残联档案三合一制度详情

PAGE残联档案三合一制度详情一、总则（一）目的为进一步加强残联档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合残联工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联机关及所属各事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则残联档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则全面收集和整理残联工作中形成的各类档案，保证档案内容的真实、准确、完整，如实反映残联工作的历史全貌。3.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为残联各项工作提供及时、有效的档案信息服务，充分发挥档案的利用价值。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善残联档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的有序存放。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和数量合理。6.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高残联工作人员的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案工作，确保档案材料的及时收集和规范整理，保证档案的齐全完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案管理工作的质量和效率。3.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。4.保守档案机密，维护档案的安全和完整，不得擅自泄露档案内容或违规处理档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与残联工作相关的文件、指示、通知等。2.残联机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.残联组织开展的各项业务活动形成的文件材料，如会议记录、活动方案、活动照片、视频资料等。4.残联与其他部门或单位签订的合同、协议、合作项目文件等。5.残联工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。6.反映残联工作历史沿革、重大事件、重要人物等方面的档案资料。7.其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并定期移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、条理清晰。3.每份档案应编页号，页号编写应符合规范要求，便于统计和查找。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、声像档案类等类别。2.组卷按照文件材料的来源、时间、内容等因素，将具有内在联系的文件材料组合成卷。卷内文件应排列有序，一般按照文件的重要程度、时间先后顺序等进行排列。3.编目对每卷档案编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，确保目录准确、清晰。同时，为每卷档案编制封面，封面应注明档案类别、年度、保管期限、卷号、题名等信息。4.装订对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗（包括防撬、防砸、防爬越等）、防光、防尘、防有害生物等功能，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和管理。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，档案柜或档案架应排列整齐，标识清晰。3.对特殊载体的档案，如声像档案、电子档案等，应采取专门的保管措施，确保其安全和完整。（三）档案保管期限1.残联档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：残联制定的重要规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等；残联组织开展的重大活动形成的文件材料；残联与其他部门或单位签订的重要合同、协议、合作项目文件等；反映残联工作历史沿革、重大事件、重要人物等方面的档案资料等。3.长期保管的档案主要包括：残联制定的一般性规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等；残联组织开展的一般性业务活动形成的文件材料；残联与其他部门或单位签订的一般性合同、协议、合作项目文件等；残联工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：残联组织开展的临时性业务活动形成的文件材料；残联与其他部门或单位签订的临时性合同、协议、合作项目文件等。保管期限一般为1年至10年。（四）档案定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。如档案有破损情况，应及时进行修复；档案有霉变、虫蛀现象，应采取相应的防治措施；档案存放位置有误，应及时进行调整等。3.定期对档案库房的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行。如消防器材应定期检查和更换，温湿度调节设备应定期进行调试和维护等。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和保密规定，确保档案信息的安全。2.坚持方便利用、服务工作的原则，为残联各项工作提供及时、有效的档案信息支持。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，未经授权不得擅自提供。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅期限等信息。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理部门应按照规定提供档案借阅服务，并对借阅档案进行编号、登记。借阅登记应包括借阅日期、借阅人员姓名、所在部门、借阅内容、借阅期限、归还日期等信息。借阅人员应在规定的期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前办理延期手续。3.复制因工作需要复制档案的，复制人员应填写《档案复制申请表》并注明复制档案的内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定进行复制，并对复制件进行编号、登记。复制登记应包括复制日期、复制人员姓名、所在部门、复制内容、用途等信息。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（三）利用审批1.查阅、借阅档案涉及重要事项或敏感信息的，应经残联分管领导审批同意后方可办理。2.复制档案涉及重要事项或敏感信息的，应经残联主要领导审批同意后方可办理。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，并指定专人负责档案利用登记工作。对每一次档案利用情况进行详细登记，确保档案利用信息的准确记录。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如统计档案查阅、借阅、复制的数量、人次、内容类别等，为档案管理工作的决策提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、准确判定的原则，对档案的保存价值进行科学评估。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的客观、公正。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映残联工作的历史全貌，是否具有重要的查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、保管状况等是否符合档案管理要求。3.档案的密级、保密期限等是否符合国家有关保密规定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值