.档案查询功能：提供多种查询方式，如按编号、姓名、日期等进行查询，快速定位所需档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和跟踪管理。4.档案统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为管理决策提供数据支持。5.安全保密功能：设置用户权限，确保档案信息的安全保密。（三）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并